Аналіз системи інформаційних ресурсів бібліотек

Структура бібліотечного фонду – це система поділу його на частини (підрозділи, підфонди) в залежності від обсягу, змістовного, мовного, хронологічного складу, наявності різноманітних видів документів, структури самої бібліотеки. Наприклад, фонд читального залу, абонемента, бібліотеки-філіалу тощо. Структура фонду обумовлена потребами диференційованого формування кожної з його частин, а також обслуговування читачів.

Бібліотечний фонд – основа діяльності кожної бібліотеки. Тому значна увага приділяється формуванню документних ресурсів бібліотек, укомплектуванню їх матеріалами на різних носіях інформації. Фонди бібліотек є частиною загальнонаціональної культурної спадщини, історичним джерелом та інформаційним ресурсом країни. Сьогодні перед бібліотеками стоїть завдання, з одного боку, надати користувачам можливість широкого доступу до бібліотечних фондів, а з другого – забезпечити їхні збереження.

Фонди сучасних бібліотек складають не тільки книги і періодичні видання, а й грамплатівки, діафільми, карти, ноти, рукописи, мікрофільми, електронні документи тощо. Для їх позначення прийнято вживати узагальнюючий термін «документ». Документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріальному носії інформації з метою її зберігання, розповсюдження і використання.

Всі документи, що складають бібліотечний фонд, можна штучно поділити на такі основні групи: видання або твори друку (книги, газети, журнали, плакати, буклети, карти, ноти, стандарти); кінофотофонодокументи (кінофільми, діафільми, діапозитиви, магнітні фонограми, грамплатівки); неопубліковані документи (рукописи, звіти про науково-дослідні роботи, переклади, дисертації) ; репродуктивні документи (мікрофільми, мікрофіші, мікрокарти) ; машиночитані документи (електронні) тощо.

Основну частину бібліотечних фондів складають різноманітні видання - твори друку, поліграфічно самостійно оформлені, що пройшли редакційно-виробничу обробку, мають вихідні дані та призначені для передачі певної інформації. Твори друку не однорідні, вони поділяються на кілька різновидів у залежності від певної ознаки:

за матеріальною конструкцією (книжкові, журнальні, газетні, карткові видання, плакати і буклети) ;

за знаковою природою інформації (текстові, нотні, картографічні, образотворчі) ;

за періодичністю і структурою (неперіодичні, періодичні, виданіння, що продовжуються, серійні видання) ;

за цільовим призначенням та характером інформації (офіційні, наукові, науково-популярні, нормативно-виробничі тощо).

Документи можуть надходити до бібліотечних фондів шляхом:

придбання, у тому числі за операціями з централізованого постачання;

безоплатного отримання, у тому числі отримання обов'язкових безоплатних примірників документів;

отримання у дарунок;

одержання від користувачів замість загублених видань.

БФ формується у відповідності до інформаційних потреб користувачів бібліотеки. Інформаційна потреба – це потреба у комплексі відомостей, потрібних користувачеві для досягнення в поточний момент найбільш ефективних результатів діяльності, отримуючи конкретне вираження у формі інформаційного запиту.

Інформаційні потреби поділяють на індивідуальні (потреби в інформації окремого фахівця, який вирішує конкретні наукові й виробничі завдання) та групові (потрібні і достатні для виконання колективних завдань, сукупність індивідуальних інформаційних потреб).

Для виявлення інформаційних потреб здійснюються такі заходи: анкетування, особисте опитування, ведення щоденників, аналіз наявних даних, синтез відповідних висновків (виявлення та формування об'єктивних уявлень про інформаційні потреби), комбінування цих методів. Інформаційний запит – це заявка на отримання інформаційних послуг, в якій конкретно виражені інформаційні потреби користувача. Запит може бути в усній чи письмовій формі.

Під поняттям «формування БФ» розуміють створення, постійний розвиток бібліотечного фонду і підтримку його в робочому стані. Технологічно формування бібліотечних фондів починається з визначення ідеального образу фонду, або його моделі. Наступний етап – відбір, придбання (виключення) документа, або комплектування. За ним слідують облік, обробка, розміщення, зберігання, доставка документа на вимогу абонента.

Комплектування – це планомірний відбір і придбання творів друку та інших документів, а також постійне оновлення фонду бібліотеки відповідно до її завдань та потреб читачів. Комплектування – один з найважливіших процесів формування фондів, завдяки якому створюється можливість виконувати функції, властиві бібліотеці як соціальному інституту, сприяти освіті та вихованню читачів.

Загальна методика комплектування бібліотечного фонду складається з ряду послідовних операцій:

вибір документів за бібліографічним посібником;

визначення джерел книгопостачання;

замовлення документів;

включення замовлених документів до картотек поточного або ретроспективного комплектування;

контроль за надходженням документів.

Облік документів, що надходять до бібліотек або вибувають з них, є важливою складовою частиною організації бібліотечних фондів. Він здійснюється згідно «Інструкції з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах», затвердженої 2007 р. та «Інструкції про порядок доставки, комплектування та облік літератури», затвердженої 1995 р.

Метою ведення обліку бібліотечного фонду є встановлення кількості документів у підрозділах та по бібліотеці в цілому, відображення надходження та вибуття документів, забезпечення контролю за збереженням, наявністю та рухом документів. Ця інформація є основою для державного статистичного обліку, звітності та планування розвитку бібліотечних фондів.

До обліку документів висуваються такі вимоги:

повнота і достовірність облікової інформації;

документальне оформлення кожного надходження та вибуття з фонду;

своєчасність і оперативність реєстрації надходжень та вилучень з фонду;

сумісність засобів і форм обліку, їхня надійність в умовах застосування традиційної та автоматизованої технології;

відповідність показників обліку бібліотечного фонду показникам державної статистики.

Правовий статус бібліотечних фондів забезпечується базою загально прийнятого стандарту. У стандарті ДСТУ 7. 26-80 дається теж визначення поняття бібліотечного фонду: