Інформаційні технології в діловодстві

Поняття електронного документа, його складові компоненти й життєвий цикл. Класифікація електронних документів. Проблема надання юридичного статусу електронних документів.

Класифікація програм підготовки текстів. Етапи створення текстових документів: набір тексту, редагування, форматування, друк. Можливості текстових процесорів зі створення типових і структурованих документів. Програмні засоби підготовки табличних документів. Особливості роботи з табличними процесорами. Основні вимоги до оформлення таблиць. Види комп'ютерної графіки та програми створення графічних зображень. Основні функції графічних редакторів.

 

Реєстрація та ведення обліку зовнішніх документів, які надходять. Привласнення порядкового номеру. Реєстрація дати і теми документа. Реєстрація даних про відправника кореспонденції. Реєстрація даних про зміст документа. Контроль наявності інформації про зв'язок між документами. Реєстрація та ведення обліку всіх вихідних документів. Реєстрація даних про одержувача кореспонденції. Реєстрація даних про зміст документа та резолюції по документу. Контроль наявністі інформації про зв'язок між вхідним і попередніми документами.

Переваги зберігання документів в електронній формі. Загальні принципи збереження електронних документів. Технологія сканування документів. Програмні засоби для оптичного розпізнавання тексту.

Проблеми створення електронного архіву. Спеціальні програмне продукти для вирішення архівних завдань. Забезпечення збереження документів в електронній формі.

Бази даних (БД) як засіб зберігання і обробки інформації. Призначення та функції систем управління базами даних (СКБД). Види СУБД. Загальна характеристика можливостей використання технологій баз даних в документаційному забезпеченні управління. Автоматизовані системи реєстрації документів. Технологія реєстрації документів. Ведення контролю за виконанням документів на основі реєстраційних баз даних. Автоматизація інформаційно-довідкової роботи. Документальні інформаційно-пошукові системи. Повнотекстові документальні бази даних і особливості роботи з ними. Технології електронного візування документів. Комплексні системи автоматизації документообігу, їх характеристики. Основні вимоги до електронних систем управління документообігом. Перспективи їх розвитку.

Всього за модуль 1 – 1 модульна контрольна робота. Підсумковий контроль – іспит.

 

 

 

(2 години)

В умовах ринкової економіки та зростання конкурентної боротьби помилки у діяльності будь-якої економічної системи (підприємства, фірми або корпорації) можуть істотно позначитися на фінансових результатах її діяльності і навіть привести до банкрутства. Це викликає необхідність підвищення ефективності управління за рахунок прийняття оптимальних стратегічних та оперативних управлінських рішень та вдосконалення технології управління. Під управлінням розуміють процес завдання мети функціонування об'єкту і вироблення впливів на цей об'єкт в напрямі досягнення поставленої мети. Мета функціонування підприємства реалізується за допомогою ряду ділових процесів, які з окремих компонент, взаємодія яких задається певним регламентом їх виконання. Об'єктами управління можуть бути: матеріальні, грошові, трудові чи інформаційні ресурси, що використовуються при виконанні ділових процесів; самі ділові процеси, що виконуються на підприємстві для досягнення поставленої мети; підрозділи підприємства, де протікають ділові процеси, або все підприємство в цілому.

Щоб стримувати натиск конкуруючих підприємств та організацій, бізнес повинен успішно адаптуватися в мінливому оточенні, тому відзначається прагнення керівництва компаній, з одного боку, до реструктуризації систем управління та вдосконалення процедур управління та ділових процесів, і з іншого, до зменшення обсягів паперової інформації, зниженню вартості обробки інформації та підвищенню ефективності управління нею на шляху організації спільного доступу фахівців до інформації, зберігання та пошуку документів.

Нові інформаційні технології пропонують кошти на досягнення цілей за допомогою двох підходів:

• Реінжинірингу бізнес-процесів;
• Переходу до безпаперової технології управління.

В даному курсі розглядається зміст другого підходу – вибору та застосування методів і засобів організації безпаперової технології управління, яка грунтується на використанні трьох основних концепцій: переходу до електронних документів, створенню систем управління документами і системи електронного документообігу.

Предметом курсу «Інформаційні технології в діловодстві» є теорія і практика використання методів і засобів переходу до безпаперової технології управління: автоматизації процедур роботи з електронними документами, організації зберігання та пошуку електронних документів, організації електронного документообігу та забезпечення управління діловими процесами в економічній системі.

Змістом курсу «Інформаційні технології в діловодстві» є вивчення:

• Структури економічної системи (ЕС), складу виконуваних функцій управління та ділових процесів, що реалізуються в ЕС і визначають маршрути пересування документів;
• Структури системи документаційного забезпечення управління (СДОУ), що входить до складу ЕС, процедур обробки документів, виконуваних СДОУ та організації документообігу в підрозділах економічної системи і між ними, необхідного для функціонування економічної системи;
• Складу системи документації, що відбиває стан економічної системи і розроблені і прийняті рішення, структур одержуваних документів і потоків документів, що виникають при виконанні функцій управління та ділових процесів;
• Структури економічної інформаційної системи (ІС) та електронної системи управління документообігом (ЕСКД), що входить до її складу;
• Переліку та змісту функціональних, що забезпечують і технологічних підсистем ЕСУД;
• Принципів, методів, технічних і програмних засобів, за допомогою яких виконуються основні функції ЕСУД.