Потреби в архівній інформації та групи її споживачів

Вивчення потреб сучасного суспільства в архівній інформації є важливим завданням архівних установ. Тому виникає питання щодо класифікації таких потреб, що може дати важелі до розуміння шляхів і засобів своєчасного доведення до споживачів необхідної їм інформації, яка міститься у документах НАФ.

Сучасне архівознавство, крім звичайної та найпоширенішої класифікації потреб за предметно-тематичною ознакою, додатково використовує і такі:

хронологічний, або історичний принцип – потреба в інформації, що відноситься до певного історичного періоду і міститься у документах відповідної історичної епохи;

географічний – потреба в інформації щодо певного регіону та з документів конкретних адміністративно-територіальних одиниць;

ієрархічний – потреба в інформації різних рівнів місцевих, регіональних та центральних органів, структур, угрупувань;

галузевий – потреба в інформації, що відноситься до певних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності;

адресний – потреба в інформації, що відноситься до діяльності певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, наприклад, якщо мова йде про об'єднаний або родинно-фамільний фонд;

матеріальний – потреба в інформації, що міститься в документах залежно від способу закріплення в них інформації.

Вказані критерії класифікації потреб в архівній інформації можуть допомогти архівістам визначити, які саме державні архіви, фонди, колекції, окремі документи користуються найбільшим попитом у споживачів, а які або невідомі, або ще не на часі. А це, в свою чергу, допомагає архівістам не тільки враховувати наявні запити, але й втручатися в процес регулювання потреб у архівній інформації, краще організовувати користування тими або іншими документами НАФ, вдосконалювати облік довідкового апарату до них, приймати на державне зберігання тощо.

Цікавою є спроба запровадити класифікацію потреб у ретроспективній документній інформації за ознакою ефекту, очікуваного споживачами від її використання. Свого часу це питання досліджував російський архівознавець В. Автократов, який відділяв науково-історичний ефект від використання архівних документів, технічно-економічний, управлінський і соціально-правовий ефекти, ефект створення суб'єк-тивного світу людини, а також стратегічний та естетичний ефекти.

 

 

Оскільки потреба в архівній інформації може виявлятися лише через її споживачів, то певній класифікації підлягають не лише потреби, а й споживачі інформації. Її загальноприйнятої схеми ще не існує, оскільки не виділено засадничу ознаку на першому рівні класифікаційного визначення. Практично під час аналізу складу користувачів архіви висувають свої кваліфікаційні схеми, а це ускладнює узагальнення й порівняння даних у межах всієї системи. Підхід до аналізу залежить від того, кого вважати споживачем: фахівця, який прийшов до архіву, чи установу, яку він представляє. Більшість дослідників схиляється до того, щоб відмовитися від професійної ознаки як засадничої і прийняття за перший ступінь класифікації сферу діяльності користувача. Пропонується такі сфери діяльності, що відрізняються за характером праці: сфера управління, наукові дослідження і проектно-конструкторські роботи, виробництво, навчання, підготовка та перепідготовка кадрів, творча діяльність. На другому рівні класифікації пропонується розподіляти користувачів за фахом, спеціалізацією, посадовим становищем, освітою, науковими ступенями і ін.

Враховування потребують і такі ознаки, як професійна та регіональна приналежність користувачів, їхня кваліфікація, у т. ч. наявність наукового ступеня, вченого звання, час роботи над даною темою, наявність друкованих праць і ряд інших.

Основними принципами користування документами архіву є відкритість ретроспективної документної інформації, законність її пошуку, отримання та використання, рівні права доступу до неї усіх юридичних і фізичних осіб, незавдання шкоди документам під час користування ними. Архів забезпечує для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, вільний доступ до документів з відкритою інформацією та архівних довідників і баз даних до них з часу надходження цих документів на зберігання до архіву чи з часу створення в архіві цих довідників та баз даних.

Архів може обмежити доступ до документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, на строк до одного року в зв'язку з їх науково-технічним опрацюванням, перевірянням наявності та стану або реставрацією. У разі проведення великого обсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продовжено з дозволу Держкомархіву України, але не більше ніж на один рік.

Архів не має права обмежувати або визначати умови використання відкритої архівної інформації, отриманої користувачем в результаті самостійного пошуку або як платна послуга архіву. Архів не несе відповідальності за використання інформації отриманої користувачем на законних підставах. Архів обмежує доступ до документів та баз даних, що містять державну або іншу передбачену законом таємницю, – до моменту скасування рішення про встановлення обмежень для певної категорії документів з такою інформацією; до документів з конфіденційною інформацією про особу, а також до документів, що можуть створити загрозу для її життя чи недоторканості житла – на 75 років від часу їх створення. Архів зобов'язаний надати користувачеві вичерпну інформацію щодо порядку отримання дозволу на доступ та у разі його отримання попередити користувача в установленому порядку про відповідальність за збереження таємності чи конфіденційності інформації. Надання допуску до секретних документів та ознайомлення з ними здійснюється у порядку, встановленому спеціальною інструкцією. Доступ до розсекречених документів