Проектування бази даних відділу кадрі

17

що входить в пакет Microsoft Office.

Розробку інформаційного забезпечення АРМ проведемо на базі системи управління базами даних (СКБД) Access XP зі складу обраного інтегрованого пакету Microsoft Office XP.

СУБД Access призначена для розробки баз даних реляційного типу для локального їх використання на персональних комп'ютерах і для роботи з цими базами.

При проектуванні бази даних, в першу чергу, необхідно визначити, що саме потрібно зберігати.

Ця СУБД була обрана з наступних причин:

§ простота засобів реалізації,

§ легкість освоєння інструментарієм розробника (VBA),

§ наочність візуалізації інформації.

Також «Microsoft Access» надає велику кількість національних засобів щодо оптимізації роботи проектованого додатки. До них відносяться:

§ завантаження модулів на вимогу;

§ оптимізація дерева викликів;

§ використання файлів MDE;

§ автоматична підтримка скомпільовані стану;

§ використання бібліотек Windows API;

§ індивідуальна налаштування системи;

§ ефективне використання індексів;

§ вбудований оптимізатор запитів.

 

 

Практично всі процеси управління підприємством впритул пов'язані з тими чи іншими документами. Для ефективного розвитку бізнесу компанії необхідно управління документами протягом всього їх життєвого циклу – від створення до списання в архів.

У процесі управління документами виникають різні проблеми. Серед загальних проблем управління документованої інформацією в організаціях можна виділити:

- велика кількість документів;

- велика кількість співробітників, що працюють з документами (паперовими і електронними) ;

- складні схеми узгодження документів;

- територіальна розподіленість підрозділів;

- відсутність інформації про виконання в реальному часі;

- пошук документів в рамках організації утруднений через децентралізованої реєстрації та зберігання.

Використання в організаціях технології «паперового» діловодства має ряд недоліків.

Так, наприклад, пересилка документів займає багато часу, зберігання паперових документів досить дорого. Пошук паперових документів утруднений (особливо при децентралізованому зберіганні), відсутні механізми управління рухом паперових документів, ускладнений контроль за виконанням документів, важко відстежити і проконтролювати всі зміни. У цілому, при «паперовому» діловодстві великі втрати від неефективної організації ділових процесів, пов'язаних з документами.

Серед типових проблем частково автоматизованого діловодства («файлового» діловодства) необхідно зазначити складність пошуку електронних документів, наявність безлічі копій і версій документа, складність впровадження регламентних процедур роботи з електронними документами. Крім того, існує ризик втрати файлів документів, і виникають складнощі у розмежуванні доступу до документів.

Всі раніше викладене дозволяє зробити висновок про те, що «паперове» діловодство неефективно і не відповідає сучасним вимогам управління підприємством, а «файлове» діловодство породжує додаткові проблеми. Отже, потрібна цілісна автоматизована технологія діловодства, яка б забезпечувала ведення централізованої бази документів, підтримувала автоматизовані процедури документування, організації роботи з документами та ведення корпоративного архіву електронних документів.

Компонентами безпаперового діловодства є система автоматизації діловодства і ведення архіву електронних документів, що дозволяє створити єдину уніфіковану середу роботи різних категорій персоналу з документами; засоби електронного цифрового підпису та шифрування для підтвердження авторства, захисту цілісності електронних документів і надання юридичної сили електронним документам, а також нормативно- методичні документи, які регламентують використання системи, забезпечують правомірність операцій з електронними документами і сприяють запровадженню обов'язковості використання персоналом нової технології.

Сучасні спеціалізовані засоби автоматизації діловодства дозволяють побудувати систему автоматизації, вирішальну завдання в широкому діапазоні, – від автоматизації обліку паперових документів до систем безпаперового діловодства.

Так як автоматизована система зачіпає організацію процесів діловодства, необхідна тісна співпраця представників служб діловодства та інформаційних технологій при впровадженні систем. І що важливо – необхідна підтримка проекту вищим керівництвом організації чи підприємства.

Наявність добре налагодженого механізму електронного документообігу на підприємстві підвищує ефективність його роботи та зміцнює конкурентоспроможність на ринку.

Одна з основних цілей автоматизації – забезпечити кожного співробітника, що відноситься до будь-якого підрозділу підприємства, інформацією в той час і в тій формі та обсязі, які йому необхідні (природно, в межах його рівня доступу до секретної частини бази даних). Для цього необхідна єдина інтегрована база даних підприємства, локальна обчислювальна мережа і відповідним чином обладнані автоматизовані робочі місця (АРМ) для кожного зі співробітників. Такий підхід має на увазі комплексну автоматизацію підприємства, тобто створення комп'ютеризованої системи управління підприємством у цілому, в якій підсистеми повинні взаємодіяти, надавати оперативний доступ до інформації, підтримувати прийняття рішення і т. п.

