Особливості будови та функціональні можливості комп'ютерних касових систем

Внесення або повернення готівки (наприклад, внесення розмінної монети на початку робочого дня, вилучення готівки в кінці робочого дня) з місця проведення розрахунків повинні реєструватися через РРО з використанням операцій «службове внесення» і «службова видача», якщо таке внесення або видача не пов’язані з проведенням розрахункових операцій. Крім того, операція «службове внесення» використовується для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після роздрукування Z-звіту.

Реєстрація видачі коштів у разі повернення товару (відмови від послуги, прийняття цінностей під заставу, виплати виграшів у державні лотереї тощо) або скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку здійснюється як реєстрація від’ємної суми тільки в разі забезпечення алгоритмом роботи РРО окремого накопичення у фіскальній пам’яті від’ємних сум розрахунків. Якщо РРО не забезпечує такого накопичення, то дозволяється реєструвати видачу коштів (скасування помилкової суми) за допомогою операції «службова видача».

Якщо сума коштів, виданих при поверненні товару або рекомпенсації раніше оплаченої послуги, перевищує 85 грн, то матеріально відповідальна особа господарської одиниці або особа, що безпосередньо здійснює розрахунки, повинна скласти акт про видачу коштів. В акті обов’язково слід зазначити:

- дані документа, що засвідчує особу покупця, який повертає товар (відмовляється від послуги) ;

- дані про товар (послугу) ;

- суму виданих коштів;

- номер, дату і час видачі розрахункового документа (касового чека), що підтверджує купівлю товару (отримання послуги).

Варто також, щоб в акті про видачу коштів підписався і отримувач (особа, яка подала касовий чек) грошових коштів у тому, що він отримав грошові кошти, і в тому, що він повернув товар у цілісному вигляді.

Відповідно до ст. 234 Цивільного кодексу України, покупець протягом 14 днів, не враховуючи дня купівлі, має право обміняти непродовольчий товар належної якості на аналогічний у продавця, у якого він був придбаний, якщо товар не підійшов за формою, габаритами, фасоном, кольором, розміром або якщо з інших причин він не може бути використаний за призначенням.

Акт складається також і при скасуванні помилково проведеної через РРО розрахункової операції або суми розрахунку, де вказуються дані про помилкову розрахункову операцію (суму розрахунку) і реквізити розрахункового документа.

Акти про видачу коштів і акти про скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку передаються в бухгалтерію СПД і зберігаються протягом 3-х років. У разі відсутності в СПД такого відділу, як бухгалтерія, ці акти підклеюються на останній сторінці відповідної книги ОРО.

 

Документом, що підтверджує купівлю-продаж або повернення товару з використанням РРО, є фіскальний чек. Залежно від операції, яка виконується, він може бути двох видів:

- фіскальний касовий чек на товари (послуги) ;

- фіскальний касовий чек видачі грошових коштів.

 

 

Попри те що криза не найкращим чином позначилася на торгівлі, чіткий облік операцій у цій сфері залишається не менш актуальним. Основні інструменти, що автоматизують такі операції, – спеціальне програмне забезпечення та реєстратори.

Законодавство зобов’язує суб’єктів підприємницької діяльності при продажу товарів та послуг здійснювати розрахункові операції у готівковій або безготівковій формі з використанням реєстраторів розрахункових операцій (РРО). До них належать електронні касові апарати, електронні контрольно-касові реєстратори, комп’ютерні касові системи, електронні таксометри й інші апарати, що фіксують операцію продажу.

Залежно від складності реєстратори можна поділити на дві групи:

1) контрольно-касові машини (ККМ), на яких продавець-касир може набрати суму покупки та надрукувати чек;

2) фіскальні реєстратори.

А за способами використання їх поділяють на чотири категорії:

1) автономні, не мають зв’язку з комп’ютером. Перевага таких ККМ полягає у тому, що каса може працювати і стаціонарно у приміщенні від звичайної мережі 220 В, і автономно на виїзній торгівлі, наприклад від автомобільного акумулятора 12 В;

2) пасивні, мають зв’язок з комп’ютером, але не керують роботою системи. Такі ККМ можуть використовуватися також як автономні;

3) активні, керують роботою системи. Це POS-термінали, тобто комп’ютери, вбудовані у нестандартний «касовий» корпус, зі встановленою програмою та засобами експорту-імпорту даних;

4) фіскальні реєстратори, що працюють лише у складі системи – автоматизованого місця «продавець-касир» [7, 149].

Є декілька режимів роботи ККМ у складі системи автоматизації. Залежно від принципу отримання облікової інформації ККМ можна розподілити на ті, що працюють у режимі on-line (ККМ увімкнено в лінію) і в режимі off-line (ККМ вимкнено з лінії).

ККМ, що працюють у режимі on-line, отримують інформацію про товар, який продається, від касового сервера – комп’ютера, до якого підключено ККМ, де зберігається вся інформація про товари і реєструються всі продажі. Тому онлайнові ККМ, як правило, мають мінімальний обсяг вбудованої пам’яті, але натомість при такому режимі роботи практично немає обмежень щодо кількості товарів в асортименті.

Ще одна перевага цього режиму – можливість оперативно обробляти на комп’ютері інформацію про продажі. Проте через те, що вся система функціонує як єдине ціле, вона потребує високої надійності