Методичні матеріали з дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням) « до теми «Ділові папери як засіб мовної комунікації»

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлювання документів, тобто їх написання і розташування реквізитів на бланку. Реквізитами називають окремі елементи документа. Хоча кожна організація, установа, підприємство прагне виробити власні зразки, трафарети, бланки, щоб полегшити документування, та всі вони відповідають єдиній державній системі діловодства (ЄДСД), правилам організаційно-розпорядчих документів (ОРД). ОРД виготовляють на папері форматом А4 та А5 відповідно до формуляра-зразка – єдиної моделі побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих в усталеній послідовності. Формуляр-зразок передбачає такі основні реквізити:

• державний герб;
• емблема організації або підприємства;
• зображення державних нагород;
• код установи, організації, підприємства;
• код форми документа;
• назва міністерства або відомства;
• повна назва установи, організації, підприємства, від імені якої створено документ;
• назва структурного підрозділу;
• індекс підприємства зв’язку, поштову і телеграфну адресу, номери телетайпу, телефону, факсу, номер рахунку в банку;
• назва виду документа;
• індекс;
• посилання на індекс і дату вихідного документа;
• місце складання чи видання;
• гриф обмеження доступу до документа;
• адресат;
• гриф затвердження;
• резолюція;
• відмітка про контроль;
• текст;
• гриф узгодження;
• візи;
• печатка;
• відмітка про засвідчення копії;
• прізвище виконавця і номер його телефону (обов’язковий цей реквізит лише у вихідних документах: листах, висновках тощо) ;
• відмітка про виконання;
• відмітка про перенесення даних на машинний носій;
• відмітка про надходження.

У конкретних документах може бракувати окремих реквізитів. При складанні й оформлюванні документів необхідно дотримуватися вимог, які надають документові юридичної сили та підвищують оперативність його підготовки, оброблення й використання.

Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів

- Зображення Державного герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України».

- Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту розміщують з лівого боку від назви організації. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.

- Зображення нагород відтворюють на бланках згідно з законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів назви організації та структурного підрозділу.

- Код організації проставляють за ЄДРПОУ після реквізиту довідкові дані про організацію.

- Назва організації вищого рівня зазначається скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю.

- Назва організації-автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче від повної, окремим рядком у центрі.

- Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо.) Їх розміщують нижче від назви організації або структурного підрозділу.

- Назва виду документа має відповідати переліку документів, які використовують у організації. У листі назву виду документа не зазначають.

- Дата документа – це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, а також день написання листа, наказу; день фіксації вчинків у протоколах, актах; день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо документ її не обумовлює).

Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності – число, місяць, рік: 10. 05. 2011, а також у послідовності – рік, місяць, число: 2011. 01. 15

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати: 29 січня 2011 року.

Дату документа ставлять нижче від назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці:

а) на бланку:

«02» лютого 2011 року №713

б) не на бланку – після тексту перед або під підписом:

Завідувач відділу програмування _______ О. Н. Захарченко

(підпис)

У разі підписання документа двома особами підписи розміщуються так:

Головний інженер Головний механік

(підпис) М. С. Симонов (підпис) В. Г. Олексієнко

18. 04. 2011 18. 04. 2011

У розпорядчих документах дата оформлюється так:

НАКАЗ

21. 06. 2011 №17 м. Запоріжжя

- Реєстраційний індекс документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розміщення цього реквізиту залежить від бланка та виду документа. Індекс забезпечує оперативний довідково-інформаційний пошук; включає в себе три пари арабських цифр: №09-17/80, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою, третя – порядковий номер документа за журналом обліку.

- Місце складання або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту довідкові дані про організацію, і розміщують на рівні або нижче від реквізитів дата та реєстраційний індекс документа.

- Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

- Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни.

Зразки:

- Адресат – організація або структурний підрозділ без зазначення посадової особи, назву подають у називному відмінку:

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

або

Запорізький національний технічний університет

- Адресат – керівник підприємства, установи або