Методичні матеріали з дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням) « до теми «Ділові папери як засіб мовної комунікації»

Документи, складені комісією, підписуються із зазначенням не посади, а з розподілом їх обов’язків у складі комісії (подаються в алфавітному порядку) :

Голова комісії (підпис) М. П. Власенко

Члени комісії: (підпис) С. П. Андрієнко

(підпис) К. В. Мироненко

(підпис) О. К. Пилипчук

Коли документ підписують кілька осіб, що представляють різні організації, то підписи цих осіб з однаковою посадою розташовують на одному рівні:

Генеральний директор Ректор ЗНУ

ПАТ «Енергоатом»

________І. В. Сиваш ________Г. А. Іваненко

(підпис) (підпис)

20. 01. 2012 22. 01. 2012

Якщо один документ підписують кілька осіб з того самого підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним послідовно згідно з посадою, що ці особи обіймають:

Директор видавництва _____________ А. В. Коваль

(підпис) Головний бухгалтер _____________ В. Н. Олексієнко

(підпис)

- Гриф погодження розміщують нижче від реквізиту підпис. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалів і прізвища, дати погодження:

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра освіти і науки, молоді та спорту України

(підпис) В. С. Осика

05. 02. 2011

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління

Національного банку України

23. 01. 2011 № 2

- Візою оформлюють внутрішнє погодження документа.

Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче від реквізиту підпис на останньому аркуші документа:

Начальник юридичного відділу

(підпис) В. І. Кравченко

18. 09. 2012

Візу ставлять на примірниках документів, які залишають у організації.

- Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Печатка прикладається так, щоб вона охоплювала частину слів найменування посади особи, що підписує документ.

- Відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів Згідно з оригіналом, назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче від реквізиту підпис:

Згідно з оригіналом

Секретар (підпис) С. П. Гордієнко

26. 06. 2012

Відмітку про надходження роблять від руки або за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа) ; розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа.

Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа, коротку довідку про виконання, слів До справи, номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця:

До справи № 03-4

Відповідь надіслано 13. 05. 2011 №03-12/113

Виконавчий директор (підпис) С. О. Вакуленко

14. 05. 2011

Дані про виконавця зазначають зліва внизу, вказавши прізвище та службовий телефон:

Климчик 221-14-68

Інформація про розмноження документа містить такі дані: індекс друкарки (перші літери та прізвище), кількість віддрукованих примірників, дату друкування:

Т. Г. Климчик 221-14-68, 8, 10. 07. 2010.

Вимоги до бланків документів

Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу з ГОСТ 9327 – А4 (210 Х 297 мм.) і А5 (210 Х 148 мм.). Дозволено використовувати бланки А3 (297 Х 420 мм.) і А6 (106 Х 148мм.).

Бланки документів повинні мати такі береги, мм. :

30 – лівий;

10 – правий;

20 – верхній та нижній.

- Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки.

- Установлюють такі бланки документів: загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа; бланк листа; бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи в тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

- Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною.

Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.

Оформлювання сторінки

- Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп’ютерної техніки. Подані в подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12-14 друкарських пунктів.

Окремі внутрішні документи (заяви, автобіографії, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

- Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1, 5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 – через 1-1, 5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа