Реєстрація службових документів на підприємстві

У графу 7 «Примітка» вносять відомості про місце зберігання від: пуску (копії) надісланого документа. У разі отримання відповіді на ініціативний документ цю графу доповнюють інформацією про дату отримання відповіді й особливості відповіді, якщо такі мають місце. За потреби журнали реєстрації можна доповнювати додатковими графами. Така потреба може бути викликана специфікою діяльності підприємства. У такому разі форма журналу має бути затверджена керівником підприємства й додаватися до індивідуальної інструкції з діловодства.

 

 

1.1. До самостійної роботи на персональному комп’ютері допускаються особи що пройшли:

‒Первинний інструктаж на робочому місці і мають І кваліфікаційну групу по електобезпеці;

‒Попередній методичний огляд. 

До безпосередньої роботи з персональним комп’ютером, допускаються особи, що не мають медичних протипоказань. Жінки з часу встановлення вагітності й у період годівлі дитини до виконання усіх видів робіт, пов’язаних з використанням персонального комп’ютера, не допускають.

1.2. Небезпечними і шкідливими виробничими факторами при виконанні робіт на персональному комп’ютері є:

а) фізичні:

• Підвищені рівні електромагнітного випромінювання;
• Підвищені рівні рентгенівського випромінювання;
• Підвищені рівні ультрафіолетового випромінювання;
• Підвищені рівні інфрачервоного випромінювання;
• Підвищені рівні статичної електрики;
• Підвищені рівні запиленості повітря робочої зони;
• Підвищений зміст позитивних аероіонів у повітрі робочої зони;
• Зниження чи підвищення вологості повітря робочої зони;
• Підвищений рівень шуму;
• Підвищений чи знижений рівень освітленості;
• Підвищений рівень засліпленості;
• Нерівномірність розподілу яскравості в полі зору;
• Підвищена яскравість світлового зображення;
• Підвищений рівень пульсації світлового потоку;
• Підвищене значення напруги в електронному ланцюзі замикання якого може відбутися через тіло людини.

 б) хімічні:

Підвищений зміст у повітрі робочої зони двооксиду вуглецю, озону, аміаку, фенолу формальдегіду і полівінілхлоридних біфенідів;

в) психофізіологічні:

• Напруга зору
• Напруга уваги
• Інтелектуальні навантаження
• Тривалі статичні навантаження;
• Монотонність праці;
• Великий обсяг інформації, оброблюваної в одиницю часу;
• Нераціональна організація робочого місця

 г) Біологічні:

Підвищений зміст у повітрі робочої зони мікроорганізмів.

1.3. Площа на одне робоче місце з персональним комп’ютером для дорослих користувачів повинна складали не менше 6 м, а об’єм – не менше 20 м.

1.4. Для підвищення вологості повітря в приміщеннях з персональним комп’ютером варто застосовувати зволожувачі повітря, що заправляються щодня дистильованою чи кип’яченою питною водою.

1.5. Забороняється проводити ремонт персональних комп’ютерів безпосередньо в робочих, навчальних і дошкільних приміщеннях.

1.6. Стосовно світлових потоків робочі місця з персональним комп’ютером повинні розташовуватися так, щоб природне світло падало збоку, переважно ліворуч.

1.7. Схеми розміщення робочих місць з персональним комп’ютером повинна враховувати відстані між робочими столами з відео моніторами (у напрямку тилу поверхні одного відео монітора й екрана іншого відео монітора), що повинні бути не менше 2 м, а відстань між бічними поверхнями відео моніторів – не менш 1, 2 м.

1.8. Робочий стілець (крісло) повинний бути підіймально-обертовим і регулюватися по висоті і кутам нахилу сидіння і спинки, а також по відстані спинки від попереднього краю сидіння, при цьому регулювання кожного параметра повинно бути незалежним, легко здійснюваним і мати надійну фіксацію.

1.9. Екран відео монітора повинен знаходитися від очей користувача на оптимальній відстані 600-700 мм, але не ближче 500 мм з урахуванням алфавітно-цифрових знаків і символів.

1.10. У приміщеннях з персональним комп’ютером щодня повинно проводитися вологе прибирання.

1.11. Приміщення з персональним комп’ютером повинні бути оснащені аптечкою першої допомоги й вуглекислотним вогнегасниками.

1.12. Висота робочої поверхні столу для дорослих користувачів повинна регулюватися в межах 680-800 мм, при відсутності такої можливості висота робочої поверхні столу повинна складати 725 мм.

1.13. Робочий стіл повинен мати простір для ніг висотою не менше 600 мм, шириною не менше 500 мм, глибиною на рівні колін не менше 450 мм і на рівні витягнутих ніг не менше 650 мм.

