Опорний конспект лекцій з дисципліни "Стандартизація та сертифікація"

 

ТРАФАРЕТИЗАЦІЯ – це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для певної групи документів, умовно поділяється на трафаретну, або постійну, та індивідуальну, або змінну. Створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі тексти мають по кілька запасних варіантів. Лист з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини та змінної частини – вставки.

 

Ступінь трафаретизації може бути різним: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дозволяють зекономити до 50-75% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущене в тексті.

 

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації. їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах. Трафаретизація дозволяє підвищити продуктивність праці, сприяє підвищенню культури діловодства.

 

Уніфікація управлінських документів полягає у встановленні єдиного складу й форм цих документів, які фіксують здійснення однотипних управлінських функцій.

 

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення застосовуваних документів, типізації їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації на основі спільних функцій керування, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

 

Стандартизація – це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

 

З 07.01.1997 року введений у дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) – це складова частина державної системи класифікації й кодування техніко-економічної й соціальної інформації. ДКУД являє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД).

 

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

 

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

 

ДКУД містить такі класи:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) первинно-облікова документація;

3) банківська документація;

4) фінансова документація;

5) звіїно-статистична документація;

6) планова документація;

7) ресурсна документація;

8) торговельна документація;

9) зовнішньоторговельна документація;

10) цінова документація;

11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення;

12) документація з побутового обслуговування населення;

13) бухгалтерсько-облікова документація;

14) документація з Пенсійного фонду;

15) словниково-довідкова документація.

 

Можна сказати, що ці 15 класів вичерпно класифікують управлінську документацію. Однак, доцільніше використовувати простішу класифікацію управлінської документації. Згідною з нею, вона поділяється лише на три великі різновиди:

організаційно-розпорядча документація,

організаційно-правова документація,

інформаційно-довідкова документація.

2. Формуляр і бланк управлінського документа

Головною проблемою створення управлінських документів є забезпечення правильності оформлення його формуляра.

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА – сукупність реквізитів документа та схема їх розміщення на документі.

Склад реквізитів документа та конкретна конфігурація їх розміщення залежать від виду документа та класу уніфікованої системи документації, до якої він належить. Додержання формуляра документа є головною передумовою набуття ним юридичної сили.

Нормативні вимоги щодо цього містяться головним чином у ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів. Згідно зі стандартом, його вимоги поширюються не тільки на організаційно-розпорядчу документацію, а всі класи уніфікованих систем документації.

 

ДСТУ 4163-2003 встановлює 32 основні реквізити для управлінського документа:

01–- зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим,

02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування),

03 – зображення нагород,

04 – код організації,

05 – код форми документа,

06 – назва організації вищого рівня,

07 – назва організації,

08 – назва структурного підрозділу організації,

09 – довідкові дані про організацію,

10 – назва виду документа,

11 – дата документа,

12– реєстраційний індекс документа,

13 –посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь,

14 – місце складення або видання документа,

15 – гриф обмеження доступу до документа,

16 – адресат,

17 – гриф затвердження документа,

18 – резолюція,

19 – заголовок до тексту документа,

20 – відмітка про контроль,

21 – текст документа,

22 – відмітка про наявність додатків,

23 – підпис,

24 – гриф погодження документа,

25 – візи документа,

26 – відбиток печатки,

27 – відмітка про засвідчення копії,

28 – прізвище виконавця і номер його телефону,

29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи,

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі,

31 – відмітка про надходження документа до організації,

32 – запис про державну реєстрацію.

 

Документи, що створюються в організації, повинні мати на бланках наступні обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). На службових листах назву виду документа не вказують.

 

Розміщення у певній послідовності реквізитів документа, які складають його формуляр, відбувається на бланку документа.

 

3. Основні вимоги до змісту та розташовування реквізитів управлінських документів

 

Установлюють такі види бланків документів:

•загальний бланк для різних видів документів (без позначення в бланку назви виду документа);

•бланк листа;

•бланк конкретного виду документа (із позначенням у бланку назви виду документа), крім листа.

 

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи в тому випадку, якщо керівник підрозділу або посадова особа має право підписувати документи.

 

Організації, які ведуть переписку з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною.

 

Дозволяється використовувати два варіанти розташування реквізитів - кутовий і поздовжній.

 

Бланки документів є документами суворої звітності. Порядкові номери проставляють друкованим або іншим способом, бажано на нижньому полі зворотного боку бланка.

 

Як правило, бланки документів виготовляються на папері формату A4, вони повинні мати такі поля, мм: З0 – лівий, 10 – правий, 20 – верхній та нижній.

 

За окремими винятками (заяви, пояснювальні записки), управлінські документи виготовляють за допомогою комп'ютерної техніки шрифтом розміром у 12-14 друкарських пунктів через 1,5 міжрядкових інтервали. Реквізити документа (крім тексту, реквізитів «Адресант», «Гриф затвердження», «Гриф погодження»), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Реквізити документа відокремлюють один від іншого 1,5-3 міжрядковими інтервалами. Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

 

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

 

•12,5 мм – для початку абзаців у тексті;

•92 мм – для реквізиту «Адресат»;

•104 мм – для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;

•125 мм – для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

 

Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», назви посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчуваного напису «Згідно з оригіналом», а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

 

Назву виду документа друкують великими літерами.

 

Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади.

 

Контрольні запитання

1.Дайте визначення поняттю «стандартизація управлінського документа».

2.Охарактеризуйте поняття «уніфікація документа».

3.У чому полягає мета стандартизації та уніфікації управлінських документів?.

4.Назвіть основні етапи уніфікації й стандартизації.

5.Дайте визначення тарифікації.

6.Яким може бути ступінь тарифікації?

7.Охарактеризуйте переваги тарифікації.

8.Визначте класи ДКУД (Державного класифікатора управлінської документації).

9.Дайте визначення поняттю «сертифікація».

10.Що є головною проблемою створення управлінських документів?

11.Скільки основних реквізити для управлінського документа встановлює ДСТУ 4163-2003? Назвіть обов'язкові реквізити, які повинні мати документи, що створюються в організації.

12.Які основні вимоги до змісту та розташовування реквізитів управлінських документів?