Підготовка робітників за професією «Адміністратор»

Більш детально з наповненістю робочого місця менеджера можна ознайомитися в додатку Е.

Розробимо макет робочого місця менеджера-адміністратора (рис 8.1).

 

Рис. 8.1. Варіант конструкції та обладнання робочого місця адміністратора

 

Для інтер’єру важливе фарбування, оскільки існує визначена залежність між колірним оформленням середовища і зоровим стомленням. Різні кольори й у різних співвідношеннях неоднаково сприймаються оком і впливають на працю людини. Червоний, жовтогарячий і фіолетовий кольори діють збуджуюче, дратують і стомлюють. Зелений, голубий і близькі до них відтінки радують, заспокоюють. Чорний колір створює враження більшої ваги, чим білий.

Фарбування службових приміщень менеджерів виконує три функції: фізіологічну, психологічну й естетичну.

З урахуванням фізіологічної функції елементи інтер’єру потрібно фарбувати в такі кольори, що мають найбільший коефіцієнт відображення світла. Знання психологічної функції кольору дозволяє знижувати несприятливі впливи навколишнього середовища на працю. Наприклад, рівне, спокійне фарбування сприяє зосередженню уваги в роботі. Яскраві, підбадьорливі кольори доцільні при одноманітній роботі. Естетична функція кольору повинна враховуватися при прив’язці визначених колірних гам до конкретних архітектурних форм. Наприклад, за допомогою колірних рішень можна виправляти недоліки архітектури приміщення, прикрашати його.

З огляду на всі три функції фарбування елементів інтер’єру, стіни в кабінетах менеджерів рекомендується оклеювати шпалерами чи фарбувати в кольори, що сприятливо впливають на нервову систему: ясно-зелений, світло-бежевий, ясно-жовтий, колір слонової кістки чи голубий. Стелю краще фарбувати у світлі тони.

Важливим естетичним елементом службових кабінетів менеджерів є озеленення. Рослини в кімнатах, крім виконання декоративної функції, поліпшують склад повітря й очищають його, знижують нервове і зорове стомлення.

 

 

Правильна організація робочого місця дає змогу менеджеру:

• раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції;
• ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками;
• підтримувати високу працездатність і робочий настрій. 

Організація робочого місця менеджера передбачає:

• упорядкування і планування приміщення, в якому воно знаходиться;
• вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці;
• розміщення предметів праці на робочому місці у певному порядку. 

Для покращення умов праці ми пропонуємо вести наступні заходи:

1. Контроль за дотриманням працівниками організації трудової і виробничої дисципліни, правил і норм охорони праці, техніки безпеки, вимог виробничої санітарії та гігієни, приймає заходи до розв’язання трудових конфліктів.
2. Контроль за роботою працівників на підприємстві за допомогою новітніх засобів, наприклад, хмарні технології «Бітрікс 24», які базуються на тому, що не виходячи з кабінету є можливість контролювати весь виробничий процес.
3. Формування раціонального розміщення робочого місця.
4. Контроль за підготовкою і оформленням документів щодо підвищення професійної майстерності працівників.
5. Розподіл і кооперація праці, що передбачає науково обґрунтований розподіл працівників за певними трудовими функціями, робочими місцями, а також об’єднання працівників у виробничі колективи.

 

 

Ефективність ділового спілкування залежить від об’єктивної інформації про предмет розмови, створення атмосфери взаємної довіри, вміння обґрунтовувати свою позицію, погляди, ідеї й аргументовано довести помилковість думок та доведень опонентів.

Пам’ятайте: ваша поведінка на зустрічі повинна мати відбиток вашої особистості. 

При проведенні ділових розмов дотримуйтесь таких правил:

1. Дотримуйтесь терміну домовленості з точністю до хвилини. Дайте зрозуміти партнерові, що ви надійна людина. Звертайтесь до партнерів по імені. Старанно готуйтесь до початку бесіди.
2. Будьте цікавим співрозмовником. Якщо ви створите хороші умови, партнерові буде приємно мати з вами справу. Не будьте набридливим, не виявляйте занадто суєти. Внесіть трохи гумору. Дотримуйтесь дружнього тону, усміхайтесь, якщо обставини розмови Вам дозволять це зробити.
3. Говоріть спокійно, чітко і переконливо. Тримайтесь незалежно, не дозволяйте партнеру довести Вас до роздратованого стану чи «збити з пантелику». Стримуйте емоції і хвилювання, спокійно реагуйте на його висловлювання.
4. Не уникайте обговорення складних питань. Якщо він робить заяву, яку Ви вважаєте неправильною, то краще починайте зі слів: «Я вважаю інакше, проте я можу помилятися. Давайте перевіримо факти!» Ці слова можуть обеззброїти співрозмовника, який чекає заперечення.

Ділова розмова – це відкритий діалог. Стимулюйте партнера більше висловлюватися. Уважно слухайте його, якщо у розмові беруть участь кілька осіб, стимулюйте кожного висловлюватися, за собою залишайте право висловитися останнім.

Висловлюйтесь конкретно, а не абстрактно. При собі майте відповідні документи, щоб гідно підтвердити розмову фактами.

Ведіть розмову енергійно, конкретно. Більше оперуйте питаннями, щоб партнер погоджувався з вами. Ставлячи запитання, ви можете:

• отримати потрібну вам інформацію,
• проаналізувати умови, висунуті партнером,
• виявити нові обставини, що впливають на Вашу позицію,
• перевірити вплив вашого висловлювання,
• вислухати думку, протилежну вашій.

