Управлінські інформаційні системи і технології в обліку, аналізі та аудиті

 

 

Класифікація і кодування - це дві невіддільні частини одного процесу перекладу різноманітної економічної інформації з природної мови на формалізовану мову ЕОМ. Наведемо основні терміни й поняття, які використовуються в цій галузі.

Класифікація - поділ множини об'єктів на частини за їх подібністю або відмінністю згідно з прийнятими методами. У класифікації використовуються такі поняття:

Система класифікації - сукупність методів і правил класифікації та їхній результат.

Об'єкт класифікації - елемент класифікованої множини. Ознака класифікації - властивість або характеристика об'єкта, за якою виконується класифікація. Значення ознаки - якісне або кількісне вираження ознаки класифікації. Класифікаційне угруповання - частина об'єктів, яка виділена під час класифікації. Найпоширенішими є такі назви класифікаційних угруповань: клас, підклас, група, підгрупа, вид, підвид, тип.

Ступінь класифікації - етап класифікації при ієрархічному методі, внаслідок якого формується сукупність класифікаційних угруповань (або результат чергового поділу об'єктів одного класифікаційного угруповання). Глибина класифікації - кількість ступенів класифікації. Засобом вираження результатів класифікації є кодування. Кодування - створення і присвоєння коду класифікаційному угрупованню та об'єктові класифікації.

Код - знак, або сукупність знаків, узятих для позначення класифікаційного угруповання і об'єкта класифікації.

Алфавіт коду - система знаків, узятих для створення коду.

Основа коду - кількість знаків у алфавіті коду.

Розряд коду - позиція знака в коді.

Довжина коду - кількість знаків у коді без урахування пропусків.

Структура коду - умовне позначення складу та послідовності розміщення знаків у коді.

Контрольне число - розрахункове число, яке використовується для перевірки вірогідності запису коду.

Перекодування - присвоєння закодованому об'єкту нового коду.

Перекодувальні таблиці - таблиці взаємної відповідності кодів одних і тих самих класифікаційних угруповань, або об'єктів класифікації з різних класифікаторів.

Матеріальним утіленням класифікації і кодування є класифікатор.

Класифікатор - офіційний документ, що являє собою систематизований перелік назв і кодів класифікаційних угруповань або об'єктів класифікації.

Класифікатори можна створювати системним або локальним способом. За системним способом інформація класифікується з урахуванням вимог різних рівнів управління (підприємство, міністерство, відомство тощо), за локальною - в межах одного підприємства, організації або установи.

Класифікація і кодування - невіддільний елемент створення і функціонування комп'ютерних ІС. Метою класифікації і кодування є упорядкування та взаємоузгодження різних предметів, понять, властивостей чи інших елементів інформації. Використанням кодів можна значно скоротити обсяги інформації, трудомісткість її оброблення на всіх етапах технологічного процесу автоматизованого оброблення даних.

Методи класифікації економічної інформації. Метод класифікації - це сукупність правил створення системи класифікаційних угруповань та їхні зв'язки між собою. Розрізняють два основні .методи класифікації: ієрархічний та фасетний.

Ієрархічний метод класифікації характеризується тим, що початкова множина об'єктів техніко-економічної інформації послідовно поділяється на угруповання (класи) першого рівня поділу, далі - на угруповання наступного рівня тощо. Сукупність угруповань утворює при цьому ієрархічну деревоподібну структуру, яку часто зображають у вигляді розгалуженого графа, вузлами якого є угруповання. Недоліки ієрархічного методу класифікації:

• жорсткість структури, яка зумовлена фіксованістю ознак та їхньою послідовністю;
• не дає змоги поділяти об'єкти за будь-яким раніше не передбаченим довільним поєднанням ознак;
• ускладнює автоматизоване оброблення, оскільки утворюється нестандартний розподіл послідовності ознак.

Перелічені недоліки ієрархічного методу класифікації компенсуються фасетним (багатоаспектним) методом, за якого початкову множину об'єктів можна незалежно поділяти на класифікаційні угруповання щоразу з використанням однієї з обраних ознак. Кожна ознака фасетної класифікації відповідає фасеті, що являє собою список значень найменованої ознаки класифікації. Наприклад, ознака „колір" містить такий список значень: „червоний", „білий", „чорний", „зелений" тощо. Отже, систему класифікації можна подати переліком незалежних фасетів (списків), які містять значення ознак класифікації. Вибір того чи іншого методу класифікації залежить від управління. 

Мета кодування номенклатур економічних досліджень у тому, щоб подати інформацію в компактній формі. Процес кодування - це сукупність правил, за якими окремим об'єктами номенклатури присвоюють відповідні позначення - буквені або цифрові, що являють собою систему кодування. Розрізняють такі системи кодування: порядкову, систему повторення, розрядну (позиційну) і комбінованому.

Порядкова система застосовується для кодування, одноозначних, стабільних і простих номенклатур, передбачає присвоєння об'єктам цифрових номерів їх розміщення в номенклатурі з натурального ряду пропуску номерів.

Переваги даної системи - простота побудови та значність, густота записів найбільш економічна за кількістю розрядів, містить необхідний резерв вільних номерів для нових об'єктів. У межах кожної серії об'єктам присвоюються номери за порядком. При цьому в кожну серію обов'язково включаються резервні коди, які можна присвоювати новим об'єктам даної номенклатури.

Недопіки - не передбачається групування за ознаками, важко встановити оптимальну кількість вільних номерів, важко запам'ятовувати появу нових об'єктів даної номенклатури.

Система повторення використовує буквені або цифрові позначення, (1КІ), що безпосередньо характеризують об'єкт, який кодується (наприклад, маса, розмір об'єкта тощо), або асоціативно зв'язані з ним деякі дані, такі як місце (приміщення, адреса тощо).

Коди повторення в чистому вигляді використовують рідко, але вони можуть входити до комбінованих кодів. Код повторення можна застосовувати, наприклад, для позначення дат (рік, місяць, число), розрядів