Стан та напрями удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

Бухгалтерія перевіряє правильність оформлення авансових звітів і доданих до них документів, встановлює законність і доцільність здійснених витрат. Після перевірки на звіті зазначаються суми витрат, що підлягають затвердженню керівником. Списання з підзвітних осіб виданих сум авансів відображається по кредиту рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами», і дебету рахунків:

92 «Адміністративні витрати» (на суми, витрачені на службові відрядження) ;

93 «Витрати на збут» (на суми, витрачені по операціях, пов'язаних із збутом продукції) ;

20 «Виробничі запаси», 28 «Товари» (на вартість придбаних матеріальних цінностей із підзвітних сум) та ін.

Постановою Правління Національного банку України від 22. 05. 98 № 207 «Зміни і доповнення до інструкції № 4 «Про організацію роботи по готівковому обігу установами банків України» визначено, що готівка, видана під звіт, але з будь-яких причин не витрачена (частково чи в повній сумі), має бути повернена в касу підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше 10 робочих днів з дня видачі її під звіт (по відрядженнях – не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). Якщо із каси підприємства його працівнику одночасно видані готівка на відрядження і кошти під звіт для вирішення під час цього відрядження господарських (виробничих) питань і при цьому строк відрядження перевищує 10 робочих днів з дня видачі коштів під звіт, то підзвітна особа протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати в бухгалтерію підприємства одночасно звіт про суму, видану їй для вирішення господарських (виробничих) питань, і авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження. Готівка, видана під звіт (у тому числі і на відрядження), але не витрачена і не повернена в касу підприємства (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, яка не підтверджена авансовими звітами), на наступний день після закінчення зазначених вище строків включається розрахунково (без складання бухгалтерської проводки) в суму залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється із встановленим лімітом залишку готівки в касі.

Своєчасно неповернені до каси підзвітні суми підлягають утриманню із заробітної плати. Заборгованість підзвітних осіб у разі неповернення у встановлений строк суми авансу, виданого на службові відрядження у валютних коштах, стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі вказаних валютних цінностей, перерахованій за курсом Національного банку України на день погашення заборгованості.

 

В умовах формування ринкової інфраструктури великого значення набуває аудит дотримання законодавчих норм щодо здійснення розрахункових операцій, зокрема розрахунків із підзвітними особами.

В Україні процес створення нормальних умов для проходження господарських розрахунків стримується недосконалим законодавством і прорахунками в його практичному застосуванні. Так, вітчизняний виробник, який у відповідності з договором відвантажив товар споживачам, не має жодних гарантій на своєчасне одержання грошей через невизначений правовий статус боргів. Через це з обороту виводяться величезні грошові масиви, що породжує дефіцит грошей, який паралізує діяльність підприємства.

Водночас розрахунки з підзвітними особами зачіпають досить широке коло операцій з готівковими коштами у національній та іноземній валюті, розрахунками, переміщенням цінностей (необоротні й оборотні активи), оплатою послуг, формуванням витрат і вартості цінностей, оподаткуванням, утриманнями із заробітної плати працівників, специфічно вирішених правових відносин, використанням як типових форм первинних документів, так і нестандартних документів, розроблених на підприємстві.

Основним первинним документом, що відображає розрахунки з підзвітними особами, є звіт про використання підзвітних сум. Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активному рахунку 372.

На даний час одним з негативних явищ в господарстві є недостатня забезпеченість бланками необхідних документів. Так, працівникам планово-економічної служби підприємства доводиться пристосовувати або наявні бланки, яких є лишок у господарстві, або використовувати пустографи, надаючи їм бажаного змісту. Про накопичувальні документи та відомості можна сказати теж саме. Враховуючи те, що використовуються бланки документів різні за розміром, то легше відшукати потрібну інформацію, яка накопичувалася в них на протязі року, групуванням даних документів за розміром, кольором і т. п.

Підзвітні суми повинні видаватися лише штатним працівникам підприємства на поточні та господарські потреби і лише в тому разі, коли неможливо оплатити ці витрати безготівково чи з каси. При проведенні аудиту розрахунків з підзвітними особами аудитор повинен перевірити порядок видачі коштів під звіт; правильність і своєчасність подання підзвітними особами авансових звітів в бухгалтерію; перевірити стан обліку підзвітних сум; перевірити доцільність та законність витрачання грошових коштів.

Після закінчення перевірок аудитор складає аудиторський висновок або звіт, в якому вказуються результати аудиторської перевірки. Для раціональної організації бухгалтерського обліку необхідно: а) вивчити особливості технології та організації роботи підприємства, які впливають на облік; б) врахувати можливості підприємства щодо кадрового забезпечення та використання обчислювальної техніки; в) проаналізувати економічні взаємозв'язки між структурними підрозділами та бухгалтерією підприємства. Це визначає організацію бухгалтерського обліку, яка може бути централізованою або децентралізованою. Для вдосконалення обліку на підприємстві необхідно замінити пустографи на відповідної форми документ, що відповідає чинному законодавству. Для підвищення оперативності отримання інформації про зміни в законодавстві придбати електронну правову систему. Щоб запобігти надмірного збільшення заборгованості за підприємством перед працівниками по розрахунках з підзвітними особами потрібно посилити контроль за розрахунками та вчасно погашати заборгованість.

 

 

1. Бутинець Ф. Ф., Малюга Н. М. Бухгалтерський облік: облікова політика і план рахунків, стандарти і кореспонденція рахунків, звітність. Навч. посібник /За ред. проф. Ф. Ф. Бутинця. – 3-є вид., перероб. і доп. – Житомир: ЖІТІ, ПП «Рута», 2004.

2. Бухгалтерський облік та фінансова звітність в Україні: Навч. -практ. посібник /За ред. С. Ф. Голова. – Дніпропетровськ: ТОВ «Баланс-Клуб», 2005.

3. Бухгалтерський фінансовий облік: Підручник /За ред. проф. Ф. Ф. Бутинця. – 3-є вид., перероб. і доп. – Житомир: ЖІТІ, 2003.

4. Велш Глен А., Шорт Деніел Г. Основи фінансового обліку /Пер. з англ. О. Мініна, О. Ткача. – К. : Основи, 2003.

5. Голов С. Ф., Єфіменко В. І. Фінансовий та управлінський облік. – К. : ТОВ «Автоінтерсервіс», 2004.

6. Голов С. Ф., Костюченко В. М. Бухгалтерський облік за міжнародними стандартами: приклади та коментарі: Практ. посібник. – К. : Лібра, 2001.

7. Горицкая Н. Г. Бухгалтерский учет и финансовая отчетность в Украине с 2000 года. – К. : Бухгалтерия, 2000.

8. Горицкая Н. Г. Новый бухгалтерский учет. – К. : Техніка, 2000.

9. Грабова Н. Н., Добровский В. Н. Бухгалтерский учет в производственных и торгових предприятиях, 2000: Уч. пособие /Под ред. Н. В. Кужельного. – К. : А. С. К., 2006.

10. Завгородний В. П. Бухгалтерский учет в Украине (с использ. нац. стандартов) : Уч. пособие для студентов вузов. – 5-е изд., доп. и перераб. – К. : А. С. К., 2003.

11. Кужельний М. В., Лінник В. Г. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. – К. : КНЕУ, 2002.

12. Національні стандарти бухгалтерського обліку в Україні: 36 нормативних актів. – К. : СП «Юрінком Інтер», 2005.

13. Нидлз Б., Андерсон X., Колдузлл Д. Принципы бухгалтерского учета / Пер. с англ. под ред. Я. В. Соколова. – М. : Финансы и статистика, 2006.

14. Сопко В. В. Бухгалтерський облік: Навч. посібник. – 3-є вид., перероб. і доп. – К. : КНЕУ, 2007.

15. Ткаченко Н. М. Бухгалтерський фінансовий облік на підприємствах України: Підручник. – 6-те вид. – К. : А. С. К., 2004.

16. Чедвик Л. Основы финансового учета /Пер. с англ., под ред. В. А. Микрюкова. – М, : Банки и биржи, ЮНИТИ, 2003.

17. Знтони Р., Рис Дж. Учет: ситуации и примеры: / Пер. с англ. под ред. и с предисл. А. М. Петрачкова. – М. : Финансы и статистика, 1993.