Організація автоматизованих робочих місць (АРМ) референта офісу

Access полегшує користувачам роботу з БД. Можна створювати таблиці, редагувати дані і використовувати запити пошуку потрібних даних, витрачаючи мінімум зусиль. Також Access включає у собі ряд спеціалізованих програм – Майстрів, які можуть замість програміста виконувати розробку форм введення даних і звітів.

У БД агентства “Репетитор” вся інформація розбита на 7 таблиць, що містять дані про клієнтів і викладачів. Завдяки якимдосягаються певні переваги: вдається уникнути дублювання інформації. Усі необхідні дані можна зберігати в одній таблиці, у БД легко змінювати інформацію. Якщо в таблиці змінити адресу клієнта, то правильна інформація автоматично буде змінюватись в інших таблицях. ПеревагоюAccess є і те, що на відміну від інших СУБД, вона зберігає всю необхідну інформацію щодо одного файла, хоч і розподіляється по різним таблицям.

Автоматизоване робоче місце референта агентства «Репетитор» має забезпечувати виконання таких функцій:

пошук потрібного викладача;

пошук клієнтів на формування груп;

заповнення розкладу;

заповнення даних клієнта;

заповнення даних про викладача;

архівне резервування даних;

видача звітних документів:

списки груп;

списки клієнтів без групи;

списки всіх клієнтів тощо.

Автоматизоване робоче місце секретаря (АРМС) офісного агентства «Репетитор» значно полегшує його працю в усіх операціях з пошуку і складання звітних документів[16].

 

 

Сьогодні впровадження та використання автоматизованих робочих місць (АРМ) має багато переваг. АРМ здійснюють виконання функціональних задач. До них належать можливість організації сукупної роботи користувачів через комп'ютерну мережу; можливість маневрування ресурсами у межах мережі; можливість резервування потужностей і перерозподілу навантажень; забезпечення доступу до всієї інформації та фондів алгоритмів і програм, накопичених у мережі.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) – індивідуальний комплекс технічних і програмних засобів, що призначений для автоматизації професійної праці фахівця і забезпечує підготовку, редагування, пошук і видачу на екран і друк необхідних йому документів і даних.

Вперше термін «автоматизація» був вжитий у 1947 році Д. Хардером з «Форд мотор компанії» на засіданні, присвяченому плануванню і обладнанню нового заводу. А з 1954 року відбулося різке зростання автоматизації офісної праці. Нові досягнення в розвитку АРМ стали можливі лише завдяки двом технічним досягненням – комплексній обробці інформації (КОІ) та винаходу швидкодіючих електронно-обчислювальних машин (ЕОМ).

Сутність створення автоматизованих робочих місць передбачає, що основні операції по нагромадженню, зберіганню і переробці інформації покладаються на обчислювальну техніку, а фахівець виконує частину ручних операцій і операцій, які вимагають творчого підходу при підготовці управлінських рішень.

Для кожного об'єкта управління треба передбачити автоматизовані робочі місця, що відповідають їхньому функціональному призначенню. Однак принципи створення АРМ завжди залишаються загальними: системність, гнучкість, стійкість, ефективність.

Відповідно до принципу системності АРМ варто розглядати як системи, структура яких визначається функціональним призначенням.

Принцип гнучкості означає пристосовність системи до можливих перебудов.

Принцип стійкості полягає в тому, що система АРМ повинна виконувати основні функції незалежно від впливу на неї внутрішніх і зовнішніх можливих факторів.

Ефективність АРМ варто розглядати як інтегральний показник рівня реалізації наведених вище принципів, віднесений до витрат по створенню й експлуатації системи.

Функціонування АРМ може дати значний ефект тільки за умови правильного розподілу функцій і навантаження між людиною і машинними засобами обробки інформації, ядром яких є ЕОМ. Лише тоді АРМ стане засобом підвищення не тільки продуктивності праці та ефективності управління, а й соціальної комфортності фахівців.

В даній курсовій роботі АРМ я розглядала на прикладі професії референта. Референт – це особа, яка забезпечує організаційний, експертно-консультативний, інформативний та координативний супровід управлінської, наукової та іншої діяльності керівника, адміністрації або окремої посадової особи з метою ефективності їхньої роботи.

В ході курсової роботи я дійшла висновку, що АРМ референта повинне відповідати наступним вимогам:

своєчасне задоволення інформаційної й обчислювальної потреби фахівця;

мінімальний час відповіді на запити користувача;

адаптація до рівня підготовки користувача і його професійних запитів;

простота освоєння прийомів роботи з АРМ і легкість спілкування;

надійність і простота обслуговування;

можливість швидкого навчання користувача;

можливість роботи в складі обчислювальної мережі.

