Стан та напрями удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

Грошовий аванс – це грошова сума у національній або іноземній валюті, видана підзвітній особі в рахунок майбутніх платежів за виконані роботи, надані послуги, на купівлю цінностей, покриття витрат на відрядження. Як правило, грошовий аванс становить 100% від величини майбутніх платежів. Однак можливий й інший варіант – виконання завдання підзвітною особою, а потім розрахунок з ним підприємства на підставі авансового звіту.

Видача грошового авансу під звіт може здійснюватися з таких джерел:

- з каси підприємства, при цьому можливі два варіанти:

а) видача готівкових грошових коштів з каси підприємства за рахунок залишку в касі або виручки, що надійшла;

б) видача готівкових грошових коштів з каси підприємства за рахунок отриманих касиром за чеком грошових коштів з поточного рахунка підприємства в банку на витрати на відрядження у національній або іноземній валюті, господарські потреби, закупівлю сільськогосподарської продукції, закупівлю товарів, оплату послуг і виконаних робіт;

- за грошовим чеком з поточного або валютного рахунка в установі банку; при цьому в бланк грошового чека вносяться паспортні дані підзвітної особи як одержувача грошових коштів за чеком;

- грошовим (поштовим або телеграфним) переказом через установу зв’язку в місце перебування підзвітної особи;

- за допомогою гарантованого платіжного доручення через банк

Зауважимо, що три останні джерела, тобто отримання коштів тільки з установ банку, передбачені для підприємств, що мають податкову заборгованість (п. 4. 5 Порядку №21).

З каси підприємства підзвітній особі відповідно до розпорядження керівника може видаватися грошовий аванс лише на вказані в розпорядженні цілі (можливий варіант видачі авансу одночасно для вирішення виробничих питань підприємства і на витрати на відрядження, якщо це передбачене керівником).

Видача готівки з каси передбачає два варіанти: з використанням витратного касового ордера і видачу за відомістю. У разі оформлення касиром витратного касового ордера, в ньому вказується мета, на досягнення якої видається готівка підзвітній особі (відрядження, придбання цінностей і т. п.). Якщо на документі – додатку до витратного ордера (наказ, розпорядження, розрахунок і т. д.) є дозвільний підпис керівника, на витратному касовому ордері його підпис не обов’язковий. Цей варіант частіше використовується при разових виплатах підзвітним особам.

Другий варіант – це видача коштів під звіт, на службові відрядження за платіжно-розрахунковими (платіжними) відомостями, без оформлення касових ордерів.

Видача коштів особам, яких нема в списковому складі (сумісники, виконавці трудових договорів (контрактів), члени органів управління та ін.) може здійснюватися або за витратними касовими ордерами на кожного такого працівника або за окремою відомістю. Порядок встановлюється керівником підприємства.

Невикористані суми готівки, видані під звіт на господарські потреби (п. 7 Порядку №21), повинні бути повернені підзвітною особою в касу підприємства не пізніше наступного дня після їх видачі. Повернення оформляється прибутковим касовим ордером.

Видача готівки під звіт проводиться за умови повного звіту такої підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами. Факт наявності заборгованості підзвітної особи встановлюється бухгалтерією.

 

 

У зв’язку з підвищеною відповідальністю розрахунків з підзвітними особами для оперативного обліку отримання і повернення грошових коштів на підприємстві бажано мати спеціальний обліковий реєстр, наприклад, Журнал контролю видачі і повернення грошових коштів підзвітним особам.

 

Таблиця 2.1

Журнал контролю видачі і повернення грошових коштів підзвітними особами у листопаді 2009 р. 

Дані про працівника, який отримав гроші Дані про розмір вилучених коштів Дані про повернення готівки 

№ з/п Дата П. І. Б. підзвітної особи Мета видачі Наказ № Сума, грн № авансового звіту Дата Сума, грн Примітки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. 2 Мельникова Т. А. відрядження 155 570. 00 239 14 2, 60 -

2. 2 Малінін Е. Н. придбан. канц. тов. - 223. 00 221 03 - - 

3. 3 Куценко О. І. розрахунки за прид- бання матеріалів - 20000. 00 222 06 - -

Бухгалтер__________________________________________________

 

Працівник бухгалтерії, який веде такий журнал:

- відстежує погашення заборгованості працівником одержаних готівкових коштів;

- інформує адміністрацію про наявність сум за підзвітними особами, про які немає звіту за виданими раніше грошима при оформленні заявки на отримання готівки в банку;

- підтверджує відсутність заборгованості конкретної особи за раніше отриманими грошима для отримання нової суми грошових коштів.

Відмітка такого працівника бухгалтерії ставиться на наказі (розпорядженні) керівника на видачу готівки підзвітній особі. Записи в цьому реєстрі кореспондують із записами в рахунках бухгалтерського обліку, насамперед за кассою

 

 

Підзвітні особи – це працівники, які одержали грошовий аванс для оплати витрат, доручених підприємством. Розрахунки з підзвітними особами виникають в основному при оплаті дрібних господарських витрат і витрат у відрядженнях. Перелік осіб, яким видається аванс під звіт, встановлюється наказом керівника, що