Облік та аудит необоротних активів

Однак при оформленні і веденні документів зустрічаються такі недоліки, коли відсутні необхідні реквізити, що іноді ставить під сумнів можливість існування таких документів; відсутнє погашення документів штампом або підписом від руки із зазначенням дати; відсутні розпорядні підписи тощо.

Загальний підхід до первинних документів є основою формування конкретних вимог до них, які не залежать від виду і призначення документу.

Ці вимоги можна класифікувати так:

1. Первинний документ повинен мати назву. Документ, що не має назви, а також документ з незрозумілою назвою не мають юридичної сили. Наприклад, прибутковий або видатковий касовий ордер відображає відповідно рух грошей в касі; прибуткова або видаткова накладна відображає відповідно рух товарно-матеріальних цінностей на складі. Отримання готівки з банку здійснюється на підставі чеку банку, а здача готівки в банк – на підставі «Об’яви на внесок готівки». Тому бухгалтер неприбуткової організації не повинен заповнювати або приймати від інших осіб первинні документи з нечіткою назвою або за відсутності останньої взагалі.

2. В первинному бухгалтерському документі повинні бути реквізити сторін (юридичних і фізичних осіб), що беруть участь у даній господарській операції: назви, адреси і розрахункові рахунки в банках.

3. В документі необхідно вказати дату складання. Якщо дата відсутня або написана нечітко, то документ втрачає свою визначеність у часі, і такий документ не має юридичної сили, бо не зрозуміло, до якого часу відноситься цей документ: до минулого, теперішнього чи майбутнього.

4. В документі повинен бути відображений зміст оформленої господарської операції, тобто розкрито об’єкт документування. При цьому слід пам’ятати, що зміст господарської операції випливає з назви документу, в якому вона є в загальній формі. Бухгалтер неприбуткової організації повинен пам’ятати про необхідність суворої відповідності між назвою документу і змістом операції, що здійснюється за ним.

5. В документі повинні бути вказані вимірники (у натуральному і вартісному виразах) господарської операції. Відсутність відповідних вимірників у документі залишає його без обліково-розрахункової бази.

6. Документ повинен містити підписи відповідальних осіб. Перший підпис належить керівнику неприбуткової організації, другий – головному бухгалтеру неприбуткової організації. Як правило, право першого підпису визначається установчими документами. Призначення на посаду головного бухгалтера здійснюється за наказом керівника неприбуткової організації. Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Керівник неприбуткової організації забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами і працівниками вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку первинних документів.

7. Бухгалтерські документи заповнюються бухгалтером неприбуткової організації. Бухгалтерський документ має відповідати певним вимогам щодо його заповнення. Ці вимоги доцільно сформулювати у вигляді відповідей на запитання:

Як? Документи повинні бути заповнені чітко, з використанням української мови. Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований переклад на державну мову.

Чим? Записи у первинних документах, облікових реєстрах повинні здійснюватись тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню.

На чому? Як правило, для документів використовують типові форми, затверджені Міністерством статистики України, а також бланки спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм. Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи. Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці бухгалтером неприбуткової організації, формі та змісту, тобто перевіряються наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув’язка окремих показників.

Яким чином? Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну й фінансову дисципліни.

Коли? Документи повинні заповнюватися своєчасно, тобто одразу після здійснення господарської операції.

 

 

Виправлення помилок в бухгалтерських документах має бути підтверджене підписами посадових осіб, які підписали ці документи з зазначенням дати виправлення. (Наприклад, рахунок із фірми, що займалась торгівлею, виявився без підпису бухгалтера. Перевіркою встановлено, що за цим рахунком, який був навмисно заповнений не повністю, був відпущений неоприбуткований товар).

Всі бухгалтерські документи можна поділити на доброякісні і недоброякісні. До доброякісних документів належать правильно оформлені документи, що точно відображають здійснену операцію.

У недоброякісних документах операції можуть відображатися у спотвореному вигляді або бути оформлені на фіктивну операцію. Ці документи можна поділити на три групи: фальсифіковані документи (матеріальний підлог) ; документи, що містять свідомо брехливі повідомлення (інтелектуальний підлог) ; комбіновані, що поєднують матеріальні і інтелектуальні підлоги.

До групи документів