Контроль і ревізія

На практиці зустрічаються документи частково безтоварні й частково безгрошові.

Наприклад, до частково безтоварних документів можна віднести видаткову накладну на відпуск кормів зі складу тваринницької ферми на відгодівлю телят, у якій поряд із фактично відпущеними кормами числяться й такі, яких бракує у коморі і які списано за домовленістю завідувача складу й завідувача ферми з метою приховування нестачі кормів у коморі.

Частково безгрошовою може бути платіжна відомість, виписана під виглядом виплати заробітної плати, у якій одночасно на суму дійсно належної оплати праці дописана сума на оплату праці вигаданих осіб, за рахунок чого списано вкрадену з каси готівку.

При цьому до основних ознак підробки документів відносяться:

• підчистка – механічне знищення тексту документів шляхом стирання (гумкою) або вирізання гострим предметом;
• травлення – знищення фрагментів тексту безпосередньо хімічним способом;
• дописка – вставки, приписки, переробки, які вносять з метою зміни початкового обсягу чи змісту операції.

Відповідно до зазначеного ревізор встановлює законність та дійсність документу, доцільність відображеної у документі операції.

Важлива мета пізнання в ревізії – отримання об'єктивної істини про господарські явища, що вивчаються.

Встановлення об'єктивної істини в ревізії об'єднується в наступне триєдине завдання, яке вимагає, щоб:

• жодне порушення, якщо воно мало місце, не залишилося невиявленим;
• виявлена шкода, по можливості, була відшкодована винними особами;
• було попереджено можливість появи аналогічних порушень в майбутньому.

Втім процес пізнання в ревізії носить опосередкований характер, а саме здійснюється шляхом вивчення господарських операцій, фактів минулого, відображених в документах. Цей процес має наступні особливості:

• метою пізнання є встановлення законності, ефективності та достовірності здійсненої операції, усунення причин та умов, що сприяють господарським порушенням;
• пізнавальна діяльність суб'єкта контролю має юридичну форму та обмежена застосуванням дозволених законом засобів пізнання;
• суб'єктами пізнання в ревізійному процесі виступають лише особи, які мають на це відповідні, передбачені законодавством, повноваження;
• об'єктами пізнання виступають лише документально підтверджені господарські операції;
• пізнання, як правило, є обмеженим і регламентується термінами, встановленими суб'єктом контролю;
• пізнання здійснюється за обов'язкової участі зацікавлених осіб;
• результатом пізнання є встановлення законності здійснених операцій, осіб, винних у допущенні порушень, розміру збитку, вжиття заходів до його стягнення, обґрунтованість фактів, що фіксуються суб'єктом контролю;
• результати пізнання оформлюються відповідним актом, довідкою, висновком тощо.

 

5.6. Способи перевірки документів

 

Будь-який документ підлягає ретельній перевірці. Однак перевірку документів необхідно проводити в комплексі, поєднуючи різноманітні способи їх дослідження. Це скорочує час, підвищує якість та ефективність ревізії.

До основних способів перевірки документів відносяться:

1. Хронологічна перевірка, яка передбачає розгляд документів за датами (днями, місяцями), за порядком розміщення документів у папках, при меморіальних ордерах, звітах, зведених нагромаджувальних відомостях. Цей вид перевірки малоефективний, оскільки він розпорошує увагу ревізорів на різнорідних за економічним змістом господарських операціях, при цьому порушується процес їх планомірного і глибокого вивчення. Проте перевірка документів у хронологічній послідовності здійснюваних господарських операцій виправдовує себе в умовах застосування меморіально-ордерної форми обліку під час ревізії підприємств, що виконують незначний обсяг роботи.

2. Систематизована перевірка документів за економічно однорідними господарськими операціями у розрізі окремих ділянок. Особливо ефективна вона при журнально-ордерній формі обліку, коли економічно однорідні первинні документи згруповані й підшиті за окремими журналами-ордерами й рахунками синтетичного обліку. Запис господарських операцій у журналах-ордерах за кредитовою ознакою забезпечує ефективну перевірку списання господарських коштів підприємства і кореспонденції рахунків. При цьому одночасно поєднується наочне узагальнення однорідних господарських операцій і процесів з детальною поглибленою перевіркою їх за первинними документами. Систематизація однорідних операцій у журналах-ордерах сприяє оперативному здійсненню взаємного контролю.

Основними прийомами систематизованої перевірки є:

• постійний контакт ревізора з господарською дійсністю;
• зустрічна перевірка документів і операцій;
• розгляд господарських процесів, балансів рахунків та різних сфер діяльності в їх взаємозв'язку;
• перевірка регістрів обліку та їх взаємозв'язків з документами;
• розгляд господарських явищ та процесів в динаміці;
• порівняння однорідних фактів;
• нормативна перевірка затрат;
• опитування учасників господарських операцій;
• всебічна перевірка фактів;
• формування робочих гіпотез.

Таким чином, систематизована документальна перевірка характеризується поєднанням узагальненого вивчення однорідних операцій з детальним їх дослідженням, виявленням взаємозв'язків між операціями, первинними документами, обліковими регістрами й звітністю.

3. Комбінова перевірка – дослідження документів поєднує хронологічний і систематизований способи, тобто ряд документів перевіряється в порядку їх підшивки, а інші – за економічно однорідними операціями.

4. Вибіркова перевірка, яка полягає в тому, що ревізор за певною схемою відбирає частину документів для їх вивчення.

Поруч із цим можна також виділити наступні способи перевірки документів:

• формальна перевірка – визначається ступень правильності складання документів;
• фактична перевірка за суттю, мета якої – переконатися, що операції, які відображені в документах дійсно мали місце;
• аналітична (нормативна) перевірка використовується для встановлення законності господарських операцій шляхом порівняння з діючими нормами, лімітами, планами або кошторисами і визначення економії чи перевитрат;

юридична перевірка має за мету визначити відповідність відображених у документах господарських операцій чинному законодавству. Господарську операцію можна вважати законною, якщо її зміст не суперечить чинним законам, постановам, нормативним актам;

економічна перевірка використовується для визначення доцільності господарських операцій шляхом з'ясування, яку економічну вигоду, користь вони дають, чи було при цьому