Особливості обслуговування учасників офіційних заходів харчування на прикладі готельно-ресторанного комплексу «Колиба», м. Коростень

 

 

Обслуговування учасників з'їздів, конференцій, нарад, ділових зустрічей, учасників спортивних змагань, гостей із закордонних країн складається з комплексу заходів, спрямованих на повне і всебічне задоволення споживачів у послугах ресторанного господарства, тобто з підготовчого періоду, обслуговування і заключного періоду. Підготування до обслуговування заходу починається з моменту надходження розпорядження або офіційного листа від організації- улаштовувача спеціального заходу. Відповідно до отриманого документа приступають до упорядкування плану обслуговування заходу. У плані уточнюються терміни і режим роботи учасників спеціального заходу, їхня кількість, місце проживання і проведення наради, перераховуються підприємства ресторанного господарства, відповідальні за організацію обслуговування за місцем проживання, в обідній час і в період роботи наради. [6, ст 62 ] Важливим моментом при підготуванні до обслуговування є узгодження з представником замовника всіх питань, що стосуються організації обслуговування. Погоджується асортимент продукції харчування за місцем роботи наради. У закладі, що обслуговує учасників комплексним обідом, представник організації-замовника бере участь в узгодженні меню на період наради, їх кількості, вартості, часу обіду, способу розрахунку (готівковий, безготівковий, з попереднім або наступним розрахунком). У підприємствах ресторанного господарства за місцем проживання погоджується порядок забезпечення учасників сніданками і вечерями. [19, ст 26]  Відповідно до плану-меню роблять розрахунки, складають заявки постачальникам на товари з указівкою доставки їх на підприємства, що організовують комплексні види харчування, за місцем проведення самого заходу та місцем проживання, а також підприємства, де буде вечеря або офіційний прийом. У заяві вказується не тільки асортимент товарів та їх кількість, а також вид упакування та графік завезення товарів. (див. Додаток 1)  Розраховують необхідну кількість посуду, інвентарю та столової білизни. Відповідно до розробленого плану обслуговування формують бригади офіціантів із числа кваліфікованих працівників. Прийом вважається офіційним, якщо запрошені є виключно офіційними посадовими особами. Обслуговування таких організованих туристів, як правило, передбачає триразове харчування. Обіди та вечері можуть бути організованими також в інших ресторанах, тобто таких, які не знаходяться в готелі.

Як правило, для зручності обслуговування, за кожним учасником делегації закріплюється певне місце за столом, а столи сервіруються заздалегідь. Розрахунок із споживачами у такому випадку проводиться за безготівковою формою оплати. Учасникам з'їздів, конференцій видають книжки з розмінними талонами. [5, ст. 57]

Прийоми мають діловий характер, проводяться з метою поглиблення і розширення ділових контактів, продовження переговорів, здобуття нових партнерів, одержання необхідної інформації, презентації-своєї продукції, реклами тощо. Прийоми – це інструмент ділових стосунківВід місця, де проводиться прийом, залежить характер зустрічі гостей. [22, ст. 96]

 

 

Особливістю обслуговування є те, що час, проведення учасниками офіційних заходів за їжею, є суворо регламентованим і включається до розпорядку денного. Порушення цього розпорядку може призвести до непрямих чинників, які впливають на погіршення ділових зв’язків між суб’єктами певних організацій. У перервах між засіданнями учасникам пропонується обслуговування в діючих і виносних буфетах з певним асортиментом закусок, кондитерських виробів, води, соків тощо. Крім того, в перервах широко використовується така форма обслуговування, як кава-брейк, бізнес-ланч, по завершенню основного заходу – бенкети з розсаджуванням (обід, чай, вечеря) і без розсаджування гостей (фуршет, коктейль) ; перед початком заходу, наприклад, перед відкриттям виставки, – денні прийоми: бокал шампанського, вина.

Денні прийоми (бокал шампанського та бокал вина), як правило, починаються о 12. 00 і тривають близько години. Їх проводять з нагоди підписання урядових угод. На прийомі подають шампанське, вино, соки, горіхи, канапе, тістечка. Напої і закуски розносять офіціанти, гості споживають їх стоячи. [21, ст. 21]

Для підтримання корисних зв'язків з партнерами і представниками преси при підписанні важливих контрактів проводиться також прийом-сніданок з 8. 00 до 15. 00, який триває півтори-дві години. Особливість ділового сніданку полягає в тому, що подають одну холодну, одну гарячу закуску та одну гарячу другу страву.

Вечірні прийоми більш святкові. Прийом-коктейль або фуршет починаються о 17-18-й годині і тривають близько двох годин. У першому випадку офіціанти розносять напої і холодні закуски, у другому – гості самі підходять до накритих столів. Ці прийоми проходять стоячи, що забезпечує свободу переміщення учасників заходу з метою налагодження ділових контактів.

Прийом-обід з розсаджуванням гостей (бенкет за столом) починається о 17-19-й годині і триває 2-3 години, а то й більше. Меню прийому-обіду підпорядковується національним традиціям і зазвичай включає: одну-дві холодні закуски, одну гарячу закуску (рибну, м'ясну, з овочів чи грибів), суп, гарячу рибну, м'ясну страву чи страву з птиці; десерт одного чи двох найменувань, каву, чай.

Прийом-вечеря проводиться так само, лише починається пізніше – о 20-й годині. Зазвичай він розпочинається о 21-й годині, а інколи і пізніше. Меню і вина прийому-вечері переважно збігаються з меню і винами прийому-обіду, за винятком супів. Прийом влаштовується безпосередньо після завершення будь-якої події, заходу, наприклад, після відвідання філармонії, театру, концерту, арт-галерей тощо. [21, ст. 24]

Дуже поширеним є прийом-фуршет, оскільки він зручний для контактів: є можливість поспілкуватися з багатьма присутніми особами. Його організовують для учасників симпозіумів, з'їздів, конференцій. Меню фуршету може бути різним за добором страв і характером