Облік та аудит необоротних активів

Узагальнюючи інформацію про найбільш типові помилки та порушення, що мають місце в обліку матеріальних цінностей, можна відмітити наступні:

• незадовільна організація складського господарства і зберігання цінностей, невідповідність даних бухгалтерського обліку даним складського обліку;
• придбання непотрібних матеріалів, наявність на складі цінностей, що псуються;
• завищення собівартості придбаних матеріальних цінностей;
• порушення правил приймання матеріальних цінностей, їх привласнення, неправильне визначення і оформлення нестач;
• неповне оприбуткування надійшовших матеріальних цінностей;
• нераціональне використання матеріалів, порушення норм їх відпуску;
• порушення порядку проведення інвентаризації;
• заміна нових предметів старими;
• відпуск матеріальних цінностей за заниженими цінами окремим особам;
• невірне відображення операцій руху матеріальних цінностей в бухгалтерському обліку.

 

Іноді бухгалтери роблять невірні відрахування у пенсійний фонд, фонд соціального страхування, фонд зайнятості. Як правило, це пов’язано з незнанням пільг за цими фондами і невірним їх використанням. А невірні відрахування в бюджетні та позабюджетні фонди дають підставу для нарахування штрафних санкцій при перевірці відповідних відрахувань у ці фонди.

У деяких бухгалтерів можна зустріти невідповідність аналітичного обліку за зарплатою синтетичному обліку за рахунком 661. Тому необхідно порівнювати кредитовий залишок за рахунком 661 з даними розрахунково-платіжної відомості. На практиці мають місце випадки підробок під час виплати зарплати працівникам. Перевіряючий повинен проконтролювати, чи дійсно отримували таку суму грошей особи, що вказані в платіжному документі. Трапляється також, що при оформленні платіжних документів з оплати праці відсутні підписи отримувачів коштів у платіжній відомості. При отриманні грошей за розрахунково-платіжною відомостю підпис про отримання грошей повинен бути здійснений працівником власноручно чорнилами, а не олівцем. В кінці розрахунково-платіжної відомості має бути здійснений надпис про фактично виплачені суми і про суми, що підлягають депонуванню. Не завжди у неприбуткової організації є картки лицьових рахунків працівників, де відображаються всі нарахування і утримання із зарплати. У деяких неприбуткових організаціях відсутні заяви на прийом і звільнення працівників, відсутні накази за підприємством на прийом і звільнення працівників, не ведуться табелі обліку і використання робочого часу. Зустрічаються помилки при розрахунку утримань із заробітної плати, пов’язані з тим, що невірно використовується при розрахунках розмір неоподатковуваного мінімуму і терміни його введення. Це безпосередньо впливає на розмір виплат працівникам за підсумками роботи за місяць.

Під час вивчення виплати заробітної плати за разові роботи за трудовим угодам необхідно з’ясувати, чи дійсно виконувалась та чи інша робота. Перевіряючий з’ясовує необхідність таких витрат, а також чи не було випадків нарахування зарплати за фіктивними документами, чи не є ці працівники підставними особами. Перевіряючі звертають увагу на оплату вантажно-розвантажувальних робіт і одночасно з’ясовують, які норми і розцінки використовуються при оплаті виконаних робіт, чи не було випадків порушення; чи не було у відомостях різних приписок; всі виконані роботи повинні підтверджуватись актами прийому-передачі виконаних робіт або закритими нарядами.

Трапляються випадки, коли деякі обліковці збільшують кількість відпрацьованого часу, інші об’єми виконаних робіт, що призводить до безпідставного нарахування заробітної плати. Тому потрібно враховувати, що перевіряючі органи для виявлення вірності даних на нарахування та виплату заробітної плати можуть порівнювати об’єми виконаних робіт з документами за обліку особистого складу і нарахування зарплати.

При дослідженні нарахування і виплат премій необхідно вияснити, чи дійсно виконані умови для преміювання, оскільки бувають випадки, коли під виглядом премій кошти використовуються на банкети, прийоми, задоволення потреб керівництва.

Трапляється, що при відкритті лицьових рахунків на працівників дебіторська заборгованість окремих осіб, що звільнені на кінець року, покривається за рахунок кредиторів. А непогашена кредиторська заборгованість за звільненими працівниками механічно додається до кредиторської заборгованості працюючих осіб. Тому перевіряючі органи здійснюють порівняння регістрів обліку за рахунками з первинними документами, а також з даними відділу кадрів.

 

 

При обліку основних засобів має місце помилка, коли на рахунку 10 «Основні засоби» враховуються предмети, які повинні враховуватися у складі малоцінних і швидкозношуваних предметів. Дуже часто при обліку основних фондів бухгалтерія неприбуткової організації веде лише синтетичний облік основних засобів, а аналітичний облік не ведеться. Аналітичний облік повинен вестися за кожним інвентарним об’єктом на інвентарних картках типових форм №ОС-6, 7, 8, 9 в залежності від специфіки окремих видів основних засобів, а для контролю за їх збереженням у розрізі матеріально-відповідальних осіб – інвентарний список за формою №ОС-13. Для забезпечення необхідної якості обліку основних засобів в момент прийому їх в експлуатацію їм надається інвентарний номер. Він діє весь час експлуатації об’єкта до його списання. Нумерація будується за серійно-порядковою системою. Аналітичний облік відображає технічну і економічну характеристику об’єкта, його знаходження, первісну оцінку і переоцінку за відновлювальною вартістю, а також знос на основні засоби.

Іноді бухгалтери нараховують амортизацію на основні засоби, що є помилкою. Так як неприбуткові організації не є платником податку на прибуток, то вони не нараховують амортизацію, а нараховують знос у відповідності з Положенням (стандартом) 7 «Основні засоби».

