Професійна комунікація спілкування як інструмент професійної діяльності

Види прес-релізуМетаЧас подання

Анонсознайомити з подієюзадовго до події

Запрошеннязапросити на прес-конференцію або західза кілька днів до події чи прес-конференції (з урахуванням графіка роботи ЗМІ) 

Інформаціявисвітлити події, які відбуваютьсяодночасно з подією

Резюмеузагальнити події, визначити перспективи на майбутнєпісля закінчення події

Реквізити прес-релізу:

Дата подання.

Назва виду документа.

Назва установи, яка підготувала прес-реліз.

Контактна особа, номер телефону та адреса отримання подальшої інформації.

Заголовок.

Текст, який містить відомості про зміст події, організаторів, місце, час, причини і значення події.

Прес-реліз має бути складений таким чином, щоб докладно викласти новину, не зашкодивши репутації організації, тому під час підготовки документа фахівці радять дотримуватися такого плану:

Важлива новина.

Рішення написати прес-реліз.

Збір інформації, узгодження цитат.

Написання першої версії.

Внесення змін, підготовка остаточного варіанта.

Поширення прес-релізу.

Спілкування з представниками преси, надання додаткової інформації, організація інтерв'ю.

Факти, описані в прес-релізі, повинні сприйматися як сенсація або, принаймні, бути цікавими для ЗМІ чи потенційних адресатів. Потрібно чітко уявляти, про що буде прес-реліз, яка інформація становитиме його основу: новина повинна бути не лише актуальною, а й вагомою, аби можна було її запропонувати багатьом виданням. Щоб привернути увагу, звістка має відповідати хоча б одному із завдань засобів масової інформації: інформувати, навчати, розважати.

Найпоширенішими інформаційними підставами для складання прес-релізу є:

• підсумовування результатів діяльності установи за певний проміжок часу;
• виготовлення нової продукції, надання нових послуг населенню;
• зміна у системі роботи, впровадження нових технологій;
• заяви, виступи керівників підприємства чи інтерв'ю з ними;
• участь у спеціальних бізнес-заходах (презентаціях, маркетингових акціях, тендерах, аукціонах) та доброчинних акціях;
• знакові події в житті установи чи її працівників.

На етапі підготовки прес-релізу відповідальна за створення документа особа повинна мислити як журналіст.

Зібравши необхідну інформацію, можна переходити безпосередньо до створення тексту, але варто пам'ятати, що існує усталена формула для написання гірес-релізів, західні журналісти називають її: «five w's & h» (з англ. п 'ять w та одне h). Тобто автор має вказати у прес-релізі What? (Що?) Where? (Де?) When? (Коли?) Who? (Хто?) Why? (Чому?). Структурують матеріал за правилом «переверненої піраміди», зміст якого полягає у тому, щоб надати основну інформацію на початку – в заголовку і першому абзаці, так званому лідер-абзаці (ліді). Це робиться для того, щоб редактор мав можливість за потреби скоротити текст без втрати основного змісту. Отже, спочатку – найголовніше, а потім – подробиці.

Заголовок прес-релізу повинен привернути увагу читачів, виділити його з-поміж інших. Для цього варто дотримуватися таких правил:

Не використовуйте заголовки, схожі на нав'язливу рекламу, наприклад: Ми продаємо найкращу в світі побутову техніку. Заголовок, який містить зображення грошових знаків та велику кількість знаків оклику, теж ніколи не буде прочитаний редактором.

Намагайтесь не використовувати імена або ініціали, крім випадків, коли необхідно ідентифікувати особу або це сприяє правильному прочитанню заголовка.

Не слід використовувати заголовки у формі запитання, адже не отримавши інформації із заголовка, читач може і не «пошукати істини».

Уникайте у заголовках критики або засудження. Віддавайте перевагу повним реченням – з підметом і присудком, яке б розкривало зміст усього прес-релізу. Завдання заголовка – стисло передати суть прес-релізу.

Невдалий заголовок Вдалий заголовок

Проект Національної

Доктрини розвитку освітиГромада Київщина матиме змогу долучитися до підготовки Національної Доктрини розвитку освіти, взявши участь у громадських слуханнях Інституту політичних технологій

Головна новина прес-релізу має міститися у першому абзаці. Чотири перших рядки – це візитна картка прес-релізу. Тому текст недоречно починати з цитати або другорядної інформації. Добре сприймається фраза з 12 слів. Трьох-чотирьох таких фраз буде цілком достатньо, щоб у легкій ненав'язливій формі передати зміст повідомлення.

Інформацію, яку подали в першому абзаці, обов'язково деталізують у наступних, наводячи тільки факти.

Оцінні судження поміщають у цитату від очільника компанії або людини, відповідальної за проект. Цитата допоможе «пожвавити» матеріал, зробити його реалістичним. Не завершуйте прес-реліз висновками чи узагальненнями, на кшталт «На нашу думку, це дуже актуальна подія» або «Попереду ще багато нових досягнень». Якщо більше нічого сказати, просто поставте крапку.

Наприкінці варто подати загальну інформацію про компанію – кілька основних фактів, які нагадають журналістові про те, хто ви і чим займаєтеся.

Обов'язково вказують ім'я, посаду і номер телефону, електронну адресу контактної особи. Це одна важливих передумов успіху прес-релізу. Зауважують, до кого журналіст може звернутися зі своїми запитаннями, тому контактна особа повинна мати час для спілкування з представниками ЗМІ і володіти інформацією.

Можна додати до прес-релізу світлину.

Під час написання прес-релізу пам'ятайте таке:

• обмежте вживання займенників я, ти, ми, нас, наш, мій;
• використовуйте цитати, уникайте мовних кліше;
• не зловживайте вузько науковими термінами;
• абревіатури, що вживаються в тексті хоча б один раз, потрібно розшифрувати;
• надавайте перевагу дієсловам активного стану, обмежте використання безособових конструкцій: замість Введено в дію новий цех для виготовлення... пишіть Компанія... ввела в дію новий цех для виготовлення... ',

• числівники від одного до п'яти, а також числівники на початку речення записують літерами;
• уникайте суб'єктивних оцінок та емоційних висловлювань;
• перечитайте готовий прес-реліз очима пересічного читача: чи все