Змістовий модуль 2. Кадрова документація: особисті, особові та облікові документи

 

Трудова книжка – це найважливіший документ з інформацією про роботу та трудовий стаж працівника. Заповнення трудової книжки вперше проводиться власником не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

До трудової книжки вносяться:

відомості про працівника: ПІБ, дата народження;

відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

відомості про нагородження і заохочення;

відомості про відкриття на які видано дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди;

Стягнення до трудової книжки не заносяться. Записи у трудову книжку проводяться у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи у трудову книжку про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення вносяться власником після видання наказу, але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) із посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

 

Запис відомостей про роботу

 

Записи, які характеризують трудову діяльність працівника, вносяться до розділу «Відомості про роботу» в такому порядку:

а) у графі 3 як заголовок пишеться повне найменування підприємства, установи, організації;

б) у графі І підзаголовком пишеться порядковий номер запису;

в) у графі 2 зазначається дат а прийняття на роботу;

г) у графі 3 записується найменування структурного підрозділу, а також роботи, професії або посади відповідно до найменування професій і посад, зазначених у «Єдиній державній класифікації професії! всіх категорій працівників на підставі міжнародних стандартів»;

д) у графі 4 зазначається номер і дата наказу (розпорядження). Нижче наведено зразок записів у трудовій книжці.

До занесення відомостей про прийняття на роботу в разі необхідності у графі 3 окремим рядком (до найменування підприємства, установи, організації) з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів записуються такі відомості:

про час служби у Збройних Силах України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

про час навчання з відривом від роботи у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та під час виконання науково-дослідної господарсько-договірної тематики), про час перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі (коли трудова книжка видається під час прийняття на роботу після закінчення навчального закладу) ;

про час навчання в професійних навчально-виховних та інших закладах, в навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо) ;

інші подібні записи.

До розділу «Відомості про роботу» заносять всі записи, що свідчать про пересування працівника по службі, а також про його звільнення.

Записи про тимчасові переведення або переміщення на іншу роботу у разі простою, виробничої потреби, інших випадках, передбачених законодавством, до трудової книжки не заносяться.

У розділі «Відомості про роботу» робляться ще й такі записи:

про відновлення в установленому порядку безперервного стажу роботи (для визначення допомоги з державного соціального страхування) ;

про підсумування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу (в трудових книжках працівників, які зайняті на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумування періодів сезонної роботи та збереження трудового стажу при поверненні у встановлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви) ;

про роботу осіб, які відбули виправні роботи без позбавлення волі (записи вносять до трудової книжки після закінчення фактичного строку відбування покарання за довідками органів МВС України).

Запис відомостей про нагородження

У розділ «Відомості про нагородження» вносять відомості про нагородження державними нагородами України (відзнаками Президента України) в такому порядку:

у графі 3 записують повне найменування суб'єкта господарювання;

у графі 1 зазначають порядковий номер запису;

у графі 2 записують дати нагородження;

у графі 3 записують, ким нагороджений працівник, за які досягнення і якою нагородою;

у графі 4 зазначають підстави внесення запису з посиланням на дату і назву документа.

Запис відомостей про заохочення

У розділ «Відомості про заохочення» вносяться такі відомості:

- про заохочення за успіхи у праці (відповідно до колективного договору, правил внутрішнього трудового розпорядку та статуту суб'єкта

господарювання) ;

- про заохочення за відкриття, на які видано дипломи;

- про заохочення за винаходи та раціоналізаторські пропозиції;

- про інші заохочення,