Організація автоматизованих робочих місць (АРМ) референта офісу

Сучасний рівень розвитку комп'ютерних технологій дозволяє вирішувати поставлені вище завдання. У нашій країні створені й успішно застосовуються чудові програмні продукти, реалізують різні функції і призначені для автоматизації традиційного діловодства з урахуванням технологій та за допомогою електронних мереж. Сучасні офісні системи розробляються різними компаніями з урахуванням популярних пакетів офісних систем – LotusNotes, DOCS Open, Microsoft Office та ін.

Найвідомішими офісними програмами нині є: Система автоматизації діловодства і документообігу «СПРАВА», розроблена компанією «Електронні офісні системи»; Система автоматизації конфіденційного документообігу та молодіжні організації потоків робіт «OPTIMA-Work Flow», розроблена фірмою «Оптима»; Система електронного документообігу і автоматизації діловодства компанії «ІнтерТраст»; Системи автоматизації діловодства, документообігу та управління діловими процесами великих організацій та підприємств з урахуванням DOCS Open і WorkRoute, випущені компанією «Весть-Метатехнология».

Системи КонсультантПлюс стали невід'ємною частиною правового забезпечення сучасних офісів. Без довідкових правових систем сьогодні немислима робота керівників, бухгалтерів і документознавців. Охоплюючи повний спектр областей сучасного законодавства, системи КонсультантПлюс дозволяють фахівцям успішно розв'язувати різні правові питання, пов'язані з їх професійної діяльністю.

Існує безліч програм упорядкування і редагування службових документів. Такі програми називаються текстовими редакторами чи текстовими процесорами (Word та інших.) З використанням цих програм упорядкування документів текст редагованого документа виводиться на екран дисплея, у документи можна вносити зміни, переносити фрагменти з одного місця документа в інше, об'єднувати документи, використовувати різні шрифти виділення окремих ділянок тексту, легко працювати з таблицями і списками, багаторазово роздруковувати текст на принтері тощо. Програми включають словник синонімів ділового мовлення, перевірку орфографії і граматики, сучасне стильове оформлення документа, можливість складання документа на кількох мовахі багато ін.

Упорядкування документа в текстовому редакторі можна робити з використанням «заготовок» документів різних видів, заздалегідь уведених у пам'ять ПК[ 10, с. 203].

Вимоги до ПКдля встановлення та роботи АРМ референта офісу потрібно:

персональний комп'ютер с процесором, який має частоту 1600 MHz або вище;

512 Мб оперативної пам'яті або більше;

200 Мб вільного місця на жорсткому диску (HDD) плюс додатково об'єм, необхідний для наповнення власних баз даних;

відеоадаптер SVGA або кращої роздільної здатності;

«миша» або сумісний пристрій;

мережевий адаптер для роботи мережевої версії в локальній мережі;

операційна система MSWindowsVista/XP/2000 з підтримкою української (російської) мови та російської кодовою сторінкою по замовчуванню (регіональні налаштування) ;

Microsoft Internet Explorer версіі'6. 0 або вище.

пристрій для читання оптичних дисків (CD/DVD) ; [ 14, с. 97].

Референт виконує низку найрізноманітніших завдань, які за допомогою АРМ виконує якісніше, оперативніше і з меншою затратою часу та коштів.

Референту для того, щоб відповідати вимогам користувача АРМ: необхідні знання базового набору операцій при роботі з операційною системою Windows: вміння запускати програми, працювати з вікнами та стандартними елементами вікон (меню, закладками, кнопками, полями) [21, с. 49].

Референтом на АРМ виконуються такі операції:

1) введення інформації з документів з допомогою клавіатури (з візуальним контролем екраном дисплея) ;

2) введення даних в ПЕОМ з магнітних носіїв інших АРМ;

3) прийом даних як повідомлень каналами телефонного зв'язку з інших АРМ за умов функціонування локальних обчислювальних мереж;

4) редагування даних, і маніпулювання ними;

5) накопичення і збереження даних;

6) пошук, оновлення й захист даних;

7) формування та передача даних іншим АРМ як файлів на магнітних носіях чи каналами зв'язку в обчислювальних мережах;

8) отримання оперативних довідок за запитами[21, с. 50].

АРМ місце референта повинне забезпечувати виконання наступних функцій:

пошук та відображення бібліографічних описів документів, що включені в склад бази даних;

перегляд текстів документів, що включені в склад бази даних; підключення файлів з текстами документів;

класифікація документів за типами, видами, розділами стандартів ДСТУ ISO 9001: 2009 (або ДСТУ ISO/IEC 17025: 2006);

облік та контроль процесів розроблення нових документів;

облік, контроль процесів впровадження, актуалізації документів в підрозділах підприємства;

вилучення документів, що втратили чинність;

планування, облік та контроль придбання нових документів (стандартів, норм, правил та ін..) ;

контроль термінів впровадження нових нормативних документів;

контроль термінів актуалізації нормативних документів;

формування різноманітних довідок по документації офісу та його підрозділам;

формування різноманітних звітів по роботі з документами[15, с. 33].

Отже, для того, щоб покращити і полегшити роботу референта, як представника професії сьогодення і майбутнього АРМ повинне відповідати таким вимогам:

своєчасне задоволення інформаційної й обчислювальної потреби фахівця;

мінімальний час відповіді на запити користувача;

адаптація до рівня підготовки користувача і його професійних запитів;

простота освоєння прийомів роботи з АРМ і легкість спілкування;

надійність і простота обслуговування;

можливість швидкого навчання користувача;

можливість роботи в складі обчислювальної мережі[1, с. 76 ].

Успіх офісу великою мірою залежить від рівня її технічного обладнання і ефективної автоматизації процесів управління в умовах зростаючого з дня на день обсягу інформації. Автоматизація діловодства вимагає, щоб сучасні офісні системи, за всієї