Розвиток документно-інформаційних ресурсів з мистецтва публічних бібліотек

Ознаками системи документозабезпечення фондів мистецтва публічних бібліотек є різноманітність джерел, які можна розглядати у відносній самостійності, поза зв’язками з іншими процесами і явищами; наявність внутрішніх зв’язків між компонентами системи, що належать підсистемам документовиробництва або документорозповсюдження; взаємодія компонентів, завдяки чому система одержує інтегральний результат, забезпечуючи документопостачання публічних бібліотек країни.

Основними завданнями системи документозабезпечення фондів мистецтва є:

‒своєчасне та оперативне поповнення фонду новими виданнями мистецької тематики;

‒забезпечення якісного складу фонду мистецтва публічної бібліотеки шляхом відбору та включення у фонд найбільш цінних профілюючих документів відповідно до її завдань та інформаційних потреб користувачів.

Інфраструктура документозабезпечення документних фондів мистецтва розвивається під впливом зовнішнього середовища, яке потрібно постійно вивчати з метою оперативного та гнучкого реагування на безпосередні зміни, що відбуваються в ньому. Організаційна інфраструктура документопостачання документних фондів мистецтва складається з численних взаємодіючих об’єктів; має виробничі й невиробничі компоненти. До виробничих відносимо видавничу, поліграфічну, документо-торгівельну справу, засоби зв’язку Невиробничі – системи підготовки кадрів для організації створення, розповсюдження та комплектування документних ресурсів; адміністративного управління документними комунікаціями; законодавчого, наукового і технологічного забезпечення функціонування документованої інформації; а також установи, котрі здійснюють моніторинг документного потоку видань Відсутність або незбалансований розвиток будь-якої складової інфраструктури суттєво знижує якість комплектування документних фондів мистецтва, темпи доведення інформації до користувачів, що, в свою чергу, уповільнює розвиток культурно-мистецької сфери, духовний розвиток суспільства.

Найраціональніший шлях дослідження численних джерел та способів документозабезпечення фондів мистецтва публічних бібліотек – це системно-функціональний підхід, який дозволяє визначити зміст, характер та напрям зв’язків між документним фондом мистецтва та зовнішнім середовищем, визначити резерви підвищення якості комплектування фонду даної галузі.

Методологія системного аналізу дозволяє піднятися на вищий ієрархічний рівень розгляду об’єкта вивчення та отримати не завжди очевидні практично корисні результати.

Для отримання цілісного теоретичного знання про способи та джерела документопостачання документних фондів методологія системного підходу була вперше застосована в 1950-х рр. Ю. В. Григор’євим, а починаючи з 1980-х р. р. активно розвивається Ю. М. Столяровим. При застосуванні системно-функціонального підходу для фондів доцільно використовувати класифікацію спеціалізованих документних систем, запропоновану Ю. М. Столяровим, який поділяє їх на генеративні, транзитні, термінальні. Серед них чільне місце займають публічні бібліотеки. Вони перебувають в прямій залежності від можливостей масштабів інтенсивності функціонування генеративних і транзитних документальних підсистем, оскільки поповнюють свої документні фонди мистецтва переважно з документного потоку вітчизняної і зарубіжної продукції.

Між цими системами існують прямі та зворотні взаємозв’язки й взаємозалежність. Елементи системи – джерела документозабезпечення є і серед генеративних документних установ, і серед транзитних, і серед термінальних. Отже, джерелом може бути установа, організація, окрема особа. Кожному джерелу відповідає певний спосіб постачання – порядок послідовних дій щодо надходження документів з мистецтва до фонду бібліотеки. Метод – порядок послідовних дій по замовленню документів. Форма документозабезпечення – сукупність джерел, способів і методів поповнення фонду, об’єднаних загальною метою.

Ці поняття пов’язані між собою. Наприклад, джерелом виступає книжковий магазин, а спосіб отримання документів із нього – купівля. Особа, що безплатно передає документ у документний фонд – джерело, а вибраний спосіб документопостачання – дар.

Організаційною основою забезпечення функціонування системи є:

• розвиток книговидавничої діяльності;
• розвиток книжкової торгівлі;
• забезпечення книговидавничої і книготоргової бібліографії, що інформує про видання;
• забезпечення матеріальної бази поповнення фонду.

Вивчення прямих та зворотних зв’язків як основи саморегулювання системи сприяє оптимізації управління документозабезпечення. Виявленню внутрішніх та зовнішніх факторів, що впливають на розвиток документних фондів публічних бібліотек. Серед внутрішніх факторів важливими є не тільки рівень бюджетного та позабюджетного фінансування комплектування, технічна оснащеність бібліотеки, комфортність приміщення, але й її імідж для видавців та книгорозповсюджувачів, ініціативність та компетентність керівництва підрозділів, відповідальних за своєчасне та якісне оновлення документних фондів. Аналіз внутрішнього середовища документного фонду, його сильних та слабких сторін дозволяє визначити напрями роботи, що потребують неодмінного вдосконалення, привести внутрішні ресурси документного фонду у відповідність до зовнішніх факторів, наприклад, передбачити впровадження та розвиток нових технологій документозабезпечення, поліпшення кадрового складу відділу комплектування, оптимізацію видової структури фонду, розробку цільових програм і проектів та ін.

Зовнішні фактори впливу на документозабезпечення фонду є не менш важливими, оскільки саме із зовнішнього оточення документний фонд отримує знання про державну інформаційну політику та видавничий ринок, про імідж документного фонду серед партнерів і користувачів, про їхні інформаційні потреби та вимоги щодо рівня сервісу. Зовнішнє середовище рухливе, що зумовлено низкою обставин: зростанням та зміною суспільних відносин, інформаційних потреб та попиту, технологічним оновленням документування інформації, ускладненням засобів зв’язку та ін. Аналізуючи зовнішнє середовище, доцільно відокремлювати в його структурі мікро – та макрооточення документного фонду.

Макросередовище інфраструктури документного фонду мистецтва виявляється через сукупність та якість комплектування документних фондів даної галузі.

Серед них:

• економічні – обсяг бюджетних асигнувань на функціонування документно-комунікаційної сфери, умови для розвитку ринкових сегментів у видавничій і книготорговельній справі, курс національної валюти, темпи інфляції, стан банківської системи, інвестиційна політика, рівень та структура доходів населення країни, безробіття та ін.