Запропонуйте список переваг, якщо опонент погодиться з вашою думкою, якщо він прагне зважити на ваші пропозиції. З урахуванням наслідків складіть план подальшої роботи з партнером. Зробіть висновок таким, щоб у вашого співрозмовника виникла зацікавленість мати з вами спільний інтерес, мати надію на спільну вигоду.

 

 

Нарада – спільне обговорення важливих питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського й політичного життя.

Нарада готелю «Словакія» була не якісною. В її процесі не було вирішено питань, які цікавили директора. Працівники не дотримувалися регламенту і завжди шукали когось винного, а на свої помилки не зважали. Також важливим фактором зірваної наради стала неявка двох працівників, які повинні були повідомити суттєву інформацію.

Помилки, які допустив директор:

• не продумав послідовність обговорюваних питань;
• не передбачив час, який відводиться на кожне питання;
• вчасно не повідомив працівників про проведення наради;
• провів нараду у найбільш непродуктивний час. Потрібно було призначити нараду не на кінець робочого дня, а в середині;
• не визначив коло учасників наради. Дізнаватися про наявність кожного учасника потрібно було заздалегідь;
• не можна сказати і про наявність дискусії під час наради. Учасники тільки виправдовувалися і ніяких пропозицій щодо вирішення поставленого питання за час наради так і надійшло.

Розглянемо технологічну схему підготовки і проведення наради на рис. 8.2.

 Рис. 8.2. Технологічна схема підготовки і проведення наради

 

Виробнича нарада – це поширена форма управління для вироблення оптимальних рішень, що дозволяє використовувати колективний розум і знання для вирішення складних актуальних проблем, організувати обмін інформацією, думками й накопиченим досвідом між окремими працівниками, структурними підрозділами підприємства.

Відмінним її від зборів трудового колективу є те, що на виробничих нарадах приймається рішення щодо діяльності підприємства і вони є більш регламентованими. Рішення у зборів трудового колективу приймається більшістю голосів трудового колективу. Учасники виробничої наради – працівниками управлінської ланки, а учасниками зборів трудового колективу є всі працівники підприємства.

Завершальний етап організації та проведення наради – це ухвалення рішення й узгодження умов його реалізації. Рішення на нараді приймається всіма разом і кожним окремо. Від того, наскільки учасникові наради вдалося включити свої ідеї й коментарі в загальне рішення, залежить його ефективність.

У формулюванні рішення пояснюється: ким і в які терміни повинно бути виконано певний обсяг робіт. Визначається, у якій формі буде підведено підсумки, приймається рішення про широту інформування (весь колектив чи його частину).

Рішення можуть прийматися двома шляхами:

1. спеціально обрана комісія з підготовки рішення заздалегідь складає його проект. Проект зачитується. Учасники наради вносять свої корективи та приймають його за результатами голосування;
2. голова зборів підводить підсумки обговорення та формулює рішення.

Після ухвалення рішення визначається особа (група осіб), що здійснює його виконання і контроль за виконанням.

Доводити рішення, що приймаються на виробничих нарадах, до працівників, які були відсутні на нараді з поважних і неповажних причин повинен голова наради або директор підприємства. В деяких випадках це може здійснюватися як письмово так і усно.

Встановлювати регламент виступаючих працівників на виробничих нарадах повинен також голова зборів. Готувати необхідну інформацію для виробничих нарад мають всі учасники наради.

 

 

Відвідувачі для багатьох менеджерів є в певному сенсі проблемою. На їх прийом затрачається часто набагато більше часу, ніж на будь-яку іншу діяльність. Тому має сенс зупинитися на методиці прийому відвідувачів більш докладно. 

Прийом відвідувачів починається з їх зустрічі господарем офісу. Залежно від характеру прийому та рангу відвідувача менеджер може вибрати кілька варіантів своєї поведінки.

Перший варіант. Господар офісу приймає відвідувача сидячи за робочим столом. Він відповідає на привітання і запрошує сісти перед своїм столом. Такий прийом використовується в основному при офіційній формі спілкування. Тут час прийому, характер спілкування і його підсумки визначає сам хазяїн офісу.

Другий варіант. Входить відвідувач, хазяїн офісу відповідає на його привітання, виходить з-за столу і запрошує його в зону колегіальної роботи, а сам сідає навпроти. Це – напівофіційна форма спілкування. Вона характеризується рівністю прав на порядок обміну інформацією. Час зустрічі обумовлений за взаємною домовленістю обох сторін. 

Третій варіант. Входить відвідувач, хазяїн офісу знаходиться в його центрі, обмінюється з ним привітаннями і запрошує сісти в крісло за журнальним столиком. У наявності дружня форма спілкування: повна відкритість, дружелюбність, готовність до уваги. 

Таким чином, робоча атмосфера і сам характер ділового спілкування значною мірою визначаються тим місцем по відношенню до столу, яке ви як хазяїн офісу запропонуйте відвідувачеві.

Відвідувач може записуватися на прийом заздалегідь. Для цього використовується журнал реєстрації відвідувачів (табл. 8.1).

Таблиця 8.1

Журнал реєстрації відвідувачів

 

Після зустрічі секретар фіксує відповідні записи про результати ділових розмов в обліковій формі. Також заповнюється картка реєстрації прийому відвідувачів, яка наведена нижче.

КАРТКА РЕЄСТРАЦІЇ ПРИЙОМУ ВІДВІДУВАЧІВ

 

У разі, якщо прийом відміняється секретар повинен повідомити про це відвідувача, вказати причини відміни та перенести прийом на зручний для всіх час.