+3 8(066) 185-39-18
fПредмет:
Тип роботи:
Лекція
К-сть сторінок:
253
Мова:
Українська
помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.
Витяг – копія офіційного документа, що відтворює деяку частину і відповідно засвідчена.
Дублікат – повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;
складністю – прості (односкладові) й складні. Прості – містять інформацію з одного питання, складні – щодо двох і більше питань;
строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;
носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами, називається діловодством.
Сукупність взаємопов'язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Документообіг – рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.
Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.
2. НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ
Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163 -2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:
органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
підприємств, установ, організації та їх об'єднань усіх форм власності.
Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів;
- вимоги до змісту і розташування їх;
- вимоги до банків та оформлювання документів;
- вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друку- вальних засобів. Вимоги його щодо оформлювання реквізитів можуть бути поширені на всі класі уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Реквізит службового документа – це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.
Формуляр-зразок – це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.
Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:
01. - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим.
02. - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування).
03. - зображення державних нагород.
04. - код організації.
05. - код форми документа.
06. - назва організації вищого рівня.
07. - назва організації.
08. - назва структурного підрозділу організації.
09. - довідкові дані про організацію.
10. - назва виду документа.
11. - дата документа.
12. - реєстраційний індекс документа.
13. - посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа, на якого дають відповідь.
14. - місце складання або видання документа.
15. - гриф обмеження доступу до документа.
16. - адресат.
17. - гриф затвердження документа.
18. - резолюція.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32. - заголовок до тексту документа.
- відмітка про контроль.
- текст документа.
- відмітка про наявність додатка.
- підпис.
- гриф погодження документа.
- візи документа.
- відбиток печатки.
- відмітка про засвідчення копій.
- прізвище виконавця і номер його телефону.
- відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
- відмітка про наявність документа в електронній формі.
- відмітка про надходження документа до організації від адресата.
- запис про державну реєстрацію.
Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа;
хід виконання.
У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа.
Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання. Подаємо схему розташованості реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка (рис. А. 1, 2).
Документи, що їх складають в установі, організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:
- назву організації (07) ;
- назву виду документа (10) (не зазначаючи у листах) ;
- дату (11) ;
- реєстраційний індекс документа (12) ;
- заголовок до тексту (19) ;
- текст документа (210;
- підпис (23).
Оформлюючи різні види документів