Особливості організації та функціонування інформаційних систем обліку оборотних активів і джерел їх покриття на прикладі закритого акціонерного товариства "Укрдрук"

Згідно з чинним в даний момент законодавством, деякі операції в бухгалтерському і податковому обліку повинні бути виконані по настанню першої з подій – оплати або відвантаження.

При проведенні кожного з документів конфігурації, набір проводок що формуються залежить від «першої події», відбувається автоматичний розрахунок поточного сальдо взаєморозрахунків з контрагентом на вибране замовлення і ПДВ від цієї суми. Перевагою такого автоматичного методу розрахунку є можливість коректного відстеження «першої події» при груповому перепроведенні документів. Необхідність групового перепроведення документів виникає у разі введення якого-небудь документа «заднім числом». У такій ситуації порушується єдина хронологічна послідовність всіх проведених документів і відповідно правильність сформованих проводок «по першій події».

Крім того, в електронній формі кожного документа, які передбачають виконання тієї або іншої операції в залежності від того, чи є дана подія першою, існує прапорець «Указать сумму предварительной оплаты (отгрузки) вручную». Після його включення стають доступними для редагування поля «Сумма предв. отгрузки (оплаты) « і «НДС предв. отгрузки (оплаты) «, в якому можна жорстко зафіксувати необхідну суму і ПДВ попередньої оплати (відвантаження). При проведенні документа в цьому випадку будуть враховані сума і ПДВ попереднього відвантаження (оплати), вказана в цих реквізитах.

Розглянемо наступний ланцюжок взаєморозрахунків. Нехай клієнту був виписаний рахунок-фактура на суму 480 грн. (в т. ч. ПДВ 80 грн.), по якому була довершена часткова оплата на суму 360 грн. (в т. ч. ПДВ 60 грн.). Після цього оформляється витратна накладна на всю суму 480 грн. (в т. ч. ПДВ 80 грн.). У приведеному прикладі сума попередньої оплати на замовлення становить 360 грн., ПДВ попередньої оплати становить 60 грн.

Як буде виконаний розрахунок «першої події» по такій накладній? У цьому випадку сума, яка буде вважатися сумою по першій події і становитиме 120 грн. (в т. ч. ПДВ 20 грн.) – буде різниця між всією сумою (НДС) накладної і сумою (НДС) попередньої оплати на дане замовлення. Вказана інформація буде врахована при формуванні проводок по бухгалтерському і податковому обліку.

На початку роботи з типовою конфігурацією необхідно настроїти її на особливості ведення обліку на конкретному підприємстві і ввести початкові залишки по рахунках бухгалтерського обліку.

Оскільки головною складовою типової конфігурації є план рахунків, перш ніж починати настройку програми, необхідно уважно з ним ознайомитися. Склад рахунків, субрахунків, можливість ведення аналітичного обліку, облік в кількісному і валютному вимірюванні – все це визначено в плані рахунків. У рамках даної конфігурації користувач не може видалити рахунки, що вже є або поміняти їх властивості (наприклад, встановити або відмінити ознаки ведення валютного або кількісного обліку, ввести або видалити вигляд субконто, оскільки ці рахунки використовуються в документах, звітах і довідниках. При цьому користувач може додати в план рахунків нові рахунки або субрахунки до рахунків, що вже є, якщо в цьому з'явиться необхідність.

Щоб настроїти типову конфігурацію для роботи з вашою бухгалтерією, вам досить ввести константи і заповнити довідники.

Для введення основної частини констант конфігурації зручно скористатися «Помічником настройки конфігурації».

При самому першому запуску конфігурації у ТОВ “Укрдрук” програма виводить повідомлення про те, що виконується перший запуск, і виконує деякі початкові дії: установки значень констант, початкове заповнення деяких довідників (в основному нормативно-довідковою інформацією), додання в план рахунків повного найменування рахунків та інш. Звичайно ці дії займають деякий час. У процесі їх виконання у вікно повідомлень, розташоване в нижній частині програми, видається інформація про дії, що виконуються.

«Помощник заполнения констант» автоматично викликається при першому запуску конфігурації. Надалі його можна викликати за допомогою пункту «Помощник заполнения констант» головного меню «Помощь». Якщо Ви не хочете, щоб Помічник автоматично викликався при кожному запуску системи, зніміть відмітку прапорця «Показывать при старте системы» на заставці Помічника.

Переміщення по сторінках Помічника здійснюється за допомогою кнопок «Далее» і «Назад». На останній сторінці стане доступною кнопка «Готово», натиснувши на яку, Ви внесете підготовлені дані в інформаційну базу.

При роботі з Помічником до натиснення кнопки «Готово», за допомогою кнопки «Отмена» можна відмінити зміну інформаційної бази.

Оскільки всі константи типової конфігурації, в залежності від їх призначення, можна умовно розділити на декілька груп, діалогова форма «Помощник» виконана у вигляді декількох сторінок.

На сторінці «Значения по умолчанию» пропонується визначити ряд значень, які за умовчанням будуть підставлятися при введенні нових документів, елементів довідників та ін. : найменування фірми і її основного постачальника, вигляд ПДВ, вигляд взаєморозрахунків за умовчанням та ін. :

Порівняльна характеристика організації автоматизованої та журнально-ордерної форми обліку представлено на рис. 1.3.1.

 

Рис. 1.3.1. Організація форми обліку оборотних активів:

а) автоматизованої форми обліку

б) журнально-ордерної форми обліку

 

 

Облік надходження запасів на підприємство і розрахунків з постачальниками

Кожне підприємство має в своєму розпорядженні певні запаси матеріальних цінностей: товарів і основних матеріалів, сировини і допоміжних матеріалів, палива, запасних частин для ремонту, малоцінних і швидкозношуваних предметів. Основна маса матеріальних цінностей такого роду поступає на підприємство від постачальників.