1.14. Робоче місце повинне бути обладнане підставкою для ніг, що має ширину не менше 300 мм, глибину не менше 400 мм, регулювання по висоті в межах 150 мм і по кругу нахилу опорної поверхні підставки до 20. Поверхня підставки повинна бути рифленою і мати по передньому краю бортик висотою 10 мм.

1.15. Робоче місце з персональним комп’ютером повинне бути оснащене пюпітром для документів.

1.16. Клавіатуру варто розташовувати на поверхні столу на відстані 100-300 мм від краю, повернуту до користувача, чи на спеціальній регульованій по Витримувати встановлені режимом робочого часу регламентовані перерви в роботі і виконувати фізкультпаузи.

1.17. Тривалість безупинної робота з персональним комп’ютером без регламентованих перерв не повинна перевищувати 2 години.

1.18. Під час регламентованих перерв і з метою зниження нервово-емоційної напруги, стомлення зорового аналізатора, усунення впливу гіподинамії, запобігання розвитку стомлення доцільно виконувати комплекси спеціальних фізичних вправ.

1.19. З метою зменшення негативного впливу монотонності доцільно застосовувати чергування операцій осмисленого введення тексту і числових даних (зміна змісту робіт), чергування редагування текстів і введення даних.

1.20. У випадках виникнення в працюючих з персональним комп’ютером зорового дискомфорту й інших несприятливих суб’єктивних відчуттів, незважаючи на дотримання санітарно-гігієнічних вимог, режимів праці і відпочинку варто застосовувати індивідуальний підхід в обмеженні часу робіт з персональним комп’ютером, корекцію тривалості перерв чи відпочинків, проводити зміну діяльності на іншу, не пов’язану з використанням персонального комп’ютера.

1.21. Працюючим з персональним комп’ютером з високим рівнем напруженості під час регламентованих перерв і наприкінці дня показане психологічне розвантаження в спеціально обладнаних приміщеннях (кімнат психологічного розвантаження).

 

2.1. Перед початком роботи оператор зобов’язаний:

• оглянути й упорядкувати робоче місце;
• відрегулювати освітленість на робочому місці;
• переконатися в достатній освітленості, відсутності відображень на екрані зустрічного світлового потоку;
• переконатися в справності захисного заземлення;
• протерти спеціальною салфеткою поверхню екрана;
• переконатися у відсутності дискет у дисководах системного блоку
• персонального комп'ютера.

 перевірити регулювання столу, стільця, підставки для ніг, пюпітра, положення устаткування, кута нахилу екрану, положення клавіатури і, при необхідності, відрегулювати їх з метою виключення незручних поз, тривалих напруг відповідно до вимог ергономіки.

2.2. При включенні комп'ютера секретар зобов’язаний дотримуватися наступної послідовності включення устаткування:

• монітор (при окремому підключенні монітора) ;
• периферійні пристрої (принтер, монітор, сканер і ін.) ;
• системний блок (монітор, при підключенні останнього через системний блок).

 2.3. Секретарю забороняється приступати до роботи при:

• відсутності на ВДТ гігієнічного сертифікату, що включає оцінку візуальних параметрів;
• відсутність інформації про результати атестації умов праці на даному робочому місці при наявності інформації про невідповідність параметрів даного устаткування вимогам санітарних норм;
• виявлення несправності устаткування;
• відсутності захисного заземлення пристрою ПЕВМ;
• відсутності вуглекислотного або порошкового вогнегасника й аптечки першої допомоги;
• порушення гігієнічних норм розміщення ВДТ (при однорядному розташуванні менш їм від стіни, при розташуванні робочих місць у колону на відстані менш 2, 5 м, при розміщенні на площі) ;
• менш 6 м кв. на одне робоче місце, при рядком розміщенні дисплеїв.

 2.4. Для зменшення дії шкідливих факторів рекомендується:

• підготувати робоче місце так, щоб виключити незручні пози і тривалі напруги, виключити відблиски на екрані;
• забезпечити висвітлення чи стіни якої-небудь поверхні за дисплеєм приблизно так, як екрана:
• краще використовувати рідкокристалічний дисплей;
• забезпечити відстань від розташованих поруч терміналів не менш 1, 2м;
• встановити центр зображення на дисплеї на висоті 0, 7 – 1, 2 м від рівня підлоги.

 2.5. Рекомендується обладнати робоче місце пюпітром для розташування документів і підставкою для відпочинку рук.

2.6. Оглянути місце і забрати сторонні предмети.

