Організація автоматизованих робочих місць (АРМ) референта офісу

До машинно-ручних робочих місць належить обробка предметів праці механізмами і за рахунок зовнішньої енергії (електричної, теплової), але при безпосередній участі працівника.

Механізовані робочі місця характеризуються тим, що основні технологічні процеси повністю виконуються машинами і механізмами, а за робітником залишається лише функція управління машинами, тобто енергія людини витрачається на управління, а не на безпосереднє перетворення предмета праці.

Апаратурні робочі місця оснащені різними апаратами, впливають ними на предмет праці за рахунок теплової, електричної, хімічної або біологічної енергії.

На автоматизованих робочих місцях весь технологічний процес здійснюється верстатом, машиною або агрегатом автоматичної дії без участі працівника, за яким зберігається функція пуску і зупинки автомату, контролю за його роботою і, за необхідності, наладки [12, с. 102].

Тобто, автоматизоване робоче місце – це сукупність інформаційно-програмно-технічних ресурсів, яка забезпечує кінцевому користувачу обробку даних і автоматизацію управлінських функцій в конкретній предметній сфері. Такі автоматизовані робочі місця характеризується жорстким включенням в програмний продукт функціональних та підтримуючих технологій, що дозволяє використовувати спеціалістів невисокої кваліфікації, оскільки його дії носять декларативний, а не процедурний характер і глибоких знань в предметній сфері від нього не вимагаються, так, як вони закладені розробниками програмного забезпечення.

Автоматизоване робоче місце забезпечує працівника всіма засобами, необхідними для виконання певних функцій.

АРМ об'єднує програмно-апаратні засоби, що забезпечують взаємодію людини з комп'ютером, надає можливість введення інформації (через клавіатуру, комп'ютерну мишку, сканер тощо) та її виведення на екран монітора, принтер, плотер, звукову карту – динаміки або інші пристрої виводу. Як правило, АРМ є частиною автоматизованої системи управління. Для АРМ інформаційне забезпечення створюється, як правило, у вигляді так званої інформаційної бази та бази даних[15, с. 146].

Організаційне забезпечення АРМ -комплекс документів, що регламентують діяльність фахівців під час використання комп'ютера чи термінала іншого виду на робочому місці, фахівці визначають функції і завдання кожного із них[15, с. 148].

Електронна обчислювальна машина (ЕОМ) – загальна назва для обчислювальних машин, що є електронними (починаючи з перших лампових машин, включаючи напівпровідникові тощо) на відміну від електромеханічних (на електричних реле тощо) та механічних обчислювальних машин. В часи широкого розповсюдження аналогових обчислювальних машин, що теж були в своїй переважній більшості електронними, для уникнення непорозумінь використовувалася назва «цифрова електронна обчислювальна машина» (ЦЕОМ) або «лічильна» (рос.  счётная) машина (задля підкреслення того, що цифрова електронна машина саме реалізує безпосередньо обчислення результату, в той час, як аналогова машина, фактично, реалізує процес фізичного моделювання з отриманням результату вимірюванням) [23, с. 38].

База даних (БД) – впорядкований набір логічно взаємопов'язаних даних, що використовуються спільно, та призначені для задоволення інформаційних потреб користувачів. У технічному розумінні включно й система керування БД. Головним завданням БД є гарантоване збереження значних обсягів інформації (т. зв. записи даних) та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі[11, с. 23].

Автоматизована система керування (АСК), Автоматизована система управління (АСУ), Комп'ютерна система управління (КСУ) – автоматизована система, що ґрунтується на комплексному використанні технічних, математичних, інформаційних та організаційних засобів для управління складними технічними й економічними об'єктами. АСК – це сукупність керованого об’єкта й автоматичних вимірювальних та керуючих пристроїв, у якій частину функцій виконує людина [15, с. 162].

 

 

Створення автоматизованих робочих місць передбачає, що основні операції по нагромадженню, зберіганню і переробці інформації покладаються на обчислювальну техніку, а працівник офісу чи організації виконує частину ручних операцій і операцій, які вимагають творчого підходу при підготовці управлінських рішень. Персональна техніка застосовується користувачем для контролю виробничо-господарської діяльності, зміни значень окремих параметрів в ході розв’язку задачі, а також для вводу вхідних даних в автоматизованих інформаційних системах, для розв’язку поточних задач і аналізу функцій управління[4, с. 26].

Термін «автоматизація» з'явився у пресі невдовзі після закінчення Другої світової війни Однак це слово не знайшло місця в словниках до кінця 50-х років. Цьому терміну було дане універсальне визначення: «автоматично контрольована дія машини, процесу або системи, особливо за допомогою контролюючих пристроїв». Ця характеристика охоплює автоматизацію як на промисловому підприємстві, так і в офісі.

Цей термін уперше був вжитий у 1947 році Д. Хардером з «Форд мотор компанії» на засіданні, присвяченому плануванню і обладнанню нового заводу. Після цього він відразу ж був визнаний як зручний для автоматичних пристроїв і став загальновживаним в автомобільній і металообробній промисловості. Далі цей термін став вживатися практично у всіх сферах виробництва, а щодо застосування цього слова у зв'язку з опрацюванням даних і канцелярською роботою, то перша людина, яка нібито вжила його, був Джон Діболд з компанії «Джон Діболд».

Введення автоматизації в офісах є процесом удосконалення промислової стандартизації з перенесенням місця дії з цеху в офіс.

У 1955 році як відзначав журнал «Dun'sReview», в якому були опубліковані результати науково-технічного дослідження, менеджери офісів йшли «у напрямку електронної ери». Експерти виявили, що лише деякі компанії перейняли ефективні методи офісної роботи. Менше половини з них вимірювали продуктивність канцелярської роботи, 32% мали програму контролю методів записів