Стан та напрями удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами (на прикладі виробничо-торгівельного підприємства "АГРОПЕРЕРОБКА")

- виконання завдання із службового відрядження Оформлення квитанцій (в тому числі до прибуткового касового ордера), касового чека, акта закупівлі, товарного чека, накладної на відпускання ТМЦ, акта купівлі-продажу, акта виконаних робіт, товаротранспортної накладної, податкової накладної. Виконання передбачених завданням дій на іншому/інших підприємствах. Можливе на даному етапі отримання перерахованої заробітної плати відрядженою особою за його заявою 

5. Повернення працівника з відрядження. Передача матеріальних цінностей матеріально відповідальній особі свого підприємства: 

- передача документів на їх отримання і оплату в бухгалтерію підприємства; 

- передача документів, що підтверджують витрати на відрядження підзвітної особи в бухгалтерію підприємства Придбання проїзних документів, оформлення документів на провезення багажу або іншого вантажу й інших документів, необхідних для проїзду від місця відрядження до місця постійної роботи відрядженого працівника. Акт приймання, прибутковий ордер, авансовий звіт і передача з ними всіх супровідних документів, що підтверджують витрати, в бухгалтерію і/або на склад 

6. Складання звіту про використання одержаних грошових коштів: 

- складання звіту про виконання завдання; 

- затвердження авансового звіту підписом керівника; 

- отримання перевитраченої готівки або повернення невитраченої готівки; 

- бухгалтерські операції із розрахунків з підзвітною особою Звіт про виконану роботу у відрядженні. Затвердження і відображення в Журналі-ордері №7 по кредиту субрахунка 372 "Розрахунки з підзвітними особами" авансового звіту підзвітної особи. Повний розрахунок з підзвітною особою з авансового звіту і в зв’язку з цим оформлення прибуткового (на повернення невикористаних грошових коштів) або витратного (на покриття зробленої і визнаної перевитрати грошових коштів підзвітною особою) касового ордера. Відображення здійснених операцій бухгалтерськими проведеннями із занесенням їх у Головну книгу 

 

 

Перший етап відносин починається з визначення - в якості кого і де залучатиметься підзвітна особа за межами підприємства (див. таблицю 1). Мету, для досягнення якої відряджається підзвітна особа, визначає керівник підприємства. 

Список осіб, які мають право отримувати гроші на господарські потреби і/або на закупівлю сільськогосподарської продукції, затверджується керівником. 

Керівник підприємства віддає розпорядження про участь конкретної підзвітної особи в розрахунках за отримання цінностей (про скерування її в службове відрядження або поєднання отримання цінностей і скерування у відрядження) і про видачу їй грошового авансу для цих цілей. Таке розпорядження може бути як в усній, так і письмовій формі. 

Завдання для скерування в службове відрядження видається керівником у письмовому вигляді. 

 

 

Розглянута вище початкова операція з підзвітними особами не пов’язана з бухгалтерським обліком на підприємстві. 

Враховуючи, що в обліку дрібниць нема, підкреслимо велике значення саме цієї першої операції. Здійснювані при її проведенні процедури - видання наказів, розпоряджень, встановлення мети залучення підзвітної особи, укладення договору про матеріальну відповідальність в необхідних випадках, складання посадових інструкцій, формулювання службових обов’язків працівника, встановлення термінів залучення працівника, розрахунки сум грошових коштів, заповнення посвідчень, реєстрів, журналів, відомостей і т.п. - передбачають дотримання відомих правил оформлення документів. Під час перевірок контролюючими органами первинні документи, які на стадії їх складання не відносяться безпосередньо до ведення бухгалтерського обліку, також є об’єктом ревізії. Від послідовного і ретельного заповнення всіх реквізитів у первинних документах і реєстрах залежить проведення облікових процедур. Помилки і неточності, допущені при цих операціях, в наступних операціях виправити неможливо. 

Тому в подальшому викладі матеріалу уроку приділено увагу відображенню операцій з підзвітними особами в бухгалтерському обліку і складанню документів і реєстрів, на підставі яких такі операції здійснюються. 

 

 

Готівка під звіт видається на такі цілі: 

- на адміністративно-господарські потреби; 

- на закупівлю сільськогосподарської продукції; 

- на витрати із службових відряджень. 

Розпорядження керівника (наказ, службова записка, усне розпорядження, вказівка, розрахунок і т.д.) є основою для видачі грошового авансу підзвітній особі, тобто відбувається другий етап відносин. Ця стадія відносин знаходить відображення в бухгалтерському обліку (див. таблицю 1). 

Грошовий аванс - це грошова сума у національній або іноземній валюті, видана підзвітній особі в рахунок майбутніх платежів за виконані роботи, надані послуги, на купівлю цінностей, покриття витрат на відрядження. Як правило, грошовий аванс становить 100 % від величини майбутніх платежів. Однак можливий й інший варіант - виконання завдання підзвітною особою, а потім розрахунок з ним підприємства на підставі авансового звіту. 

Видача грошового авансу під звіт може здійснюватися з таких джерел: 

- з каси підприємства, при цьому можливі два варіанти: 

а) видача готівкових грошових коштів з каси підприємства за рахунок залишку в касі або виручки, що надійшла; 

б) видача готівкових грошових коштів з каси підприємства за рахунок отриманих касиром за чеком грошових коштів з поточного рахунка підприємства в банку на витрати на відрядження у національній або іноземній валюті, господарські потреби, закупівлю сільськогосподарської продукції, закупівлю товарів, оплату послуг і виконаних робіт; 

- за грошовим чеком з поточного або валютного рахунка в установі банку; при цьому в бланк грошового чека вносяться паспортні дані підзвітної особи як одержувача