Змістовий модуль 2. Кадрова документація: особисті, особові та облікові документи

Складовою частиною єдиної класифікації кодування технічно-економічної інформації виступає класифікатор “Інформація по кадрах” призначений для рішення завдань в сфері обліку кадрів, аналізу якісного складу, планування кадрів, їх навчання.

Для обробки даних за допомогою засобів обчислювальної техніки розробляються спеціальні форми документів, а форми документів обов'язкові при будь-якій обробці інформації, доповнюються необхідними даними і на правій стороні їх вводиться зона кадрової інформації. При цьому ліва сторона тієї чи іншої форми, заповнюється працівником відділу кадрів, а права (закодована) передається для механізованої обробки.

Кодова інформація по формах обліку кадрів проставляється по довідниках-класифікаторах (внутрішньої структури підприємства, категорій працівників, професій робітників, посад службовців, форм оплати праці, умов праці) згідно з діючими галузевими стандартами і класифікаторами.

Обробка інформації в підсистемах АСУ-Кадри ведеться в двох основних режимах:

За встановленим графіком з видачею даних по табельному обліку і даних для складання звітів;

В запитально-відповідалльному режимами за заявками керівників структурних підрозділів і підприємств.

 

 

Поняття про облікову кадрову документацію.

Який облік здійснює відділ кадрів?

Мета і призначення кадрової облікової документації.

Поняття про облікову документацію первинного обліку.

Поняття про облікову документацію вторинного обліку.

 

 

Особова справа – сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біологічні, біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце в системі персонального обліку працівників оскільки на підставі документів, що в ній групуються проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління.

Особові справи заводяться на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально-відповідальних осіб, спеціалістів тощо.

Оформляються особові справи після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особових справ заносять документи, що відображають процес прийняття на роботу, потім – всі основні документи, які виникають упродовж діяльності працівника в установі. Систематизуються особові справив алфавітному порядку або за структурними підрозділами. Справи на матеріально-відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до штатно-алфавітній книзі і цей номер записується в алфавітну книгу.

До особової справи вносять такі документи:

особовий листок з обліку кадрів (фото 4×6 см.) ;

додаток до особового листка з обліку кадрів;

автобіографія;

копії документів про освіту, науковий ступінь, підвищення кваліфікації;

перелік наукових праць (для працівників, які мають науковий ступінь) ;

характеристики чи рекомендаційні листи;

документи на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (заява, службові записки – подання, трудовий контракт, гарантійний лист (листи про переведення)) ;

копії наказів (розпоряджень про прийняття (призначення, переведення і звільнення) працівника) або витяги з них;

матеріали проведеної атестації;

внутрішній опис документів;

Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть ґрунтуватися у самостійну справу тимчасового зберігання окремо від особової справи або розміщуватись у «кишеньці» на зворотному боці особової справи. Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення в відрядження, на курси підвищення кваліфікації (ФПК).

Оформлення обкладинки особової справи

На обкладинці розташовується заголовок в якому вказують:

повну назву підприємства у Н. в. ;

номер справи;

прізвище, ім’я, по батькові особи на яку заведена;

Обов’язково протиставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (дата звільнення) особової справи.

Оскільки справа є документом тривалого зберігання та її вкладають у тверду обкладинку. Після звільнення працівника його заяву, копію наказу або витяг з нього підшивають в особову справу і записують в опис. Після цього справа зберігається у відділі кадрів упродовж двох років, потім надається в архів на зберігання на 73 роки.

Загальний термін зберігання особової справи 75 років.

Особові справи є секретними документами і доступ до них повинен бути обмежений, тому як правило їх розміщують в сейфах (в окремих випадках в залізних шафах, що замикаються). Відповідальний за збереження начальник відділу кадрів, фахівець з персоналу, секретар.

Видача особових справ для службового користування здійснюється лише особам, яких визначив керівник установи.

Не дозволяється затримувати особову справу більше ніж на 1 день та виносити за межі підприємства. Не дозволяється видавати особові справи особі на яку заведена.

При видачі особової справи у відділі кадрів залишається контрольна картка на період видачі особової справи з метою запобігання втрати особової справи. Після повернення у контрольній картці ставиться дата повернення. Після передачі особової справи у архів контрольна картка знищується.