При відображенні операцій з нематеріальними активами найбільш часто зустрічаються такі помилки:

1. Відсутні первинні документи, на підставі яких оприбутковуються нематеріальні активи, а саме:

• акт прийому нематеріальних активів, в якому повинна бути вказана дата надходження у неприбуткову організацію об’єкта нематеріального активу, його первинна вартість, строк його корисного використання, знос, основні характеристики об’єкта нематеріального активу;
• документів, що підтверджують права підприємства на об’єкт інтелектуальної власності.

2. Списання на витрати у деяких неприбуткових організаціях нематеріальних активів здійснюється не через знос (як і за основними засобами), а списується повністю вся вартість один раз, що є помилкою.

 

 

Сьогодні малоцінні швидкозношувані предмети поділені на дві групи. Одна їх частина (з терміном служби до одного року) відноситься до запасів і обліковується на рахунку 22, а друга частина (з терміном служби більше одного року) входить до поняття «малоцінні необоротні матеріальні активи, які відображаються у складі необоротних активів.

Згідно з стандартом 9 «Запаси» відсутній вартісний критерій віднесення предметів до малоцінних швидкозношуваних предметів. Тому неприбуткова організація самостійно в наказі про облікову політику встановлює вартісний критерій (наприклад: до 600 грн. – відносяться до малоцінних швидкозношуваних предметів, а більше ніж 600 грн. – до основних засобів).

Потрібно пам’ятати, що згідно з стандартом 9 «Запаси», на малоцінні предмети, які входять до складу запасів, не нараховується знос, а вартість переданих в експлуатацію предметів списується у витрати з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації та відповідальних особах протягом терміну їх фактичного використання.

Малоцінні швидкозношувані предмети класифікуються за призначенням в процесі виробництва і за використанням:

• за призначенням в процесі виробництва вони діляться на групи: інструменти і прилади;
• змінне обладнання; спецодяг і спецвзуття; господарський інвентар; постільні приладдя тощо;
• за використанням малоцінні швидкозношувані предмети діляться на предмети, що знаходяться на складі, і предмети, що знаходяться в експлуатації.

Малоцінні швидкозношувані предмети списуються на витрати під час передачі їх в експлуатацію на підставі видаткових документів. Однак деякі бухгалтери списують такі малоцінні швидкозношувані предмети достроково і без передачі їх в експлуатацію на підставі відповідних актів, що порушує встановлений порядок.

Трапляється, що порушується порядок зберігання і видачі спецодягу і спецвзуття, а саме: іноді працівникам видається безкоштовно спецодяг, який повинен видаватися за плату; не виконуються норми видачі спецодягу і строки користування ним; деякі отримувачі не мають права користуватися спецодягом і спецвзуттям за рахунок організації.

При обліку малоцінних необоротних активів, які враховуються на рахунку 112 потрібно пам’ятати, що їх вартість погашається шляхом нарахування зносу за встановленою нормою, що визначається неприбутковою організацією самостійно з урахуванням очікуваного методу використання таких об’єктів.

Знос за такими предметами обліковується на субрахунку 132 «Знос інших матеріальних необоротних активів»

Найчастіше зустрічаються такі помилки:

• відсутній наказ (розпорядження) керівника про облікову політику підприємства, а якщо і є наказ (розпорядження), то немає пункту про порядок списання малоцінних швидкозношуваних предметів протягом року, які відносяться до складу запасів і необоротних активів;
• несвоєчасне документальне оформлення всіх операцій за рухом малоцінних швидкозношуваних предметів;
• в бухгалтерії немає точних даних про наявність малоцінних швидкозношуваних предметів на складі з метою їх збереження;
• несвоєчасне виявлення предметів на складі і в експлуатації, що не використовуються у не
• прибуткової організації і підлягають реалізації або списанню у встановленому порядку;
• невірно нараховується знос на різні види малоцінних необоротних матеріальних активів, часто не дотримуються єдиної методики нарахування зносу на протягом року;
• неякісна проводиться інвентаризація малоцінних швидкозношуваних предметів, трапляються випадки заміни одних предметів іншими.

 

Ще одним порушенням ведення бухгалтерської документації є несвоєчасне подання відповідних форм звітності.

Запобігти цим помилкам можна, пильно відстежуючі терміни подання звітності, що наведено у табл. 1. У дужках вказані кінцеві терміни подання звітності за III квартал 2001 р.

Таблиця 1

№п/п Форма звітності Термін подання

1 Звіт про використання коштів неприбуткових організацій та установ Протягом 40 днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу – (9 листопада)

2 Звіт про суми отриманих пільг з оподаткування в розрізі окремих видів податків і пільг за кожним видом податку (форма№1-ПП) Щоквартально – не пізніше 25 числа місяця, що настає за звітним кварталом. (25 жовтня)

3 Звіт про нарахування збору на обов’язкове державне пенсійне страхування та інших надходжень і витрачання коштів Пенсійного фонду, (форма №4-ПФ) Протягом 40 днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу. (9 листопада)

4 Звіт про нарахування внесків і витрати, пов’язані із загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності (форма №Ф4-ФСС ТВП) Щоквартально. (12 жовтня)

5 Розрахункова відомість про нарахування і перерахування страхових внесків до Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття Щоквартально. (10 жовтня)

6 Розрахункова відомість про нарахування і перерахування страхових внесків і витрачання коштів Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві і професійних захворювань України Щоквартально. (9 жовтня)

7 Довідка про суми виплачених доходів і утриманих з них податків фізичних осіб (форма №8-ДР) Щоквартально, до 15 числа місяця, що настає за звітним періодом. (14 жовтня