Стан та напрями удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

Фактичні витрати, оплачені підзвітними особами, підтверджуються товарними і фіскальними чеками магазинів, квитанціями відділень зв’язку, актами куплі-продажу – на підтвердження господарських витрат; проїзними документами, квитанціями готелів тощо – на підтвердження витрат на відрядження. Зведеним документом витрат, оплачених підзвітними особами, є авансовий звіт, який складається не пізніше 3-х робочих днів після повернення з відрядження і на наступну добу після одержання авансу на господарські потреби.

Використання в розрахунках готівки вимагає від підприємства дотримання встановлених державою норм готівкового обігу. За порушення таких норм можуть застосовуватися фінансові санкції.

Штрафні санкції за порушення норм регулювання обігу виданої готівки під звіт відповідно до Указу Президента №436, п. 1, абзац 5, застосовуються за такі порушення:

- за перевищення встановлених термінів використання виданої під звіт готівки. Ці терміни, встановлені Порядком ведення касових операцій №21, становлять:

а) за відрядженнями – 3 робочі дні після повернення з відрядження;

б) на закупівлю сільськогосподарської продукції, заготівлю вторсировини і металобрухту – 10 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;

в) на всі інші виробничі (господарські) потреби – наступний робочий день після видачі готівки під звіт;

- за видачу готівкових коштів під звіт без повного звіту про раніше видані кошти.

Штрафні санкції передбачають стягнення з підприємств (підприємців), що допустили ці два порушення, штрафу в розмірі 25% від виданих під звіт сум.

При використанні підзвітною особою виданих йому готівкових коштів повинна дотримуватися встановлена в Україні гранична величина розрахунків готівкою (3 тис. грн) протягом одного дня з одним підприємством (підприємцем), встановлена Порядком ведення касових операцій №21, п. 1, абзацом 5). При перевищенні розрахунків понад ці суми кошти в розмірі перевищення додаються до фактичних залишків готівки в касі (п. 7, абзац 4 Порядку №21).

Облік розрахунків із підзвітними особами ведеться на рахунку № 372 «Розрахунки з підзвітними особами». На дебет цього рахунка відноситься сума виданого авансу:

Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

К-т 30 «Каса».

За кредитом рахунка 372 обліковуються витрачені суми:

а) на відрядження:

Д-т 91 «Загальновиробничі витрати» – за відрядження цехового персоналу,

Д-т 92 «Адміністративні витратами» – за відрядження загальногосподарського персоналу.

б) на господарські витрати:

Д-т 20 «Виробничі запаси»

Д-т 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» – на вартість придбаних запасів або оплачених витратах на їх перевезення, зберігання.

Д-т 15 «Капітальні інвестиції» – при оплаті витрат на капітальне будівництво, придбання основних засобів та нематеріальних активів.

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Щодо кожного авансового звіту визначається результат використання авансу. Якщо сума авансу перевищує витрати, невикористана сума повертається у касу:

Д-т 30 «Каса»

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Якщо ж сума фактичних витрат перевищує суму авансу, перевитрата повертається підзвітній особі з каси:

Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

К-т 30 «Каса».

Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами організується у розрізі особових рахунків і щодо кожної авансової суми окремо.

Приклад типової кориспонденції рахунку наведений в додатку 4.

 

 

Грошові кошти можуть витрачатися через касу підприємства, а в окремих випадках, коли оплата витрат через касу або рахунків у банках затруднена або зовсім неможлива (службові відрядження, придбання дрібного інвентарю, канцелярних предметів тощо), – через підзвітних осіб.

Витрати на службові відрядження регламентуються постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України І за кордоном» від 23. 04. 99 № 663 та Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордоном, затвердженою наказом Мінфіну України від 13. 03. 98 № 59 (з наступними змінами і доповненнями). Відповідно до вказаних нормативних актів працівники підприємства направляються у відрядження згідно з наказом керівника (або його заступника). Строк відрядження не може перевищувати: в межах України – 30 календарних днів, за кордоном – 60 календарних днів. Строк відрядження працівників, які направлаються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати періоду будівництва об'єктів.

Реєстрація осіб, які вибувають у відрядження, здійснюється у спеціальному журналі, в якому зазначається дата вибуття у відрядження І дата повернення з відрядження. Витрати на відрядження включаються до складу валових витрат підприємства тільки за наявності документів, які підтверджують зв'язок даного відрядження з основною діяльністю підприємства (заключення договорів, угод, участь в переговорах, конференціях, симпозіумах тощо). Граничні норми добових витрат для працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляють ся у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок коштів бюджетів) встановлені в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту: для відряджень у межах України – 30 грн„ для відряджень за кордон – 400 грн. У разі, коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях включаються витрати на харчування, норми добових витрат