Основним змістом курсової роботи є виклад і дослідження обраної мною теми: «Організація автоматизованих робочих місць (АРМ) референта офісу», а також розкриття її аспектів.

Отже, я дійшла висновку, що АРМ – є невід’ємною умовою операційної, ефективної, якісної, з меншою затратою сил та коштів роботи фахівців різних сфер діяльності, в даному випадку референта офісу. Тому, система автоматизації діловодства повинна мати такі функції:

введення, підготовка й редагування документів;

введення і методи обробки даних по документах (реєстрації) ;

обмін документами між керівником і співробітниками;

збереження і пошук документів (створення баз даних) ;

приймання й пересилка документів;

систематизація документів, формування папок (справ) ;

підготовка до архівного зберігання й архівування.

Створення автоматизованих робочих місць (АРМ) референта офісу в цілому є результатом зниження рутинних робіт та підвищення продуктивності праці. Тобто, в епоху інформатизації суспільства створення і розвиток АРМ – є важливим досягненням науки.

 

 

Автоматизовані інформаційні технології в економіці: Підручник/Під ред. проф. Г. А. Титоренко. – М. : Комп’ютер, 2010. – 122c.

Автоматизовані робочі місця[електронний ресурс]. – Режим доступу: /http: // www. formoza. ru. – Заголовок з екр.

Білан Б. С. Інформатика та інформаційні технології: навч. посіб. : європ. кредитно-трансферн. система / Б. С. Білан, І. М. Карпович. – Рівне: НУВГП, 2010. – 197с.

Гончаренко А. П. Автоматизована інформаційна система реєстрації, пошуку й аналізу науково-технічних заходів / А. П. Гончаренко, А. Ф. Каретнікова // НТУ: Науково-практичний інформ. журн. – К., 2011. – №3. С. 49-52.

Горовий В. М. Особливості розвитку соціальних інформаційних без сучасного суспільства / В. М. Горовий. – К. : НБУВ, 2009. – 300с.

Горовий В. М. Соціальні інформаційні комунікації, їх наповнення і ресур: [монографія] / В. М. Горовий. – К. : НБУ ім. Вернадського, 2010. – 360с.

Дiденко А. Сучасне діловодство / А. Діденко. -К. : Либiдь, 2010. -148с.

ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. – К. : Держстандарт України, 1994. -53 с.

ДСТУ 2941-94. Системи оброблення інформації. Розроблення систем. Терміни та визначення. -К. : Держстандарт України, 1996. -23 с.

Дубнов П. Ю. Access 2007 / П. Ю. Дубнов. -М. : ДМК Пресс, 2009 р. -320с.

Карпова Т. С. База даних: моделі, розробка, реалізація / Т. С. Карпова- СПБ. : Пітер, 2010 р. -304с.

Каширина Н. А. Автоматизированое робоче место бухгалтера / Н. А. Каширина. – М. : Феникс, 2011. – 294 с.

Козакевич Т. А. Документационный сервис: учеб. пособ. для вузов / Т. А. Козакевич, А. И. Ткалич. – М. : Академия, 2011. – 157с.

Косинський В. І. Сучасні інформаційні технології / В. І. Косинський. – К. : Знання, 2011. – 318с.

Митин А. Автоматизированные робочие места и новые информационные технологии в управленческой и учебной деятельности / А. Митин // Научно-техническая информация. Серия. Организация и методика информационной работы. – М., 2011.

Офійійний веб-сайт офісного агентства «Репетитор». Автоматизоване робоче місце секретаря [електронний ресурс]. – Режим доступу: http//www. repetitor. edu. ua. – Заголовок з екр.

Сібіцька Л. І. Діловодство: навч. посіб. – К. : Центр учбової літератури, 2008.

Сілкова Г. В. Інформаційно-аналітична діяльність у структурі інформаційної діяльності / Г. В. Сілкова // Бібліотекознавство. Документознавство. Інфорологія: науковий журнал. – К., 2007. – №4. – С. 37-44.

Слободяник М. Основні напрями розвитку документознавства в сучасній Україні / М. Слободяник // Бібліотекознавство. Документознавство. Інфорологія: науковий журнал. – К., 2012. – №2. – С. 4-15.

Термінологія документознавства та суміжних галузей знань: зб. наук. праць: К., 2010. – 147с.

Чепуренко Я. О. Довідник секретаря та офіс-менеджера. – 2010. – №8. – С. 88-90.

Шумеров Е. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа и аудита / Л. Е. Шумеров, К. А. Умнова, Т. В. Воропаева. – М. «Перспектива», – 2008г. – 365с.

Шафрін Ю. О. Інформаційні технології: У 2 год. Ч. 2. Офісна технологія й інформаційні системи. – М. : Лабораторія базових знань, 2007. – 366 с.