Особливості організації та функціонування інформаційних систем обліку оборотних активів і джерел їх покриття на прикладі закритого акціонерного товариства "Укрдрук"

У вікні, що відкрилося буде представлений список файлів друкарських форм.

За допомогою кнопки «Описание»« відкривається список друкарських форм, що поставляються.

По кнопці «Просмотр» шаблон вибраної курсором друкарської форми відкривається тільки для перегляду.

По кнопці «Редактировать» шаблон друкарської форми відкривається для редагування.

Сукупність вихідних показників одночасно визначає зміст задачі. Склад задач, які вирішуються при обліку оборотних активів представлена в таблиці №1.

 

Таблиця №1

Склад задач, що розв’язуються при обліку оборотних активів

Назва задачі Призначення задачі Інформація

Вхідна Вихідна

Облік надходження МЦ на склад Для контролю операцій надходження МЦ Прибутковий ордер Картка складського обліку, зведена відомість по надходженню МЦ, оборотна відомість МЦ, Реєстр первинних документів, Журнал реєстрації господарських операцій

Облік руху МЦ Для контролю руху МЦ Акт на внутрішнє переміщення, вимога, лімітно-забірна картка Картка складського обліку, оборотна відомість МЦ

Облік нестач та надлишків МЦ Для контролю збереження МЦ Результат інвентаризації, інвентаризаційна відомість наявності МЦ Акт на списання МЦ, накладна на відпуск для списання недостач, акт оприбуткуівання лишків МЦ, прибуткові ордери

Облік витрат МЦ Для контролю списання МЦ Накладна на відпуск МЦ Зведена відомість по витратам МЦ, оборотна відомість МЦ, реєстр первинних документів, журнал обліку відвантаження МЦ, журнал реєстрації господарських операцій

 

Технологічний процес обробки інформації щодо обліку оборотних активів складаєьтся з наступних етапів:

1. Підготовка первинної документації.

2. Створення інвентарної картотеки на дату впровадження системи.

3. Створення ноормативно-довідкової інформації на дату впровадження системи.

4. Створення набору даних руху оборотних активів.

5. Проведення розрахунків і внесення інформації в базу даних.

6. Формування інформації для наступного використання.

7. Проведення аналізу результуючої інформації.

8. Прийняття управлінських рішень на основі отриманих результатів.

Модель технологічного процесу автоматизованої обробки інформації при обліку оборотних активів представлена на РИС. 1. 2. 1.

 

Введення даних на дату впровадження системи

Заповнення інвентарної картотеки Введення залишків по рахунках Введення нормативно-довідкової інформації Підготовка первинних документів Створення бази даних Виконання організаційних заходів

 

 

Найменування, а також основні відомості про організацію, від імені якої ведеться облік в конфігурації, зберігається в довіднику «Фирмы».

Якщо в конфігурації включений режим ведення обліку від імені декількох фірм, то в цьому довіднику буде зберігатися список таких фірм і всі необхідні для обліку відомості.

Введення інформації про фірму і редагування вже введених даних здійснюється в діалоговому режимі. Діалог організований у вигляді картотеки: дані про фірму, які вводяться в цьому діалозі, розподілені по декількох закладках. Для доступу до елементів якої-небудь групи необхідно натисненням миші відкрити відповідну закладку.

На закладці «Основные сведения» вводяться коротке і повне найменування фірми – коротке служить для відображення в екранних формах, а повне – для формування друкарських форм документів і звітів. Тут же вказуються телефони, фізична і юридична адреси фірми, а також галузь і форма власності. У конфігурації передбачена також можливість ведення обліку від імені суб'єкта підприємницької діяльності (приватного підприємця). Для цього в формі довідника передбачений прапорець «Частное лицо».

Відповідальні особи фірми (директор, головний бухгалтер, касир, голова профкому) вибираються з довідника співробітників.

У справжній конфігурації для кожної з фірм можна вести необмежену кількість розрахункових рахунків, валютних рахунків і кас (Докладніше про це див. опис довідника «Счета нашей фирмы»).

Основний розрахунковий рахунок в гривнях і основний валютний рахунок встановлюються в реквізитах «Основной р/счет» і «Основной валютный р/счет». Ці значення за умовчанням будуть підставлятися у всі платіжні документи.

На закладці «Регистрация и коды» вводяться різні коди організації, її реєстраційні номери в фондах, службі зайнятості, зведення про податкову інспекцію. Інформація з цих реквізитів використовується при формуванні регламентованих звітів.

Нарешті, на закладці «Дополнительно» визначається основний оптовий і роздрібний склад (магазин) фірми. Ці значення будуть за умовчанням підставлятися у всі прибутково-витратні, складські і Роздрібні документи.

Тут же треба вибрати префікс номера документа – рядок, з яким будуть починатися номери всіх документів, виписаних від імені даної фірми. Якщо облік в конфігурації ведеться від імені декількох фірм, то за допомогою префікса номера буде організована нумерація документів по кожній фірмі: якщо префікси у фірм різні, то і послідовність номерів у кожної фірми буде своя, при зміні префікса нумерація почнеться наново. Префікс номера бажано встановлювати таким чином, щоб він відповідав назві фірми. У цьому випадку ви без великих зусиль зможете розрізнювати документи, що належать різним фірмам, в журналах і звітах.

У реквізиті «Каталог отчетов» можна вказати ім'я підкаталогу, в якому будуть зберігатися сформовані в конфігурації регламентовані звіти по даній фірмі. Шлях до каталога звітів по фірмі будується таким чином ЕхtFоrms\Каталог_с_номером_квартала\Им’я_підкаталога_из_справочника_Фирмы. Наприклад, якщо для фірми «Добро» як ім'я підкаталогу введене – Добро, то звіти за третій квартал по цій фірмі будуть зберігатися в каталозі ExtForms\rp00q3. grp\Дo6po.

На всіх закладках форми довідника доступні кнопки «Сотрудники», «Счета», по яких можна відкрити список співробітників, працюючих в фірмі, і повний перелік її готівкових і безготівкових рахунків (з довідника «Счета нашей