Стан та напрями удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

Для державних службовців і працівників підприємств, установ, організацій, які повністю або частково утримуються за рахунок коштів бюджетів, норми відшкодування витрат на відрядження за кордон (норми добових витрат і по відшкодуванню витрат на наймання житлового приміщення за добу) встановлені в Додатку до постанови Кабінету Міністрів України від 23. 04. 99 № 663.

Державним службовцям і працівникам зазначених підприємств, установ та організацій, які перебувають за кордоном тривалий строк і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготривалому відрядженні та отримують виплати в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80% від норм добових витрат, визначених у Додатку до цієї постанови для даної країни.

Визначення днів відрядження для виплати добових здійснюється з урахуванням дня вибуття і дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховуються як 2 дні. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження, засвідченими печаткою. За відсутності у посвідченні відмітки про відрядження добові не виплачуються.

За наявності підтвердних документів підприємство відшкодовує особам, що перебували у відрядженні, також витрати:

- на проїзд до місця відрядження і назад (крім таксі) з урахуванням усіх видів витрат, пов'язаних з придбанням квитків, користуванням постільними речами в поїздах, а також страхових платежів на транспорті;

- по найманню житлового приміщення у розмірі фактичних витрат, з урахуванням побутових послуг, наданих у готелях (прання, чистка, прасування одягу тощо), але не більш як 10% від норм добових витрат за всі дні проживання (для державних службовців) ;

- на бронювання місць у готелях у розмірах не більш як 50% від вартості місця за добу;

- на користування у готелях холодильником І телевізором;

- на комісійні у разі обміну валюти (при закордонних відрядженнях).

Понад встановлені норми компенсації витрат відшкодовуються також витрати на оплату ПДВ за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання житлових приміщень відповідно до підтвердних документів в оригіналі. Відшкодовуються також витрати на службові телефонні розмови у розмірах, погоджених з керівником підприємства.

При відрядженні на один день у таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатись до місця постійного проживання, добові відшкодовуються за повну добу.

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета поїздки, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням надається його копія з перекладом) і кошторис витрат. Строк відрядження не може перевищувати 60 календарних днів. Підприємства, які направляють працівників у зарубіжну поїздку, забезпечують їх грошовими коштами в національній валюті країни, в яку відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті (доларах США) у вигляді авансу на поточні потреби у розмірах, обумовлених реальними потребами в країні перебування у відрядженні відповідно до встановлених норм. Перерахунок норм, встановлених у гривнях, у долари США здійснюється за прогнозним офіційним обмінним курсом на поточний рік національної валюти України до долара США або в національну валюту країни, до якої направляється у відрядження працівник. Копія наказу про відрядження за кордон, заявка на покупку готівкової валюти та розрахунок суми валюти, потрібної для виплати авансу на відрядження, подаються уповноваженому банку, який обслуговує підприємство. На підставі поданих документів банк повинен продати підприємству зазначену суму валюти з оплатою по безготівковому розрахунку. При цьому згідно з п. 7. 3. 7 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» витрати підприємства на купівлю іноземної валюти на відрядження покриваються за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства. Відповідно до п. 5. 4. 8 Закону видатки в межах встановлених норм включаються до валових витрат підприємства, а понад норми (враховуючи видатки, здійснені з дозволу керівника) – списуються за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства. При цьому згідно з Декретом Кабінету Міністрів України від 26. 12. 92 № 13-92 «Про прибутковий податок з громадян» суми, що відшкодовуються працівникові за рахунок прибутку підприємства, вважаються його власним доходом і мають бути приєднані до оподатковуваного доходу, з якого утримується прибутковий податок. На ці суми нараховуються збори на соціальне і пенсійне страхування.

У бухгалтерському обліку на суму виданого авансу підзвітній особі на службові відрядження (або господарські потреби) роблять запис по дебету рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами» в кореспонденції з кредитом рахунка 30 «Каса». Протягом трьох днів післяповернення з відрядження (у разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем – не пізніше 10, а в окремих випадках з дозволу керівника підприємства при поважних причинах – 20 робочих днів) працівник зобов'язаний подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у зв'язку з відрядженням кошти. Разом з авансовим звітом подаються посвідчення про відрядження, оформлене у відповідному порядку, документи про наймання житла, проїзні та інші документи в оригіналі.

Якщо аванси підзвітним особам були видані на господарські потреби, то до авансових звітів таких осіб додаються копії товарних чеків, матеріальні прибуткові ордери