Реєстрація службових документів на підприємстві

Управлінське документознавство автор (кореспондент) ; дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа – для тих, що надійшли) ; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата) ; відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа- відповіді).

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі – центральний банк реєстраційних даних.

На документах, що реєструються канцелярією або секретарем-референтом, на нижньому полі першої сторінки документа праворуч ставиться реєстраційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ поверненню секретареві- референтові чи ні. Обов'язковому поверненню підлягають нормативні документи, одержані від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, органів Державної адміністрації, а також зареєстровані доручення.

 

 

Під час реєстрації службових документів слід дотримуватися певних правил:

Перше. Реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку, виконання й подальшого використання в довідкових цілях, незалежно від способу їх створення та надходження на підприємство.

Друге. Реєстрація документів здійснюється за трьома документопотоками:

• вхідні документи;

• вихідні документи;

• внутрішні документи. До того ж у кожному документопотоці можуть виокремлюватися певні групи документів, для реєстрації яких ведуться окремі реєстраційні форми. Так, наприклад, вхідні документи реєструються за такими окремими групами залежно від назви авторів і змісту документів:

• акти державних органів, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція, що надходить на підприємство з Верховної Ради України;

• службові листи, що надходять від інших установ, підприємств і організацій;

• звернення (пропозиції, заяви та скарги) громадян;

• запити на інформацію. Внутрішні розпорядчі документи реєструються за такими групами залежно від їх змісту:

• накази з основних питань діяльності підприємства;

• накази з адміністративно-господарських питань;

• накази з кадрових питань. Реєстрація цієї групи наказів здійснюється відповідно до їх видів і строків зберігання

Третє. Усі документи реєструють на підприємстві лише один раз:

• вхідні – у день їх надходження або не пізніше початку наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

• вихідні – у день їх відправлення;

• внутрішні – у день підписання або затвердження (залежно від виду документа). Під час передавання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс документові не надається.

Четверте. Реєстрація може здійснюватися централізовано або децентралізовано. У разі запровадження централізованої форми організації діловодства всі документи реєструються в службі діловодства (канцелярії, відділі діловодства, загальному відділі, секретаріаті керівника підприємства тощо). У разі запровадження де: централізованої чи змішаної форми організації діловодства певну частину документів залежно від їх груп і видів (накази з основних питань діяльності підприємства, листування за підписом керівника підприємства та ін.) можна реєструвати в службі діловодства, усі інші документи за напрямами діяльності структурних підрозділів підприємства – у відповідних структурних підрозділах.

 

 

При реєстрації документів впроваджується принцип реєстрації в межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України; акти та кореспонденція Верховної Ради України; акти Президента України та Кабінету Міністрів України; рішення колегії МОЗ України, акти ревізій фінансово-господарської діяльності; накази Міністерства охорони здоров'я України; накази щодо діяльності закладу охорони здоров'я.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення – реєстраційний індекс, який складається з кореспондента, порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ.

У закладах охорони здоров'я застосовується журнальна форма реєстрації документів, яка може впроваджуватися в організаціях з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.

 

 

Журнальна форма реєстрації використовується на українських теренах з часів правління Петра І. Введено її в Російській імперії Генеральним регламентом у 1720 році. З того часу журнальна форма реєстрації не зазнала принципових змін. І дотепер ця форма має багато прихильників, які вбачають у цьому доказ її практичності й простоти.

Проте таку форму реєстрації рекомендується застосовувати лише в невеликих установах, з документообігом 500-600 документів на рік.

Цим установам, як правило, притаманна одна організаційна дистанція виконання, тобто документ після розгляду керівником потрапляє до безпосереднього виконавця, справи формуються централізовано. Для таких установ журнал може забезпечити всі три завдання реєстрації: облік, контроль, пошук документів.

У журналах реєстрації має бути передбачено графи, що містять основну інформацію про документ.

Журнальна форма реєстрації доцільна також у тих випадках, коли облік документів відіграє першорядну роль. Ідеться про облік документів, реєстраційний індекс яких складається тільки з порядкового номера, наприклад, при видачі документів про освіту, трудових книжок, перепусток тощо.

У всіх інших випадках журнальна форма реєстрації є застарілою, оскільки утруднює ведення контролю за виконанням документів і довідкову роботу по них. Журнальна форма реєстрації мас суттєвий недолік – у журналі не можна систематизувати записи. При використанні цієї реєстраційної форми доводиться заводити окремі журнали для реєстрації вхідних, вихідних та розпорядчих документів,