Формування ФЕД у РДОБ

Збереження ФЕД вимагає розгляду проблем, пов'язаних із можливостями ушкодження електронних носіїв інформації, зокрема питання протидії комп'ютерним вірусам і морального старіння електронних носів та обладнання для їх використання, а також доцільності заміни в таких випадках носія або формату збереження документа установою-зберігачем обов'язкових примірників ЕД [Нежурб. Електронні ресурси: законодавче забезпечення формування фонду та використання в бібліотечно-інформаційній практиці. – Вип.937, 516].

Також виникає потреба у кваліфікованому вирішенні питання щодо якісного забезпечення документами з урахуванням можливості еквівалентної заміни друкованих першоджерел їх електронними аналогами.

Досить значний інформаційно-ресурсний і кадровий потенціал РДОБ дає змогу при належному матеріально-технічному забезпеченні й відповідній організації робіт створити і налагодити ефективне і своєчасне інформаційне обслуговування користувачів згідно ІП. У функціональному аспекті комфортні умови обслуговування користувачів можна забезпечити, якщо створити якісний ФЕД.

Не останнє місце в якісному обслуговуванні користувачів належить довідково-пошуковому апарату (ДІІА) до фонду ЕД РДОБ, який є складовою частиною ДПА бібліотеки і призначений для повного, всебічного і багатоаспектного розкриття її фонду. В ньому зберігаються відомості про всі наявні види ЕД на машиночитаних носіях інформації.

Формування ДПА до ФЕД відбувається на загальнобібліотечному рівні - картки з бібліографічним описом ЕД включаються до генерального, читацького та ЕК Бібліотеки. Картки з описом документів як на традиційних, так і електронних носіях знаходяться разом. В РДОБ немає окремого каталогу на весь фонд електронних носіїв. Можливо, створення ДПА ЕД допомогло б користувачу краще орієнтуватися у ФЕД.

Під час формування ЕБ фахівці РДОБ виявили деякі проблеми.

Кожна ЕБ в загальному випадку матиме чотири інформаційно-ресурсні компоненти, що функціонально орієнтовані на: 

розкриття фондів книгозбірні чи об'єднання бібліотек; 

пошук у світовому документному інформаційному потоці; 

отримання повних текстів документів; 

підтримку внутрішніх технологічних процесів у книгозбірні [Костенко Л.Й. Проблеми формування електронних бібліотек в Україні // Бібліотека. Наука. Культура. Інформація: Наук. пр. НБУВ. Вип. 1. — 1998. — С. 220-228.33, 220 ].

Технологія формування та використання повнотекстових ресурсів передбачає два основних процеси: створення повнотекстових документів та організація механізму пошуку і доступу користувачів до цих документів.

Діюча в бібліотеці автоматизована пошукова система „ІРБІС” забезпечує користування ЕК, відбір документів за вказаними критеріями, перегляд та друк відібраної інформації, її експорт, підтримку ЕК та БД ЕД, каталогізацію та обробку документів, занесення ЕД до БД чи відповідних контейнерів локальної мережі, утримання електронних адрес документів, які розміщені на компакт-дисках, в локальній та глобальній мережах, що надає можливість формувати колекції повнотекстових документів та розширювати можливості користувачів в отриманні інформації.

Але документи, котрі потребують при відтворенні повного збереження абеткового й графічного оформлення (наприклад, рукописи), слід подавати в форматі PDF (Portable Doсument Format — формат документів, що переноситься). Програма для читання PDF-документів Adobe Acrobat Reader поширюється безкоштовно, але повний набір програм для їх створення коштує понад 6 тис. гривень. PDF-формат у глобальних комп'ютерних мережах є стандартом de facto. Через фінансові проблеми РДОБ не може придбати цю програму. Тому багато інформації неможливо внести в повнотекстову БД і донести користувачу.

Фінансова проблема позначилися і на поповненні БД «Ліга-Еліт-Закон». Раніше придбана законодавча БД поповнювалася раз на тиждень новими документами. Зараз через фінансові труднощі поповнення вже не буде. Це буде відображатися і на обслуговуванні користувачів і на їх відвідуванні бібліотеки.

Ще існує одна проблема з використанням повнотекстової БД користувачами. Не всі відвідувачі бібліотеки мають навички роботи з комп'ютером, а для користування ЕБ необхідна початкова комп'ютерна грамотність. 

Досить актуальна у формуванні ЕБ проблема порушення авторського права. Щоб не порушувати Закон України «Про авторське право і суміжні права» [4] в правилах користування ЕБ записано, що користувач не може повністю скопіювати ЕД, а тільки його фрагмент.

Найважливішою при відборі БД є оцінка його якості, яка безпосередньо пов'язана з авторитетністю складу колективу створювачів, надійністю базового матеріалу, зручним інтерфейсом, максимальним набором пошукових можливостей. Тому необхідно розробити чітку політику комплектування ЕД на основі певних критеріїв відбору і домагатися того, щоб принцип обов'язкового примірника був рівнозначний як для друкованих, так і цифрових документів.

Склад фонду ЕД (мультимедійні диски, дискети, відео-, аудіоплівки та документи на інших машиночитаних носіях інформації) визначається загальною стратегією розвитку бібліотеки та орієнтацією на пріоритетні групи користувачів. Кожна бібліотека повинна виробити власні критерії відбору документів до цього фонду, можливо, роблячи акцент на БД із законодавства, бібліографічних і довідкових виданнях [Яковенко58, 28].

Для такої оцінки якості і повноти відбору ЕД до ЕБ, згідно запитам користувачів, варто провести моніторинг серед користувачів. 

При комплектуванні ФЕД в автоматизованому режимі не ведеться картотека замовлень літератури, яка організується за допомогою прайс-листів, каталогів книг, каталогів періодичних видань, каталогів та прайс-листів в Інтернеті. Можна порекомендувати відділу комплектування замовлені документи заносити в БД “Замовлення” з відміткою: хто замовив, кількість замовленних примірників, дата замовлення.

Варто було б спростити процеси замовлення й обліку за рахунок ведення необхідної документації в електронному вигляді. Наявність картотеки книгозабезпеченості в електронному вигляді дає змогу краще та оперативніше заповнювати