Особливості організації та функціонування інформаційних систем обліку необоротних активів” на прикладі закритого акціонерного товариства "DX - студія"

По кнопці «Редактировать» шаблон друкарської форми відкривається для редагування.

Сукупність вихідних показників одночасно визначає зміст задачі. Склад задач, які вирішуються при обліку основних засобів представлена в таблиці №1.

 

Таблиця №1

Склад задач, що розв’язуються при обліку основних засобів

Назва задачі Призначення задачі Інформація

Вхідна Вихідна

Облік надходження ОЗ Для контролю операцій надходження ОЗ Акти приймання-передачі (внутрішнє переміщення), технічна документація Інвентарна картка, Інвентарний список, Опис інвентарних карток

Нарахування амортизації на ОЗ Для контролю нарахування амортизації ОЗ Акт приймання переміщення, Акт приймання-здавання відремонтованих ОЗ Розрахунок амортизації ОЗ

Ліквідація ОЗ Для контролю списання ОЗ Акт на списання ОЗ Картка аналітичного обліку ОЗ, Опис ОЗ, відомість наявності ОЗ

 

Технологічний процес обробки інформації щодо обліку ОЗ складаєьтся з наступних етапів:

1. Підготовка первинної документації.

2. Створення інвентарної картотеки на дату впровадження системи.

3. Створення ноормативно-довідкової інформації на дату впровадження системи.

4. Створення набору даних руху ОЗ.

5. Проведення розрахунків і внесення інформації в базу даних.

6. Формування інформації для наступного використання.

7. Проведення аналізу результуючої інформації.

8. Прийняття управлінських рішень на основі отриманих результатів.

Модель технологічного процесу автоматизованої обробки інформації при обліку ОЗ представлена на РИС. 1. 2. 1.

 

Введення даних на дату впровадження системи

Заповнення інвентарної картотеки Введення залишків по рахунках Введення нормативно-довідкової інформації Підготовка первинних документів Створення бази даних Виконання організаційних заходів

 

 

Найменування, а також основні відомості про організацію, від імені якої ведеться облік в конфігурації, зберігається в довіднику «Фирмы».

Якщо в конфігурації включений режим ведення обліку від імені декількох фірм, то в цьому довіднику буде зберігатися список таких фірм і всі необхідні для обліку відомості.

Введення інформації про фірму і редагування вже введених даних здійснюється в діалоговому режимі. Діалог організований у вигляді картотеки: дані про фірму, які вводяться в цьому діалозі, розподілені по декількох закладках. Для доступу до елементів якої-небудь групи необхідно натисненням миші відкрити відповідну закладку.

На закладці «Основные сведения» вводяться коротке і повне найменування фірми – коротке служить для відображення в екранних формах, а повне – для формування друкарських форм документів і звітів. Тут же вказуються телефони, фізична і юридична адреси фірми, а також галузь і форма власності. У конфігурації передбачена також можливість ведення обліку від імені суб'єкта підприємницької діяльності (приватного підприємця). Для цього в формі довідника передбачений прапорець «Частное лицо».

Відповідальні особи фірми (директор, головний бухгалтер, касир, голова профкому) вибираються з довідника співробітників.

У справжній конфігурації для кожної з фірм можна вести необмежену кількість розрахункових рахунків, валютних рахунків і кас (Докладніше про це див. опис довідника «Счета нашей фирмы»).

Основний розрахунковий рахунок в гривнях і основний валютний рахунок встановлюються в реквізитах «Основной р/счет» і «Основной валютный р/счет». Ці значення за умовчанням будуть підставлятися у всі платіжні документи.

На закладці «Регистрация и коды» вводяться різні коди організації, її реєстраційні номери в фондах, службі зайнятості, зведення про податкову інспекцію. Інформація з цих реквізитів використовується при формуванні регламентованих звітів.

Нарешті, на закладці «Дополнительно» визначається основний оптовий і роздрібний склад (магазин) фірми. Ці значення будуть за умовчанням підставлятися у всі прибутково-витратні, складські і Роздрібні документи.

Тут же треба вибрати префікс номера документа – рядок, з яким будуть починатися номери всіх документів, виписаних від імені даної фірми. Якщо облік в конфігурації ведеться від імені декількох фірм, то за допомогою префікса номера буде організована нумерація документів по кожній фірмі: якщо префікси у фірм різні, то і послідовність номерів у кожної фірми буде своя, при зміні префікса нумерація почнеться наново. Префікс номера бажано встановлювати таким чином, щоб він відповідав назві фірми. У цьому випадку ви без великих зусиль зможете розрізнювати документи, що належать різним фірмам, в журналах і звітах.

У реквізиті «Каталог отчетов» можна вказати ім'я підкаталогу, в якому будуть зберігатися сформовані в конфігурації регламентовані звіти по даній фірмі. Шлях до каталога звітів по фірмі будується таким чином ЕхtFоrms\Каталог_с_номером_квартала\Им’я_підкаталога_из_справочника_Фирмы. Наприклад, якщо для фірми «Добро» як ім'я підкаталогу введене – Добро, то звіти за третій квартал по цій фірмі будуть зберігатися в каталозі ExtForms\rp00q3. grp\Дo6po.

На всіх закладках форми довідника доступні кнопки «Сотрудники», «Счета», по яких можна відкрити список співробітників, працюючих в фірмі, і повний перелік її готівкових і безготівкових рахунків (з довідника «Счета нашей фирмы»).

Згідно з чинним в даний момент законодавством, деякі операції в бухгалтерському і податковому обліку повинні бути виконані по настанню першої з подій – оплати або відвантаження.

При проведенні кожного з документів конфігурації, набір проводок що формуються залежить від «першої події», відбувається автоматичний розрахунок поточного сальдо взаєморозрахунків з контрагентом на вибране замовлення і ПДВ від цієї суми. Перевагою такого автоматичного методу розрахунку є можливість коректного відстеження «першої події» при груповому перепроведенні документів. Необхідність групового перепроведення документів виникає у разі введення якого-небудь документа «заднім числом».