Змістовий модуль 2. Кадрова документація: особисті, особові та облікові документи

Порядок внесення записів про заохочення той же, що й про нагороди.

До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою оплати праці та виплати, які мають постійний характер.

Вкладка до трудової книжки

Якщо в трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладкою. Остання вшивається в трудову книжку, заповнюється й ведеться роботодавцем за місцем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка.

Вкладка без трудової книжки недійсна.

Видаючи кожну нову (наступну) вкладку, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори ставлять відбиток штампа розміром 10 х 25 мм із надписом «Видано вкладку», або роблять запис від руки й зазначають серію та номер вкладки. Вкладка видається нового зразка, незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового зразка чи раніше встановленого).

Порядок видачі трудової книжки в разі звільнення

У разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові його трудову книжку в день звільнення з унесеним у неї записом про звільнення.

У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис у трудову книжку працівника. Раніше зроблений напис про день звільнення визнається недійсним у встановленому порядку.

Дублікат трудової книжки

Трудові книжки й дублікати їх, що не були отримані працівниками під час звільнення, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок. Після цього терміну незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню в установленому порядку.

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладку до неї), зобов'язана негайно заявити про це за місцем останньої роботи. Не пізніше ніж за 15 днів після заяви, а в разі ускладнення – в інший термін, роботодавець видає працівникові нову трудову книжку чи вкладку до неї (нових зразків) із написом «Дублікат» у правому верхньому куті першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладки до неї заповнюють за загальними правилами. В розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» й «Відомості про заохочення» дубліката вносять записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Розрахунки за бланки трудових книжок

Виписуючи трудову книжку (вкладку до неї або дублікат), роботодавець стягує з працівника суму її вартості.

У разі неправильного первісного заповнення трудової книжки або вкладки до неї, а також псування бланків їх через недбале зберігання вартість зіпсованих бланків відноситься на виграти роботодавця.

Власник або вповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати погрібну кількість бланків трудових книжок і вкладок до них.

 

 

Поняття про трудову книжку.

Які відомості вносяться до трудової книжки?

Які відомості не вносяться до трудової книжки?

Особливості внесення відомостей про роботу у трудову книжку.

Особливості внесення відомостей про заохочення у трудову книжку.

Порядок ведення вкладки до трудової книжки.

Порядок видачі трудової книжки.

 

 

На всіх підприємствах, в установах, які самостійно здійснюють прийняття і звільнення працівників і незалежно від характеру власності і обсягів виробництва ведеться обов’язковий облік кадрів. Правильна організація обліку є необхідною передумовою для успішного проведення всієї аналітичної і оперативної роботи по кадрах. Ведення обліку покладається на відділ кадрів (працівників з кадрових питань).

Відділ кадрів здійснює облік:

Особового складу (чисельність працівників по підприємству, категоріях, професіях, кваліфікації, освіті, стану роботи, статі, віку, інших ознаках: зміни чисельності і складу кадрів по підприємству в цілому і по окремих підрозділах і причини цих змін) ;

Відпусток;

Резерву висунення на керівні посади;

Трудових книжок;

Нагородження працівників, заохочень і дисциплінарних стягнень;

Працівників, що працюють за сумісництвом;

Молодих спеціалістів, молодих робітників;

Пенсіонерів і працівників передпенсійного віку;

Робочого часу (табельний облік).

Облікова документація повинна забезпечити оперативне ведення обліку і формування звітності по кадрах, згідно з вимогами законодавства про працю, ЦСУ України, керівництва.

Документи первинного обліку поділяються на види:

Обов’язкові, незалежно від способу обробки інформації;

Обов’язкові, при впровадженні АСУ-кадри;

Рекомендовані;

Документи містять в собі відомості про трудові, кваліфікаційні, соціально-демографічні характеристики кожного працівника, необхідні для аналізу якісного складу кадрів, підбору, розстановки керівників і спеціалістів, планування підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації, формування і навчання резерву, контролю за рухом кадрів, використання робочого часу, трудової дисципліни і забезпечення необхідною інформацією керівництва та інших служб управління підприємством.

При впровадженні на підприємстві підсистеми кадрового забезпечення АСУ-Кадри підвищується якість обліку, скорочується строки подання, скорочуються строки подання звітів, розширюється обсяг кадрової документації.

Інформаційну базу підсистеми