Професійна комунікація спілкування як інструмент професійної діяльності

22. 05. 2010 підпис

5. ПРОТОКОЛ. ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ

Протокол – документ, що відбиває процес і результат роботи постійних та тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, засідань, нарад, конференцій, обговорень тощо.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяють на:

стислі – записують порядок денний, прізвища доповідачів, назву питання, формулюють ухвалу;

повні – крім порядку денного, ухвали, стисло фіксують виступи доповідачів, інших осіб, які беруть участь у роботі колегіального органу;

стенографічні – весь хід засідання записують дослівно.

Реквізити протоколу:

Назва виду документа (Протокол).

Індекс (номер).

Дата.

Місце засідання.

Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню).

Заголовок до тексту.

Текст.

Підпис голови.

Підпис секретаря.

Вимоги до оформлення протоколу

Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4.

Датою протоколу є дата засідання. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки ухвалені рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання.

У тексті протоколу виділяють дві частини:

вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх). Слова: Голова, Секретар, Присутні пишуть від лівого берега. Прізвища присутніх і запрошених подають за абеткою. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: Були присутні 130 осіб. Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова Порядок денний друкують від лівого берега, кожний пункт якого нумерують і записують з нового рядка. Питання формулюють у називному, а не у знахідному (форма Про розгляд і затвердження... не рекомендована) відмінку.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

Звіти викладачів про виконання індивідуальних планів за II семестр 2009-2010 навчальний рік.

Завдання членів кафедри з поліпшення запровадження кредитно- модульної системи навчання.

Підсумки зимової екзаменаційної сесії.

Наукова робота студентів у проблемних групах.

* Основна частина тексту протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

Текст кожного розділу будують за схемою:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ:

Після двокрапки з абзацу пишуть прізвище й ініціали доповідача, через тире – короткий виклад тексту виступу. У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: текст доповіді додається.

У розділі УХВАЛИЛИ викладають прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції.

1. СЛУХАЛИ:

Інформацію проф. Шевчук С. В., завідувача кафедри культури української мови, про запровадження вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійніш спрямуванням) (текст доповіді додається). ВИСТУПИЛИ:

Лобода Т. М., доцент кафедри культури української мови – запропонувала створити типову програму вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням) на підставі типової навчальної програми курсу.

Кабиш О. О., доцент кафедри культури української мови – вказала на необхідність запровадження тестування під час вступного іспиту до аспірантури.

УХВАЛИЛИ:

Інформацію проф. Шевчук С. В. взяти до відома.

Створити комісію у складі 5 осіб для створення типової програми вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням).

Розробити систему тестів з української мови (за професійним спрямуванням).

Запам'ятайте!

Доповідь, план заходів затверджують інформацію беруть до відома Заходи схвалюють Проект документа затверджують у пропонованій редакції, приймають у першому (другому) читанні, із внесенням змін та поправок

Якщо на зборах проводять вибори таємним голосуванням, результати оформлюються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому – результати голосування: За Федоренка С. В. – 10 голосів, проти – 1, утримався – 1.

Протокол, складений під час засідання, редагують, за наявності стенограми – розшифровують і друкують. Документ набуває чинності після підписання секретарем і головою або після затвердження відповідними (визначеними законодавством) установами чи посадовцями. Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.

Взірець протоколу:

ПРОТОКОЛ № 5

звітно-виборних зборів профспілкової групи

кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін

31. 10. 2009

Голова: проф. С. В. Шеховець.

Секретар: доц. А. В. Гошилик.

Присутні: проф. Шеховець С. В., доц. Гошилик А. В., доц. Дудик О. В., доц. Коломієць О. О., доц. КарплюкІ. В., доц. Міськевич Т. М., доц. Приходько С. В., викп. Л. В. Поліщук, викп. Захарчук В. I., голова профспілкового комітету Інституту історичної освіти доц. Л. В. Бака.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Звіт про роботу профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін I B. Карплюк за період з вересня 2006 року по вересень 2009 року

2. Вибори профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін.

1. СЛУХАЛИ:

Звіт профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін І. В. Карплюк за період з вересня 2006 року по вересень 2009 року (звіт додається).

ВИСТУПИЛИ:

Доц. Т. М. Міськевич відзначила плідну працю І. В. Карплюк на