Особливості організації та функціонування інформаційних систем обліку оборотних активів і джерел їх покриття на прикладі закритого акціонерного товариства "Укрдрук"

У загальному випадку операція придбання запасів може включати наступні етапи:

• Укладення договору з контрагентом-постачальником на постачання ТМЦ (документ «Договор»).

• Акцептування рахунку, пред'явленого постачальником (документ «Счет входящий»).

• Виплата авансу постачальнику (документи «Банковская выписка», «Расходный кассовый ордер» з виглядом операції «Оплата заказа поставщика»).

• Надходження запасів на склад (документ «Приходная накладная»).

• Реєстрація податкової накладної постачальника (документ «Запись книги приобретения», який вводиться на основі документа «Приходная накладная») ;

• Реєстрація додаткових витрат на придбання ТМЦ (документ «Расходы на приобретение») ;

• Оплата постачальнику за отримані товари (ті ж документи, що і при передоплаті).

• Повернення ТМЦ постачальнику (документ «Возврат поставщику»).

• Повернення грошей від постачальника за повернений товар (документи «Банковская выписка», «Приходный кассовый ордер»).

Облік запасів підприємства регулюється Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 20. 10. 1999 м. з подальшими змінами і доповненнями.

Придбані за плату запаси зараховуються на баланс підприємства по їх первинній вартості, яка складається з їх закупівельної вартості і інших витрат, пов'язаної з їх придбанням. Останні включають витрати по транспортуванню і страхуванню вантажів, суми ввізного мита, податки, що не відшкодовуються підприємству ін.

Для обліку розрахунків з постачальниками в типовій конфігурації використовується рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками», на якому передбачено ведення аналітичного обліку в двох розрізах: по субконто «Контрагенты» і «Заказы».

Синтетичний облік запасів організації ведеться в типовій конфігурації на рахунках: 20 «Виробничі запаси», 22 «Малоцінні і швидкозношувані предмети», 26 «Готова продукція», 28 «Товари» в розрізі їх місць зберігання (субконто вигляду «Места хранения») і власне видів ТМЦ (субконто «ТМЦ», довідник «Номенклатура») в кількісному і вартісному вимірюванні.

Оформлення рахунку постачальника

Для оформлення операції акцепту рахунку постачальника призначений документ «Счет входящий». Цей документ може бути документом-замовленням при виконанні передоплати за ще не оприбутковані ТМЦ.

У тому випадку, коли немає передоплати (тобто ТМЦ спочатку оприбутковуються, а потім оплачуються), вводити «Счет входящий» необов'язково. У цьому випадку основою (тобто замовленням) при оплаті постачальнику може служити «Договор» або власне «Приходная накладная».

У випадку ж, якщо наданий постачальником рахунок був оплачений до оприбуткування ТМЦ, використання «Счет входящий» обов'язкове. Тоді при дійсному оприбутковуванні товарів (продукції) по заздалегідь оплаченому «Счет входящий» документ «Приходная накладная» потрібно виписувати на основі даного рахунку (в режимі «ввода на основании»). Специфікація «Приходная накладная» в цьому випадку буде заповнена автоматично. При цьому якщо рахунок був введений на основі документа «Договор», то замовленням в прибутковій накладній буде також цей договір.

Рахунки створюються, зберігаються і редагуються в журналі «Счет входящий». Новий рахунок викликається за допомогою однойменної опції пункту «Приход» головного меню «Документы».

Заповнення форми «Счет входящий» потрібно почати з вибору постачальника з довідника «Контрагенты», валюти, в якій буде виписаний рахунок і курс цієї валюти. Після вибору постачальника реквізит «Вид торговли» встановиться в те значення, яке вказане за умовчанням для даного клієнта в довіднику «Контрагенты».

Якщо облік взаєморозрахунків з постачальником ведеться в розрізі договорів, і в довіднику «Контрагенты» для нього визначений договір за умовчанням, то найменування і реквізити цього документа з'являться в поле «Заказ».

Якщо як замовлення треба вказати інший документ, то за допомогою кнопки << і >> можна відкрити спеціальний журнал відбору документів-замовлень по вибраному контрагенту. Подвійним натисненням на необхідному документі в цьому журналі Ви перенесете його найменування і реквізити в поле «Заказ» поточного рахунку.

Кнопкою Х можна очистити поле «Заказ» і зробити таким чином поточний рахунок першим документом в ланцюжку взаєморозрахунків з клієнтом, тобто документом-замовленням. У цьому випадку в поле «Заказ» буде відображатися рядок «Без заказа».

Якщо облік взаєморозрахунків з покупцем ведеться в розрізі рахунків/накладних, то при оформленні рахунку він автоматично стає документом-замовленням.

Специфікація табличної частини «Счет входящий» повністю ідентична специфікації табличної частини «Приходная накладная» (опис документа «Приходная накладная» приведено нижче в поточному розділі).

Після внесення всієї необхідної інформації по кнопці «ОК» «Счет входящий» зберігається в інформаційній базі.

На основі «Счет входящий» можна виписати наступні документи:

• «Доверенность» – для оформлення довіреності на співробітника організації на отримання ним товарно-матеріальних цінностей по рахунку;

• «Платежное поручение» – для оформлення платіжного доручення банку на оплату цього рахунку;

• «Приходная накладная» – для фіксації відвантаження ТМЦ по рахунку;

• «Услуги сторонних организаций» для реєстрації факту надання послуг по рахунку.

Облік МШП

У арсеналі господарських коштів організацій є велика кількість предметів праці (дрібне обладнання, інвентар, спецодяг і інш.), які швидко зносяться в процесі використання, внаслідок чого термін їх використання не перевищує 1 року, або одного операційного циклу. Такі предмети прийнято називати малоцінними і швидкозношуваними.

У процесі бухгалтерського обліку МШП можна виділити декілька етапів:,

• надходження МШП;

• передача