Потреби в архівній інформації та групи її споживачів

Архів зобов'язаний на вимогу особи – суб'єкта персональних даних надати йому для ознайомлення документи про нього і за його запитом повідомити про усі випадки користування цими документами. У разі виявлення особою недостовірних відомостей про себе до документів з персональними даними може бути долучено документи, що спростовують або уточнюють ці дані. До документів офіційного походження, що містять конфіденційну інформацію, віднесену до комерційної або іншої ипередбаченої законом таємниці (окрім інформації про особу), доступ може бути надано з письмового дозволу фондоутворювача або його правонаступника (подальшого власника).

Обмеження щодо доступу до документів не поширюються на працівників державних архівних установ, суду, правоохоронних, контрольно-ревізійних та податкових органів, які виконують службові завдання, а також в інших передбачених законом випадках. У разі передавання за договором до архіву на постійне зберігання документів НАФ, що не належали державі, територіальним громадам, умови подальшого користування ними визначаються з колишніми власниками зазначеним договором. Цей порядок може бути встановлено також у випадках передавання документів на депоноване зберігання. Доступ до документів, що є об'єктами авторського і суміжних прав та права інтелектуальної власності надається на загальних підставах, якщо інше не передбачено письмовим розпорядженням суб'єкта права (фондоутворювача чи іншої особи) або його спадкоємців.

Доступ до аудіовізуальних та науково-технічних документів, створених як продукт цільової виробничої діяльності, регулюється угодою архіву з юридичними особами – виробниками, які передали документи на зберігання, за погодженням з іншими суб'єктами права відповідно до законодавства.

Однією з форм звернення споживачів до архіву є письмовий запит юридичної особи або заява фізичної особи щодо надання архівної інформації з певного питання. Тематичний запит стосується надання інформації з певної проблеми, теми за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати. До персональних запитів належать біографічні та генеалогічні запити, що можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб.

Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи. Генеалогічний запит має на меті встановлення родового та родинного зв'язку і має містити інформацію про двох або більше осіб, пов'язаних таким зв'язком. Соціально-правовий запит стосується надання необхідної для забезпечення (встановлення, відновлення) законних прав фізичних осіб інформації про:

– громадянський стан;

– освіту та навчання;

– трудовий стаж;

– службу у Збройних Силах СРСР, Українському війську;

– стан здоров'я, перебування на лікуванні;

– творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й

інші праці;

– нагородження, присвоєння почесних звань;

– участь у Другій світовій війні, партизанському та

підпільному русі, русі Опору, народному ополченні;

– перебування в евакуації, на окупованій території, у

концтаборах, гетто, інших місцях примусового утримання, примусове

вивезення до Німеччини та інших країн Центральної та Східної

Європи у період Другої світової війни;

– репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та

виборчих прав (у тому числі про конфіскацію майна) і наступну

реабілітацію.

Запит фізичної особи може стосуватися самого заявника, осіб, що перебувають на його утриманні або під його опікою, його померлої дружини (чоловіка) або близьких родичів.

 

 

Використання архівної інформації – застосування первинної і вторинної документної інформації для задоволення інформаційних потреб юридичних та фізичних осіб.

Щодо потреб в архівній інформації, то їх поділяють на чотири групи:

1) документи про характер потреб в архівній інформації, які є в архіві (матеріали архівного обліку та статистики, різні запити) ;

2) нормативні документи – закони України, укази Президента, постанови Верховної Ради, акти уряду, міждержавні угоди, інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної;

3) історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дискусій та “круглих столів”, поточні та перспективні плани науково-дослідної роботи науково-дослідних інститутів, вузів, складання історичних календарів, довідників тощо;

4) матеріали анкетування, інших видів соціологічних опитувань споживачів, зворотного зв'язку з ними (листи, скарги, пропозиції).

Під час аналізу складу користувачів, архіви висувають свої кваліфікаційні схеми, а це ускладнює узагальнення й порівняння даних у межах всієї системи. Підхід до аналізу залежить від того, кого вважати споживачем: фахівця, який прийшов до архіву, чи установу, яку він представляє. Більшість дослідників схиляється до того, щоб відмовитися від професійної ознаки як засадничої і прийняття за перший ступінь класифікації сферу діяльності користувача. Пропонується такі сфери діяльності, що відрізняються за характером праці: сфера управління, наукові дослідження і проектно-конструкторські роботи, виробництво, навчання, підготовка та перепідготовка кадрів, творча діяльність. На другому рівні класифікації пропонується розподіляти користувачів за фахом, спеціалізацією, посадовим становищем, освітою, науковими ступенями і ін.

 

 

Архівознавство // За ред. Я. Калакури, І. Матяш. – К., 2002.

Боряк Г. В. Національна архівна спадщинаУкраїни та діржавний реєстр «Археографічна україніка»: Архівні документальні ресурси та науково-інформаційні системи. – К., 1995.

Закон України «Про Основні правила роботи державних архівів України» (від 27 березня 2007 року)

Методика і критерії виявлення і включення унікальних документальних пам’яток НАФ України до Державного реєстру національного культурного надбання. – К., 1999

Наленч Д. Міжнародні стандарти та рекомендації міжнародних іституцій щодо принципів доступу до архівних документів // Архіви України. – 2000. – № 1-3.