Стан та напрями удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами (на прикладі виробничо-торгівельного підприємства "АГРОПЕРЕРОБКА")

Стосовно скерування у відрядження членів Ревізійної комісії підприємства - не працівників цього підприємства потрібно враховувати таке. Контроль, ревізія - це елементи системи нагляду і перевірки відповідності процесу функціонування керованого об’єкта прийнятим управлінським рішенням. Члени ревізійної комісії займаються перевіркою виконання управлінських рішень. Якщо в функції цього органу, зафіксовані в положенні про нього, входять функції управління, або в засновницьких документах цього підприємства вказано, що ревізійна комісія або інший орган є органами його управління, то витрати на відрядження таких співробітників підприємство може віднести до валових витрат [6, 206]. 

З викладеного вище випливає, що організація - платник податку може віднести до своїх валових витрат витрати на відрядження не працівника, члена керівних органів за дотримання таких умов: 

- у функції органу підприємства, членом якого є співробітник, що скеровується у відрядження, входить управління (обов’язково зафіксоване в положенні про цей орган); 

- організація скеровує його від свого імені; 

- відряджає від місця постійної праці (місця, де постійно працює відряджений) в іншу організацію або в свій структурний підрозділ, розташований в іншому населеному пункті. У початковий пункт - місце постійної праці цей співробітник повертається. 

Зрозуміло, підприємство повинно мати гарантії цільового використання коштів і повернення невикористаних коштів щодо всіх осіб, скерованих у службове відрядження, включаючи й тих, які не працюють на ньому. Оскільки такі гарантії нормативними актами України про трудові відносини не врегульовані, підприємству доцільно регламентувати відносини з такими підзвітними особами. Кодексом законів про працю регулюються відносини власника або уповноваженого ним органу тільки з працівниками підприємства. Для визначення відносин з особами, що скеровуються у відрядження, про що розглядається в цьому розділі уроку, доцільно на час відрядження укладати з ними два договори: трудовий договір - на певний термін або на час виконання певної роботи, що передбачено ст. 23 КЗпП, і договір про повну матеріальну відповідальність [9, 159]. 

 

 

Для впорядкування обліку відряджень і усунення конфліктів з перевіряючими органами при віднесенні витрат на відрядження до витрат підприємства, доцільно внутрішнім письмовим розпорядженням встановити перелік осіб, які не є працівниками підприємства, але є членами його керівних органів і можуть бути скеровані в службове відрядження підприємством. Таким документом може бути наказ про облік операцій з підзвітними особами. 

Статус підзвітної особи підприємства передбачає, з одного боку, право підприємства вимагати відшкодування грошових витрат і завданого підприємству збитку з вини такої особи, з іншого - право особи вимагати від підприємства відшкодування затрачених особистих грошей. Цей правовий аспект відносин вирішується укладенням договору про повну матеріальну відповідальність з особами, уповноваженими підприємством придбавати матеріальні цінності для нього. 

У бухгалтерському обліку можливе формування заборгованості як підзвітної особи, так і підприємства перед такою особою. 

Відповідно до ст. 134 Кодексу законів про працю передбачається повна майнова відповідальність працівника стосовно майна підприємства, переданого працівнику під звіт [4, 79]. 

Набуття статусу підзвітної особи може входити в його службові обов’язки, може поєднуватися з матеріальною відповідальністю. Такий статус може визначатися службовими обов’язками такої особи [7, 123]. 

При скеруванні працівника підприємства в службове відрядження спеціального надання йому статусу підзвітної особи не передбачається: вона набуває такий статус автоматично під час отримання грошового авансу з каси підприємства на підставі розпорядження керівника; статус підзвітної особи закінчується складанням авансового звіту й остаточним розрахунком за одержані від підприємства грошові кошти. У разі якщо мета відрядження передбачає розрахунки за отримання цінностей для підприємства, з нею укладається договір про матеріальну відповідальність. На практиці ж частіше є ситуації, коли у відрядження, що передбачає придбання цінностей, скеровується матеріально відповідальна особа. 

 

 

Основні операції із розрахунків з підзвітними особами підприємства подані в таблиці 9. Таких операцій в звичайних умовах може бути шість. На малих і невеликих підприємствах деякі операції, особливо на початкових стадіях розрахунків, можуть не мати чітких меж і бути об’єднані. 

 

Таблиця 9 

Послідовність операцій із розрахунків з підзвітною особою підприємства

Операції Основні первинні документи, що оформляються під час здійснення операцій з підзвітними особами 

1. Отримання завдання підзвітною особою для цього підприємства Затвердження списку осіб, які одержують готівкові кошти на господарські потреби. Оформлення відносин працівника з підприємством, працівник - член керівного органу - наказ про оформлення розрахунків з підзвітними особами. Усне або письмове розпорядження, наказ про службове відрядження. Оформлення, при необхідності, довіреності підприємства. Затвердження розрахунку суми необхідних грошових коштів для виконання завдання. Оформлення посвідчення про відрядження і реєстрація його в журналі реєстрації службових відряджень 

2. Отримання авансу для оплати витрат Витратний касовий ордер з вказівкою мети витрачання коштів або платіжна відомість. Реєстрація в журналі контролю підзвітних сум 

3. Скерування працівника на інше підприємство Придбання проїзних документів, оформлення документів на перевезення багажу або іншого вантажу та інших документів, необхідних для проїзду до місця призначення відрядження 

4. Оформлення документів на отримані цінності, роботи або послуги на іншому підприємстві: 

- передача отриманої під звіт готівки на оплату цінностей, робіт або послуг;