Складання опису документів особової справи

Опис документів особової справи містить такі дані:

номер;

найменування документів;

дата включення документа в особовій справі;

кількість аркушів;

дата вилучення документа;

ким вилучений, причина вилучення.

 

 

Поняття про особову справу.

Які документи вносяться до особової справи?

Як оформляється обкладинка особової справи?

Порядок роботи з особовою справою.

Як складається опис документів особової справи?

 

Порядок оформлення документів для призначення пенсій регулюється законом України «Про пенсійне забезпечення».

Працівники, що досягли пенсійного віку подають заяву про призначення пенсій за місцем роботи. А не працюючі – в органи Пенсійного фонду України за місцем проживання.

Після одержання заяви від працівника власник або уповноважений ним орган зобов’язаний заповнити Подання на призначення пенсії.

Відповідальність за правильність заповнення Подання несуть працівники суб’єкта господарювання на яких покладено обов’язок підготувати цей документ.

Подання заповнюється згідно трафаретного тексту, а саме:

Розділ 1− заповнюється у випадку втрати годувальника або якщо до пенсії нараховується надбавка на непрацездатних членів сім’ї. У розділі 2−проводяться записи з трудової книжки заявника (померлого годувальника). При відсутності трудової книжки виробничий стаж встановлюється на підставі інших документів, які видані за місцем роботи, служби чи навчання, а також архівними установами. У розділі 3− вказують документи, дата і номер їхньої видачі на підставі яких визначається стаж, тривалість стажу з урахуванням пільгового. У розділі 4− визначається тривалість усіх видів стажу працівника: загального, на пільгових умовах, за вислугу років, за роботу в районах Крайньої півночі (РКП) і місцях прирівняних до районів Крайньої півночі (МКП).

Після ознайомлення з заповненим Поданням ставиться дата і підпис особи, що звернулася за пенсією.

Крім заяви і Подання оформляється довідка про заробітну плату для обчислення пенсії. Такий документ видається працівнику підприємством на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів.

У випадку якщо підприємство ліквідоване, то довідка видається його правонаступником або державним архівом.

Інші документи, де може бути зафіксований розмір заробітної плати (виписки із штатного розкладу, дані профспілкового квитка) не можуть служити документами, що підтверджують фактичний заробіток.

Пакет документів направляється в органи, що призначають пенсії за місцем проживання працівника. Згідно законодавства звертання за призначенням пенсії може здійснюватись в будь-який час після виникнення права на пенсію.

Днем звертання за пенсією вважається день прийому заяви про призначення пенсії з додаванням необхідних документів.

Залежно від виду пенсії в органи, що призначають пенсії можуть подаватися ще й інші документи.

Документи можуть бути представлені як в оригіналах так і в копіях. В оригіналі подаються документи про виробничий стаж, вік і заробітну плату.

Однак у випадках, коли підтвердження стажу є трудова книжка, то представляється виписка з неї завірена печаткою.

Готувати документи для призначення пенсії рекомендується заздалегідь, особливо, коли в працівника відсутні ті або інші документи, а їхнє отримання пов’язане із тимчасовими визначеними проміжками.

Працівнику відділу кадрів доцільно на початку кожного року на всіх працівників, що у наступному році досягають пенсійного віку (або виникає право на пенсію) на підставі особистих особових карток працівника і їхніх трудових книжок скласти спеціальні списки у хронологічному порядку. У такі списки вносяться наступні дані:

назва таблиці: список працівників у яких у поточному році виникає право на пенсію;

номер порядку;

прізвище, ім’я, по батькові;

рік народження;

посада;

найменування структурного підрозділу;

підстава для призначення пенсії;

загальний стаж;

спеціальний трудовий стаж;

місяць в якому працівник матиме право на пенсію;

Працівники кадрових служб повинні пам’ятати, що за кожним документом є конкретна людина і потрібно забезпечити вирішення проблем працівників якнайкраще і якнайшвидше.

 

 

1. Яким документом регулюється порядок оформлення документів для призначення пенсії?

2. Особливості заповнення подання?

3. Як оформляється довідка про заробітну плату?

4. Порядок оформлення документів для визначення стажу працівника.

5. Що потрібно робити працівникам відділу кадрів на початку кожного року щодо працівників, які у наступному році досягають пенсійного віку?