У сучасних системах управління використовуються інформаційні технології, що виключають паперовий носій і здійснюють обмін даними по мережі між АРМ співробітників. Інформаційні технології передбачають також об'єднання спільних зусиль групи працівників над вирішенням якої-небудь задачі (тобто організацію в мережі робочої групи), обмін думками у ході обговорення в мережі будь-якого питання в режимі реального часу (телеконференція), оперативний обмін матеріалами через електронну пошту, електронні дошки оголошень і т. п.

Обсяги інформації, високі вимоги до точності та достовірності, необхідність ефективного аналізу плинності кадрів – ось основні причини, які спричиняють автоматизацію діяльності аналізованого підрозділу – відділу кадрів.

 

 

Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом підприємства і підпорядковується директору.

Структуру і штати відділу затверджує директор підприємства відповідно до типових структурами апарату управління та нормативами чисельності фахівців і службовців з урахуванням обсягів роботи та особливостей виробництва.

Завдання відділу кадрів – організація роботи по забезпеченню підприємства кадрами робітників, фахівців і службовців необхідних спеціальностей і кваліфікацій відповідно до планів з праці і заробітної плати, їх розстановка, вивчення, підготовка і виховання.

 

 

Результатом виконання даної роботи стала розроблена база даних, що дозволяє автоматизувати операції обліку і процеси складання звітних документів, які мають створюватись у відділі кадрів. Розроблена база даних відповідає всім вимоги предметної області, таблиці створеної бази даних відповідають вимогам нормалізації, що дозволяє забезпечити цілісність і несуперечність інформації.

Засобами СУБД Microsoft Access 2010 створено зручний користувальницький інтерфейс. Додаток дозволяє розв'язувати всі завдання, сформульовані у відділі кадрів. Це дозволяє зробити висновок, що завдання виконано повністю.

У зв'язку з тим, що база навчальна, а не професійна, деякі дані про співробітників не були включені у базу. До них належать такі дані, як військовий обов'язок, заохочення тощо. Але розроблена в даній роботі база даних легко доповнюється за необхідності розробки професійної бази даних Відділ кадрів.

 

 

1. Microsoft Access 2010 / Російська версія. Крок по кроку: практичний посібник / перекл. з анг. Л. В. Сазонової. – М. : Вид. ЭКОМ, 2011. – 367 с.

2. Вендров А. М. Практикум з проектування програмного забезпечення економічних інформаційних систем: Учб. посібник / А. М. Вендров. – М. : Фінанси і статистика, 2004. – 192 с.

3. Інформаційні системи та технології економіки: Підручник. – 2-ге вид., доп. і перероб. / Т. П. Барановська, В. І. Лойко, М. І. Семенов, А. І. Трубілін; Під ред. В. І. Лойко. – М. : Фінанси і статистика, 2005. – 416 с.

4. Карпова Т. С. Бази даних: моделі, розробка, реалізація / Т. С. Карпова. – СПб. : Пітер, 2001. – 304 с.

5. Конгаловский М. Р. Енциклопедія технологій баз даних. – М. : Фінанси і статистика, 2002. – 800 с.

6. Корнєєв В. В. Бази даних. Інтелектуальна обробка інформації / В. В. Корнєєв, А. Ф. Гарєєв, С. В. Васютин, В. В. Райх. – М. : Видавець Молгачева С. В., Видавництво Нолидж, 2001, – 496 с.

7. Марков О. С. Бази даних. Введення у теорію і методологію: підручник / О. С. Марков, К. Ю. Лисовкий. – М. : Фінанси і статистика, 2004. – 512 с.

8. Петров В. М. Інформаційні системи / В. М. Петров. – СПб. : Пітер, 2002. – 688 с.

9. Романенко И. В. Экономика предприятия. Москва: Эксмо, 2002, 183с.

10. Саак А. Е. Інформаційні технології управління: підручник для вузів / А. Е. Саак, Є. В. Пахомов, В. М. Тюшняков. – СПб. : Пітер, 2005. – 320 с.

11. Скала В. И. Охрана труда и техника безопасности, – СПб: Алматы: «LEM», 2002. – 276с.

12. Хомоненко А. Д. Бази даних: підручник для ВНЗ / А. Д. Хомоненко, В. М.

 

Мал. 1 Відпустка Форма

 

Мал. 2 ВідрядженняФорма

 

Мал. 3 Посади Форма

 

Мал. 4 Працівники Форма

 

Мал. 5 Трудові договори Форми