Професійна комунікація спілкування як інструмент професійної діяльності

Голова підпис Ініціал (и), прізвище

Секретар засідання підпис Ініціал (и), прізвище

Якщо документ (зазвичай акт) складає комісія, то його повинні підписати всі члени комісії. При цьому зазначають не посади, які вони обіймають, а їх статус у складі комісії:

Голова комісії підпис А. В. Степаненко

Члени комісії підпис Г. В. Дубчук

підпис Н. Я. Совенко

підпис К. М. Татарчук

Свідчить про згоду установи, її підрозділу чи посадової особи, що не є автором документа, з його змістом.

Розміщують нижче реквізиту «Підпис» (23) без відступу від межі лівого берега. Розрізняють дві форми погодження документів:

внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) ;

зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями).

Цей реквізит складається із:

слова ПОГОДЖЕНО (без лапок) ;

назви посади особи, з якою погоджується документ,

та назви установи;

особистого підпису;

ініціалу (ів) і прізвища;

дати погодження.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Міністр юстиції України

Підпис Ініціали (и), прізвище

09. 01. 2009

24 – Гриф погодженняЯкщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформлюється так: ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління Ощадного банку України

29. 02. 2009 № 3

Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження:

Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформлюють за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа Назва документа

Найменування Найменування

посади посада

Підпис Підпис

Ініціал (и), прізвище Ініціал (и), прізвище

Дата Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

25 – ВізаНапис, зроблений посадовою особою, яка висловлює згоду або незгоду зі змістом документа. Внутрішнє погодження проекту документа – це його візування. Віза складається з:

назви посади особи, яка візує документ;

особистого підпису;

ініціалу (ів) і прізвища особи (розшифрування підпису) ;

дати візування. Наприклад:

Начальник відділу маркетингу

Підпис Ініціал (и), прізвище

20. 03. 2007

Зауваження і пропозиції до змісту документа (за умови їх наявності) оформлюють на окремому аркуші, про що в самому проекті документа роблять відповідну відмітку:

Зауваження і пропозиції додаються

Начальник юридичного відділу

(підпис) С. Т. Смілик

14. 04. 2010

Коли візують документ, який має направлятися за межі установи, то візу ставлять тільки на тому примірнику, що залишається за місцем видання. Візу розміщують нижче реквізиту «Підпис» (23), як на лицьовому боці, так і на зворотному останнього аркуша документа. 

26 – ПечаткаВідбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Цей перелік подають в Інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ: 

 

Місце для проставляння відбитку печатки може бути заздалегідь визначено на документі. Його позначають двома великими літерами М. П. Наприклад:

М. П. Фінансовий директор

Головний бухгалтер

27 – Відмітка про засвідчення копіїНижче реквізиту «Підпис» (23) ; складається зі:

слів – Згідно з оригіналом;

назви посади;

особистого підпису особи, яка засвідчує копію;

ініціалу (ів) і прізвища;

дати засвідчення копії.

Наприклад:

 

Згідно з оригіналом

Секретар Підпис Ініціал (и), прізвище

12. 02. 2009

Інколи для надання копії юридичної сили її засвідчують відбитком печатки. Наприклад, готуючи пакет документів для подання до Пенсійного фонду з метою нарахування чи перерахування пенсії працівників установи, інспектор відділу кадрів повинен обов'язково засвідчити копію з розпорядчого документа про призначення працівника на посаду та копію трудової книжки відбитком печатки: Згідно з оригіналом

Інспектор відділу кадрів (підпис) Т. Сомик

11. 05. 2010

28 – Прізвище виконавця і номер його телефонуНа лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа без відступу від межі лівого берега. Цей реквізит складається з: прізвища або прізвища, ім'я по батькові виконавця;

номера його службового телефону.

Наприклад:

Матвієнко 2167903

Матвієнко Галина Іванівна 2167903

29 – Відмітка про виконання документа і направлення його до справиРозміщують у лівому кутку нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа, містить такі відомості:

посилання на дату і номер документа про його виконання або стислу довідку про виконання;

слова «До справи», номер справи, де документ буде зберігатися;

назву посади виконавця;

особистий підпис виконавця;

розшифрування підпису;

дату направлення документа до справи. 

Наприклад:

 

Питання вирішено у телефонній

розмові з П. П. Самійленком 18. 03. 2010

До справи № 09-02

Секретар (підпис) Л. К. Пушка

19. 03. 2010

 

Відмітка