Методичні матеріали з дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням) « до теми «Ділові папери як засіб мовної комунікації»

 

 

Передмова

Тема 1. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів

Вимоги до бланків документів

Оформлювання сторінки

Тема 2. Документація з кадрово-контрактних питань

Заява

Резюме

Характеристика

Автобіографія

Особовий листок

Трудова книжка

Наказ

Контракт

Трудова угода

Договір

Візитівка

Тема 3. Довідково-інформаційні документи

Довідка

Оголошення

Прес-реліз

Протокол

Витяг з протоколу

Тема 4. Ділове листування

Вимоги до тексту ділових (комерційних) листів

Обов’язкові реквізити листів та їх оформлювання

Загальноприйняті правила оформлювання ділового листа

Види листів

Лист-підтвердження

Запит

Відповідь на запит

Оферта

Лист-прохання

Відмови

Лист-нагадування

Рекламаційний лист і листи-претензія

Лист-вибачення

Лист-подяка

Супровідний лист

Рекомендаційний лист

Лист-запрошення

Лист-вітання

Література 

 

 

У сучасному світі важливе значення в діяльності кожної ділової людини є усна та писемна комунікація. Ділові контакти переважно реалізуються через посередництво документів, зокрема ділових листів. Успіх офіційних, партнерських взаємин між організаціями, підприємствами, державами, а також приватними особами багато в чому залежить від умінь та навичок правильно оформлювати, складати різноманітні документи.

У пропонованих методичних матеріалах використано рекомендації ДСТУ 4163-2003, які є чинними на сьогодні. У них розкриваються такі поняття як документ і діловодство; наводиться класифікація документів за різними критеріями; подаються рекомендації щодо оформлювання та складання найбільш уживаних документів з різних сфер професійної діяльності, зокрема довідково-інформаційних, документів з особового складу та кадрово-контрактних питань.

Важливою частиною цих матеріалів є та частина, що розкриває секрети ділового спілкування: особливості етикету офіційного та комерційного листування, вимоги до оформлювання листа – службового, приватного чи напівприватного до ділового партнера. У методичних матеріалах дається класифікація листів, формуляр-зразок фірмового бланка листа, зразки текстів різноманітних листів, рекомендовані мовні кліше для різних видів листів.

Отже, пропоновані методичні матеріали подають необхідні для майбутніх службовців і бізнесменів рекомендації, які допоможуть формувати нові відносини та вдосконалювати професійне спілкування, долати труднощі, що виникають при оформлюванні документів українською мовою.

 

 

 

1. Національний стандарт України щодо оформлювання документів.

2. Призначення документів, їх класифікація.

3. Вимоги до тексту документа, його змісту та розташування реквізитів.

4. Вимоги до бланків документів.

5. Оформлювання сторінки.

 

В Україні з вересня 2003 року набув чинності стандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), яким регулюються правила розташування реквізитів документів.

Документ – діловий напір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь. Отже, це зафіксована певним чином на спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи широко використовуються в нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації; вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим та оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів має задовільняти такі вимоги, як придатність до тривалого збереження, максимальна точність. Щоб документ мав усі перелічені властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

Відповідно до вимог Державної уніфікованої системи документації, виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами:

Текст – головний елемент документа. Це сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв’язного мовлення.

При складанні тексту ділових паперів мають виконуватися такі вимоги: достовірність (викладені факти відображають справжній стан речей) ; об’єктивність змісту; нейтральність тону; повнота інформації (зміст вичерпує всі обставини справи) ; максимальна стислість (відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не до справи) ; точність (не допускається подвійне тлумачення слів) ; доречність мовних засобів (відповідність меті, темі, логічному змістові, ситуації) ; переконливість (веде до задоволення прохань, викладених у документі, сприяє прискоренню прийняття управлінського рішення, запобігає назріванню конфлікту).

Текст документа складається з таких логічних елементів: вступ, доказ, закінчення. Вступ готує адресата до сприйняття теми (зазначається привід, що спричинив укладання документа, викладається історія питання). У доказі розкривається суть питання (пояснення, міркування, цифрові розрахунки, посилання на законодавчі акти). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Закінчення буває активним і пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Пасивне – інформує адресата про якийсь факт, обставину.

Залежно від змісту документів, застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. Прямий: вступ, доказ, закінчення; зворотний