Реєстрація службових документів на підприємстві

Складові частини цифрового реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінювати: ся залежно від того, який документ реєструється – вхідний, вихідний чи внутрішній. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера й індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується на підприємстві.

Приклади: № 234/04, де 234 – порядковий номер листа за журналом реєстрації вхідних документів, 04 – індекс кореспондента, від якого надійшов лист; № 625/0112, де 625 – порядковий номер, 01: 12 – індекс справи, в якій буде зберігатися лист після його виконання згідно з номенклатурою справ.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності – спочатку індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись інший індекс, що застосовується на підприємстві), потім – порядковий номер.

Приклад: № 0215/258, де 02: 15 – індекс справи за номенклатурою, 258 – порядковий номер.

Якщо на підприємстві не розроблено номенклатуру справ, то під час реєстрації документів для присвоєння індексу можна використовувати класифікатор структурних підрозділів. Структурні підрозділи, як правило, класифікують відповідно до штатного розпису. Наприклад:

01 – Канцелярія

02 – Плановий відділ

03 – Відділ маркетингу і реклами

04 – Відділ продажів

05 – Відділ персоналу

06 – Юридичний відділ

07 – Бухгалтерія

08 – Господарський відділ

09 – Транспортний відділ. 

У разі впровадження такого класифікатора можна визначити, який структурний підрозділ є ініціатором підготовки документа або до якого структурного підрозділу направлено документ на виконання. Також на підприємстві може бути розроблено цифровий класифікатор посадових осіб, наприклад:

01 – генеральний директор

02 – виконавчий директор

03 – директор правового департаменту

04 – директор фінансового департаменту

05 – директор департаменту підтримки бізнесу

06 – директор департаменту безпеки. Використання на підприємстві класифікатора посадових осіб до: цільне при формуванні справ у тому разі, якщо відповідні посадові особи мають право підпису тих чи інших службових документів.

Внутрішнім документам, зокрема наказам (розпорядженням) з основної діяльності підприємства, протоколам та актам, при реєстрації надаються лише порядкові номери в межах діловодного року. Якщо документ підготовлено спільно двома чи більше підприємствами, реєстраційний індекс включає індекси кожного з цих підприємств, які проставляють через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами.

Приклад: №0314/450/0211/208- для спільних листів, підготовлених від імені двох підприємств; № 41/68/37 – для спільних розпорядчих документів, виданих від імені трьох підприємств.

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих6код. Для вихідних документів він містить реєстраційний індекс і дату документа й розташовується в межах, зазначених у Національному стандарті «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ4163: 2003 для реквізитів бланку, а саме: із кутовим розташуванням реквізитів- 73мм від початку першого реквізиту, із поздовжнім- 77мм.

 

 

Під час реєстрації деяких груп службових документів доцільно застосовувати літеро-цифрові індекси. Так, при реєстрації звернень (заяв, скарг та пропозицій) громадян порядковий номер доповнюється першою літерою прізвища громадянина, що звертається до підприємства. Наприклад: №А10, №В11, №Л12.

З метою розрізнення груп службових документів із різним рівнем доступу, до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер. Наприклад: № 120/0215 ДСК, де ДСК – по: значення документів із грифом «Для службового користування».

З метою розрізнення груп наказів із кадрових питань кожній групі може присвоюватися літерний індекс. Система індексів для кадрових наказів на конкретному підприємстві має бути розроблена службою кадрів з урахуванням специфіки реєстрації та формування наказів у справи. Для групи наказів про прийняття на роботу (призначення на посаду), переведення на іншу роботу (переміщення за посадою), звільнення (припинення трудового договору, контракту), сумісництво (суміщення посад), надання матеріальної допомоги, заохочення (нагородження, преміювання), нарахування різних надбавок і доплат при реєстрації до порядкового номера може додаватися або літера К (кадри), або П (персонал), або літери ОС (особовий склад). Наприклад: № 123К, № 89ОС, № 678 П. Якщо на підприємстві накази про заохочення реєструються й зберігаються окремо від загальної групи кадрових наказів зі строком зберігання 75 років, то до порядкового номеру такого виду наказів може додаватися літера З. Наприклад: № 32З. Накази про надання щорічних відпусток і відпусток у зв’язку з навчанням можуть мати літерний індекс Від, про відрядження – В, про стягнення – С. Наприклад: № 176Від, № 54В, № 18С.

 

 

Рекомендації щодо заповнення граф журналу вхідної кореспонденції.

У графі 1 «Дата надходження документа» зазначають дату надходження документа на підприємство цифровим способом, наприклад: 01. 07. 2013. Як правило, від цієї дати обраховується строк виконання документа. Якщо, скажімо, документ надійшов 1 липня, а строк його виконання становить 30календарних днів, то виконати його слід не пізніше 30липня, якщо інша дата не зазначена в резолюції керівника підприємства.

У графі 2 «Вхідний реєстраційний індекс документа» проставляють реєстраційний індекс, який надають документові на підприємстві. Обов’язковим елементом реєстраційного індексу є порядковий номер у межах відповідного