Організація автоматизованих робочих місць (АРМ) референта офісу

Комп'ютери забезпечують можливість розв'язання широкого кола завдань різного типу на дуже високих швидкостях. Це дає можливість виконувати на ЕОМ операції, пов'язані з обробкою інформації та розрахунками варіантів планів у таких обсягах і в такі стислі строки, які при застосуванні іншої обчислювальної техніки неможливі. Тому ефективність впровадження ЕОМ полягає не тільки в економії праці у сфері управління, а й в оптимізації планування і вдосконаленні управління.

Впровадження автоматизованої системи управління має здійснюватися шляхом поетапної перебудови діючої системи з метою запобігання будь-яким порушенням поточної роботи управлінського апарату.

Застосування ПЕОМ для обробки економічної інформації та виконання розрахунків дає можливість у 1, 5-2 рази знизити трудомісткість розрахункових операцій порівняно з ручною працею.

Сьогодні, завдяки інтенсивному розвитку комп'ютерних технологій, АРМ застосовуються практично всюди, як у промисловій сфері, так і в офісах[1].

 

 

 

Аналізуючи сутність поняття «Автоматизовані робочі місця», фахівці визначають їх найчастіше як професійно-орієнтовані невеликі обчислювальні системи, розташовані безпосередньо на робочих місцях фахівців і призначені для автоматизації їх роботи.

Для кожного об'єкта управління треба передбачити автоматизовані робочі місця, що відповідають їхньому функціональному призначенню. Однак принципи створення АРМ повинні бути загальними: системність, гнучкість, стійкість, ефективність.

Відповідно до принципу системності АРМ варто розглядати як системи, структура яких визначається функціональним призначенням.

Принцип гнучкості означає пристосовність системи до можливих перебудов завдяки модульності побудови всіх підсистем і стандартизації їхніх елементів.

Принцип стійкості полягає в тому, що система АРМ повинна виконувати основні функції незалежно від впливу на неї внутрішніх і зовнішніх можливих факторів. Це значить, що неполадки в окремих її частинах повинні бути легко переборні, а працездатність системи – швидко відновлена.

Ефективність АРМ варто розглядати як інтегральний показник рівня реалізації наведених вище принципів, віднесений до витрат по створенню й експлуатації системи.

Функціонування АРМ може дати значний ефект тільки за умови правильного розподілу функцій і навантаження між людиною і машинними засобами обробки інформації, ядром яких є ЕОМ. Лише тоді АРМ стане засобом підвищення не тільки продуктивності праці та ефективності управління, а й соціальної комфортності фахівців.

Створення автоматизованих робочих місць припускає, що основні операції з накопичення, збереження і переопрацювання інформації покладаються на обчислювальну техніку, а користувач виконує частину ручних операцій і операцій, що вимагають творчого підходу у підготуванні управлінських рішень[ 4, с. 52 ].

Розглянемо АРМ на прикладі сучасної професії документознавця-референта. Документознавець-референт – спеціаліст, який знає про документ все, що стосується роботи з ним (зіставлення, оформлення, облік, реєстрація, контроль виконання, довідково-інформаційна робота, зберігання) на основі використання тимчасових автоматизованих технологій. Він планує, організовує і удосконалює діяльність служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства в організації. Розробляє уніфіковані форми документів, системи документації, приймає міри з оптимізації в документопотоках організації. Бере участь у відборі документів, які передаються на державне зберігання. Приймає міри у вдосконаленні автоматизованих інформаційних систем та систем управління, у розробці новітніх інформаційних технології із застосуванням комп'ютерної техніки та створення баз і банків даних

Документознавство та референтська діяльність – це безпосередньо затребувана спеціальність на сьогоднішній день. Представники такого роду знань роблять великий внесок в життя і розвиток кожного підприємства, тому що є його «серцем» – інформацією і документацією[20, с. 67].

Також, референт – це особа, яка забезпечує організаційний, експертно-консультативний, інформативний та координативний супровід управлінської, наукової та іншої діяльності керівника, адміністрації або окремої посадової особи з метою ефективності їхньої роботи[7, с. 112].

Референт може працювати в установі будь-якого рівня управління, будь-якої галузі і будь-якої форми власності. Інакше кажучи – скрізь, де є люди та документи. Державний освітній стандарт вимагає, щоб випускник був «підготовлений до професійної роботи в державних органах федерального рівня, суб'єктів Федерації, муніципального рівня, в державних, громадських, кооперативних та комерційних установах, організаціях, фірмах, Підприємствах в службах документаційного забезпечення управління»[8, с. 22].

Більшу частину робочого часу референт проводить на постійному робочому місці, де виконує значну частину роботи. Розробляє, впроваджує і забезпечує функціонування єдиного в організації технологічного процесу документування і роботи з документами і документною інформацією на основі використання сучасних автоматизованих технологій (складання, оформлення документів, облік, реєстрація, контроль виконання, довідково-інформаційна робота, зберігання). Планує, організовує і удосконалює діяльність служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства в організації. Розробляє уніфіковані форми документів, системи документації, табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків організації. Бере участь у відборі документів, які передаються на державне зберігання, організації поточного збереження й експертизі цінності документів. Бере участь у постановці завдань проектування, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем та систем управління, а також у розробці новітніх інформаційних технологій, що базуються на застосуванні комп'ютерної техніки, проектуванні і актуалізації баз і банків даних. Вивчає й узагальнює передовий вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документаційного забезпечення. Готує пропозиції щодо