Професійна комунікація спілкування як інструмент професійної діяльності

3. ДОВІДКА

Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки підтверджують певний юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких власноручно заповнюють тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи.

Зовнішні довідки підписує керівник і засвідчують печаткою. Внутрішні печаткою не засвідчують.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити:

Назва організації, що видає довідку.

Дата і номер.

Назва виду документа.

Текст, у якому вказують прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка у давальному відмінку;

текст, у якому підтверджують певний факт;

призначення довідки (куди подається).

Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

 Взірець довідки. 

 Міністерство освіти і науки України Національний педагогічний університет імені М. П. Драгоманова

27. 06. 2010 № 177

ДОВІДКА

Видана Сергієнку Василю Олексійовичу в тому, що він є студентом 3 курсу Інституту іноземної філології Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова.

Видано для подання за місцем вимоги.

Директор Інституту іноземної філології В. І. Гончаров

Секретар Д. С. Микитенко

2. 7. 4. СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

Під загальним терміном службові записки найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт.

Реквізити службових записок:

Адресат (Керівникові проекту «Україна дітям» Висоцькому А. В. ; Ректорові Національного економічного університету імені Вадима Гетьмана).

Адресант (кафедра історії та культури української мови; доцента кафедри філософіїКозачука С. В.)

Назва виду документа (Доповідна записка; Пояснювальна записка; Рапорт).

Заголовок (про відрядження, про запровадження державного іспиту з української мови (за професійним спрямуванням), про порушення трудової дисципліни).

Текст.

Дата.

Підпис.

Доповідна записка – це документ на ім'я керівника установи, у якому повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань.

За змістом доповідні записки поділяють на інформаційні, звітні, ініціативні, за походженням – внутрішні, зовнішні.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, для зручності поділятися на частини. Текст доповідної записки має дві частини – описову (констатаційну), в якій висвітлюється ситуація, що склалася; у другій частині розкриті пропозиції або прохання, способи їх виконання.

Якщо доповідна записка надсилається з установи або структурного підрозділу, то підписується керівником, укладається на бланку і має, окрім зазначених реквізитів, вихідний реєстраційний номер.

Навчально-методичне управління

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

15. 01. 2010 № 38-12/35

Про планування годин

Директорові Інституту іноземної філології

проф. Гончарову В. I. 

Доводимо до Вашого відома, що Наказом МОН України від 09. 07. 2009 року № 642 «Про організацію вивчення гуманітарних дисциплін за вільним вибором студента» та наказом НПУ імені М. П. Драгоманова від 09. 11. 2009 «Про організацію вивчення дисциплін циклу гуманітарної та соціально-економічної підготовки» запроваджено обов'язкове вивчення дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням) « обсягом 3 ECTS кредити і підсумковий контроль у формі державного іспиту.

Просимо внести зміни до навчальних планів до 10 лютого 2010 року.

 

Начальник навчально-

методичного управління Г. М. Бойко

 

Рапорт – 1) письмове офіційне повідомлення про що-небудь вищій інстанції, керівництву;

2) різновид доповідної записки, в якій стисло, але докладно викладено суть якої-небудь справи.

Взірець рапорту з резолюцією:

 

Бойку Г. М. Ректорові Національного

Підготувати проект наказу педагогічного університету

do 15. 07. 2010імені М. П. Драгоманова

підписакадемікові АПН України

02. 07. 2010професору Андрущенкові В. П. 

директора Інституту історичної освіти

професора Сушка О. О. 

РАПОРТ

Доводжу до Вашого відома, що для завершення організаційної роботи в приймальній комісії, формування особових карток і підготовки

індиідуальних планів студентів першого курсу Інституту історичної освіти старший викладач кафедри культури української мови Підкамінна Людмила Володимирівна розпочинає роботу з 07 серпня 2010 року.

01. 07. 2010

Директор Інституту проф. О. О. Сушко

Пояснювальна записка – 1) це документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи; 2) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту), в якому обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, призначення, актуальність і новизна).

Пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації, у деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальну записку, що не виходить за межі установи, оформлюють на стандартному аркуші, що виходить за межі установи – на бланку і реєструють.

Взірець пояснювальної записки:

Директорові Інституту політології та права проф. Андрусишину Б. І. студентки 305 ур групи Коваленко Марини

Пояснювальна записка

Я не з'явилася 18 травня 2010 року на заняття через хворобу.

Курсову роботу з історії філософії освіти здала 22 травня