Облік та аудит необоротних активів

Сукупність об'єктів бухгалтерського обліку визначається змістом господарської діяльності конкретної установи, вимогами управління і потребами інформації, контролі та оцінюванні діяльності на підставі аналізу.

Переважну частину активів бюджетних установ становлять основні засоби. Підсистема обліку необоротних активів охоплює:

• облік надходження та руху;
• облік зносу та ремонту;
• облік вибуття.

Організація обліку необоротних активів являє собою процес вибору й упорядкування способів і прийомів, обробки й видачі достовірної та своєчасної вихідної інформації про наявність, рух, зберігання, використання і вибуття необоротних активів.

Згідно з Планом рахунків синтетичний облік необоротних активів КЗ «Херсонська міська клінічна лікарня ім. Є. Є. Карабелеша» ведеться в класі 1 «Необоротні активи», до складу якого входять такі субрахунки:

1) 10 «Основні засоби»;

2) 11 «Інші необоротні матеріальні активи»;

3) 12 «Нематеріальні активи»;

4) 13 «Знос необоротних активів»;

5) 14 «Незавершене капітальне будівництво».

Аналітичний облік необоротних активів установою ведеться за місцем зберігання (експлуатації) та в бухгалтерії за типовими формами: № 03-1 (бюджет) «Акт прийняття-передачі основних засобів»; № 03-2 (бюджет) «Акт прийняття-здачі відремонтованих, реконструйованих чи модернізованих об'єктів»; № 03-3 (бюджет) «Акт про списання основних засобів»; № 03-4 (бюджет) «Акт про списання автотранспортних засобів»; № 03-6 (бюджет) «Інвентарна картка основних засобів у бюджетних установах»; № 03-9 (бюджет) «Інвентарна картка групового обліку основних засобів у бюджетних установах»; № 03-10 (бюджет) «Опис інвентарних карток з обліку основних засобів»; № ОЗ-11 (бюджет) «Інвентарний список основних засобів»; № 03-12 (бюджет) «Відомість нарахування зносу на основні засоби», які встановлені спільним наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 02. 12. 97 № 125/70 «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів та Інструкції з їх складання», зареєстрованим Міністерством юстиції України 22. 12. 97 за № 612/2416 [13].

Існують особливості, пов’язані з придбанням необоротних активів.

По-перше, сформована з урахуванням раніше зазначених вимог первісна вартість необоротних активів відображається в бухгалтерському обліку на рахунках 10 «Основні засоби», 11 «Інші необоротні матеріальні активи», а всі витрати, понесені бюджетною організацією, які не включаються до первісної вартості об'єкта, відносяться на фактичні видатки установи та відображаються в бухгалтерському обліку за Дт субрахунків 801, 811 (в залежності від того, за рахунок яких коштів було придбано необоротний актив) і Кт 675.

По-друге, в бюджетних організаціях при надходженні необоротних активів створюється фонд у необоротних активах, облік якого ведеться на субрахунку 401 «Фонд у необоротних активах». На вартість необоротних активів, що надійшли, одночасно проводиться запис по кредиту субрахунку 401 і дебетом субрахунків 801, 811 (залежно від того, за рахунок яких коштів було придбано необоротний актив).

По-третє, облік необоротних активів, за винятком бібліотечних фондів, малоцінних необоротних матеріальних активів, білизни, постільних речей, одягу та взуття ведеться в повних гривнях, без копійок. Сума копійок, сплачених за придбання необоротних активів, відноситься на витрати установи.

В КЗ «Херсонська міська клінічна лікарня ім. Є. Є. Карабелеша» усі об’єкти, які зараховуються до складу необоротних активів, приймаються на зберігання матеріально відповідальною особою, яка призначається наказом керівника установи. З посадовими особами, що відповідають за зберігання необоротних активів укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Відповідно до ст. 11 Положення про матеріальну відповідальність робітників та службовців за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації, затвердженого Указом Президії Верховної Ради СРСР від 13. 07. 76 р. № 4204-ІХ, письмові договори про повну матеріальну відповідальність укладаються з працівниками, які виконують роботи та обіймають посади, безпосередньо пов’язані зі зберіганням, продажем, перевезенням матеріальних цінностей [8].

Зарахування необоротних активів, що надішли до установи оформляється Актом прийняття-передачі основних засобів (форма № ОЗ-1 (бюджет)).

Даний документ складається у двох примірниках, один з яких для установи, що передає об’єкт основних засобів, а другий – для установи, що його приймає) на кожний об’єкт основних засобів, що надходить до установи. Даний документ складає створена наказом керівника комісія.

В акті зазначаються наступні дані: найменування об'єкта, рік випуску (побудови), коротка характеристика об'єкта, первісна вартість, присвоєний інвентарний номер, місцезнаходження об'єкта та інші відомості, що необхідні для аналітичного обліку необоротних активів.

Під час прийняття об'єкта необоротних активів на відповідальне зберігання матеріально відповідальна особа розписується в акті. Після оформлення акт затверджується керівником установи і потім передається в бухгалтерію установи.

Облік необоротних активів за місцями їх зберігання (місцезнаходження) ведеться за інвентарними об'єктами.

Для організації обліку та контролю за збереженням необоротних активів кожному об'єкту необоротних активів присвоюється відповідний інвентарний номер. В залежності від належності до тієї чи іншої групи об'єкту необоротних активів присвоюється інвентарний номер, який складається з семи або восьми знаків.

Кожному необоротному активу (крім білизни, постільних речей, одягу, взуття, малоцінних необоротних матеріальних активів, матеріалів довгострокового використання та тих, що мають специфічне призначення) присвоюється інвентарний номер, який має вісім знаків. Перші три знаки означають номер субрахунку, четвертий – підгрупу і останні чотири знаки – порядковий номер предмету