Стан та напрями удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

Можливість застосування санкцій з боку контролюючих органів за порушення прийнятих правил проведення розрахунків готівковими коштами передбачає підвищені вимоги до здійснення розрахунків з підзвітними особами. Зауважимо, що дотримання певних правил здійснення таких розрахунків, що передбачають послідовність і точність заповнення первинних документів, отримання і видачу готівки підзвітною особою, заповнення облікових реєстрів, контроль за проведенням розрахунків, відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку і в звітності, в податковому обліку і т. д. дозволяє значно підвищити надійність проведення операцій на цій ділянці обліку й знизити втрати.

 

 

Підзвітна особа – довірена особа підприємства, якій підприємство надало такий статус (статус (лат. status) – правове становище, стан).

Статус підзвітної особи – сукупність прав і обов’язків фізичної особи, що перебуває в певних відносинах з підприємством – працівника цього підприємства, посадової особи, власника підприємства. У поняття статусу входять права і обов’язки особи, передбачені для учасника трудових, адміністративно-правових відносин.

Виконання обов’язків підзвітної особи передбачає здійснення таких операцій:

- отримання завдання;

- отримання грошового авансу для оплати витрат, пов’язаних з виконанням отриманого завдання. Підзвітній особі також можуть бути видані розрахункова чекова книжка для розрахунків з партнерами і довіреність на отримання цінностей;

- скерування на інше (інші) підприємство для виконання завдання (одержання цінностей, послуг, робіт і, при потребі, їх оплата) в тому ж населеному пункті, в якому розташоване підприємство, місце основної праці підзвітної особи, або поза місцем основної роботи, тобто під час службового відрядження;

- оформлення документів на отримання цінностей, послуг, робіт і їх оплату, з позначенням у документах реквізитів підприємства, яке скерувало (відрядило) підзвітну особу;

- передача цінностей матеріально відповідальній особі свого підприємства, а документів на їх отримання і оплату – в бухгалтерію. Якщо працівник був відряджений, то в цьому випадку в бухгалтерію здаються документи, які підтверджують його витрати на відрядження (квитки, квитанції та ін.) ;

- складання звіту про використання одержаних грошових коштів і врегулювання грошових відносин, що виникли (повернення залишку невикористаних за призначенням готівкових коштів, отримання додаткових готівкових коштів на покриття визнаної обгрунтованою перевитрати та ін.).

Статус підзвітної особи підприємства залежно від мети її відрядження нормативною базою встановлений не для всіх категорій працюючих.

У відрядження може бути відправлена фізична особа, з якою відносини підприємства регулюються трудовим договором (угодою, контрактом) на постійній основі або як зі сумісником. Тобто, якщо з таким працівником відносини підприємства регулюються цивільно-правовими договорами, він не може їхати в службове відрядження від цього підприємства. Що стосується сумісника, то він може мати два посвідчення про відрядження (переважно в один пункт і, очевидно, з однією метою) – одне з основного місця праці, друге – з місця праці за сумісництвом (Інструкція про службові відрядження №146).

Права й обов’язки підзвітної особи

Для впорядкування обліку відряджень і усунення конфліктів з перевіряючими органами при віднесенні витрат на відрядження до витрат підприємства, доцільно внутрішнім письмовим розпорядженням встановити перелік осіб, які не є працівниками підприємства, але є членами його керівних органів і можуть бути скеровані в службове відрядження підприємством. Таким документом може бути наказ про облік операцій з підзвітними особами.

Статус підзвітної особи підприємства передбачає, з одного боку, право підприємства вимагати відшкодування грошових витрат і завданого підприємству збитку з вини такої особи, з іншого – право особи вимагати від підприємства відшкодування затрачених особистих грошей. Цей правовий аспект відносин вирішується укладенням договору про повну матеріальну відповідальність з особами, уповноваженими підприємством придбавати матеріальні цінності для нього.

У бухгалтерському обліку можливе формування заборгованості як підзвітної особи, так і підприємства перед такою особою.

Відповідно до ст. 134 Кодексу законів про працю передбачається повна майнова відповідальність працівника стосовно майна підприємства, переданого працівнику під звіт.

Набуття статусу підзвітної особи може входити в його службові обов’язки, може поєднуватися з матеріальною відповідальністю. Такий статус може визначатися службовими обов’язками такої особи.

При скеруванні працівника підприємства в службове відрядження спеціального надання йому статусу підзвітної особи не передбачається: вона набуває такий статус автоматично під час отримання грошового авансу з каси підприємства на підставі розпорядження керівника; статус підзвітної особи закінчується складанням авансового звіту й остаточним розрахунком за одержані від підприємства грошові кошти. У разі якщо мета відрядження передбачає розрахунки за отримання цінностей для підприємства, з нею укладається договір про матеріальну відповідальність. На практиці ж частіше є ситуації, коли у відрядження, що передбачає придбання цінностей, скеровується матеріально відповідальна особа.

Готівка під звіт видається на такі цілі:

- на адміністративно-господарські потреби;

- на закупівлю сільськогосподарської продукції;

- на витрати із службових відряджень.

Розпорядження керівника (наказ, службова записка, усне розпорядження, вказівка, розрахунок