Стан та напрями удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами (на прикладі виробничо-торгівельного підприємства "АГРОПЕРЕРОБКА")

В системі юридичних і економічних наук виділяється таке поняття, як спосіб безготівкових розрахунків.

 

 

Операції з відображення в обліку розрахунків з підзвітними особами - звичні, можна сказати повсякденні для бухгалтерів підприємств усіх форм власності і видів діяльності. Реформа бухгалтерського обліку практично не зачепила цього виду розрахунків, незмінними залишилися й правова база таких операцій, коло документів і реєстрів обліку, що оформляються при цьому, й багато чого іншого. 

Водночас розрахунки з підзвітними особами зачіпають досить широке коло операцій - з готівковими коштами у національній та іноземній валюті, розрахунками, переміщенням цінностей (необоротні й оборотні активи), оплатою послуг, формуванням витрат і вартості цінностей, оподаткуванням, утриманнями із заробітної плати працівників, специфічно вирішених правових відносин, використанням як типових форм первинних документів, так і нестандартних документів, розроблених на підприємстві, і т.д. В підсумку, як показує практика, помилки, що виникають при проведенні розрахунків за участю підзвітних осіб, не рідкість. 

Можливість застосування санкцій з боку контролюючих органів за порушення прийнятих правил проведення розрахунків готівковими коштами передбачає підвищені вимоги до здійснення розрахунків з підзвітними особами. Зауважимо, що дотримання певних правил здійснення таких розрахунків, що передбачають послідовність і точність заповнення первинних документів, отримання і видачу готівки підзвітною особою, заповнення облікових реєстрів, контроль за проведенням розрахунків, відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку і в звітності, в податковому обліку і т.д. дозволяє значно підвищити надійність проведення операцій на цій ділянці обліку й знизити втрати [3, 125]. 

 

 

Підзвітна особа - довірена особа підприємства, якій підприємство надало такий статус (статус (лат. status) - правове становище, стан). 

Статус підзвітної особи - сукупність прав і обов’язків фізичної особи, що перебуває в певних відносинах з підприємством - працівника цього підприємства, посадової особи, власника підприємства. У поняття статусу входять права і обов’язки особи, передбачені для учасника трудових, адміністративно-правових відносин [12, 147]. 

Виконання обов’язків підзвітної особи передбачає здійснення таких операцій: 

- отримання завдання; 

- отримання грошового авансу для оплати витрат, пов’язаних з виконанням отриманого завдання. Підзвітній особі також можуть бути видані розрахункова чекова книжка для розрахунків з партнерами і довіреність на отримання цінностей; 

- скерування на інше (інші) підприємство для виконання завдання (одержання цінностей, послуг, робіт і, при потребі, їх оплата) в тому ж населеному пункті, в якому розташоване підприємство, місце основної праці підзвітної особи, або поза місцем основної роботи, тобто під час службового відрядження; 

- оформлення документів на отримання цінностей, послуг, робіт і їх оплату, з позначенням у документах реквізитів підприємства, яке скерувало (відрядило) підзвітну особу; 

- передача цінностей матеріально відповідальній особі свого підприємства, а документів на їх отримання і оплату - в бухгалтерію. Якщо працівник був відряджений, то в цьому випадку в бухгалтерію здаються документи, які підтверджують його витрати на відрядження (квитки, квитанції та ін.); 

- складання звіту про використання одержаних грошових коштів і врегулювання грошових відносин, що виникли (повернення залишку невикористаних за призначенням готівкових коштів, отримання додаткових готівкових коштів на покриття визнаної обгрунтованою перевитрати та ін.). 

Статус підзвітної особи підприємства залежно від мети її відрядження нормативною базою встановлений не для всіх категорій працюючих. 

У відрядження може бути відправлена фізична особа, з якою відносини підприємства регулюються трудовим договором (угодою, контрактом) на постійній основі або як зі сумісником. Тобто, якщо з таким працівником відносини підприємства регулюються цивільно-правовими договорами, він не може їхати в службове відрядження від цього підприємства. Що стосується сумісника, то він може мати два посвідчення про відрядження (переважно в один пункт і, очевидно, з однією метою) - одне з основного місця праці, друге - з місця праці за сумісництвом (Інструкція про службові відрядження №146) [9, 145].

 

 

На валові витрати підприємства, згідно із Законом про оподаткування прибутку, п. 5.4.8. статті 5, відносяться витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з платником податку й особами - членами керівних органів платника податку. Щодо останньої категорії - тут дещо незрозуміло. Точного нормативного визначення, хто не є працівником підприємства, членом його керівних органів, нема. Оскільки законодавець і органи виконавчої влади це питання не регламентують, тягар його упорядкування лягає на підприємство [12, 105]. 

Під управлінням (або менеджментом) у вужчому значенні слід мати на увазі процес керівництва, напрям якої-небудь діяльності. У ширшому управління - це процес планування, організації, мотивації і контролю, необхідний для сформулювання і досягнення цілей фірми. 

Виходячи із засновницьких документів конкретного підприємства, до цієї категорії осіб, на нашу думку, можна віднести посадових осіб керівних і виконавчих органів підприємства, які не є в його обліковому складі. Коло цих осіб може бути різним для підприємств з різним організаційно-правовим статусом і зафіксоване у їх засновницьких документах. Наприклад, у відкритих акціонерних товариствах ними можуть бути члени виконавчого органу - правління ВАТ (голова, заступник, члени правління, головний бухгалтер, секретар). Персональний склад такого органу затверджується