 

3.1. Оператор під час роботи зобов’язаний:

• виконувати тільки ту роботу, що йому була доручена і по якій він проінструктований;
• тримати порядку і чистоті робоче місце;
• тримати відкритими усі вентиляційні отвори пристроїв;
• зовнішній пристрій «миша» застосовувати тільки при наявності спеціального килимка;
• при необхідності припинити роботу на деякий час коректно закриті всі активні задачі;
• відключати живлення тільки в тому випадку, якщо під час перерви в роботі на комп’ютері змушений знаходитися в безпосередній близькості від відео терміналів, а в противному випадку живлення дозволяється не відключати;
• виконувати санітарні норми і дотримуватися режимів роботи і відпочинку;
• дотримуватися правил експлуатації обчислювальної техніки відповідно до інструкції з експлуатації;
• при роботі з текстовою інформацією вибрати найбільш фізіологічний режим представлення чорних символів на білому тлі.

 3.2. Секретареві під час роботи забороняється:

• торкатися одночасно екрана, монітора і клавіатури;
• доторкатися до задньої панелі системного блоку при включеному живленні;
• переключати роз'єми кабелів периферійних пристроїв при ввімкненому живленні;
• захаращувати верхні панелі пристроїв паперами і сторонніми предметами;
• захаращувати робоче місце папером, щоб безладу на робочому місці;
• нагромадження органічного пилу;
• відключати живлення під час виконання активної задачі;
• роботи часті перемикання живлення;
• допускати падання на поверхню системного блоку, клавіатури, принтера різних предметів;
• роботи самостійне відключення і ремонт устаткування.

 3.3. Одним з численних режимів роботи є 45 хв. роботи на комп'ютером і 15 хв. перерви.

3.4. При постійній роботі екран повинний бути в центрі огляду, документи ліворуч на столі в одній площинні з екраном.

 

4.1. По закінченню роботи секретар зобов'язаний дотримуватися наступної послідовності ввімкнення обчислювальної техніки:

• зробити закриття всіх активних програм;
• переконатися, що в дисководах немає дисків;
• вимкнути живлення системного блоку;
• вимкнути живлення всіх периферійних пристроїв.

 4.2. По закінченню роботи секретар зобов'язаний оглянути й упорядкувати робоче місце, вимити руки.

 

5.1. Секретар зобов'язаний:

• у всіх випадках виявлення обривів проводів живлення, несправності заземлення й інших ушкоджень електроустаткування, появи запаху горілого негайно відкрити живлення і повідомити про аварійну ситуацію вчителя;
• при виявленні людини, що потрапила під напругу негайно звільнити його від дії струму шляхом відключення електроживлення і до прибуття лікаря надати потерпілому до лікарняну допомогу;
• у будь-яких випадках збою в роботі технічного устаткування або програмного забезпечення негайно викликати представника інженерно-технічної служби експлуатації і обчислювальної техніки;
• при загоранні, устаткування відключити живлення і вжити заходів по гасінню вогнища пожежі за допомогою вуглекислотного або порошкового вогнегасника, викликати пожежну команду і повідомити про подію адміністрацію.

 5.2. У випадку відключення живлення, припинити роботу і доповісти керівнику.

Не намагайтесь самостійно з'ясовувати й усувати причину. Пам'ятайте, що напруга може так само зненацька з'явитися.

 

1. http: //pidruchniki. com/15811023/menedzhment/priymannya_rozglyad_reyestratsiya_dokumentiv
2. http: //undiasd. archives. gov. ua/doc/zmi/SR_07_2013. pdf
3. http: //referat-ukr. com/dokumentoznavstvo/kontroln-kartki-vikonannya-dokumentv. html
4. http: //www. br. com. ua/referats/Dilovodstvo/6017. htm
5. http: //kadrovyk. com. ua/content/reєstratsіya-sluzhbovikh-dokumentіv
6. http: //referats. allbest. ru/management/7900081995. html
7. http: //studopedia. org/4-28324. html
8. http: //pidruchniki. com/1638120437493/meditsina/datuvannya_indeksatsiya_dokumentiv
9. http: //osvita. ua/vnz/reports/dilovodstvo/24105/ http: //referat-ok. com. ua/dokumentoznavstvo-dilovodstvo/priinyattya-dokumentiv-poperednii-rozglyad-ta-rejestraciya-dokumentiv
10. http: //studopedia. org/5-1282. html http: //pidruchniki. com/1601101356476/dokumentoznavstvo/reyestratsiyni_formi
11. http: //obrob. net. ua/Glava% 204/Index5. htm
12. http: //ua-referat. com/Реєстрація_ДОКУМЕНТІВ http: //ukrefs. com. ua/page, 2, 36628-Registraciya-i-kontrol-ispolneniya-dokumentov. html
13. http: //1715. us/Glava% 204/Index3. htm
14. http: //bibliograph. com. ua/deloproizvodstvo-1/129. htm
15. http: //ukrbukva. net/page, 5, 43831-Registraciya-dokumentov. html
16. http: //deloproizvodstvo-1. pravo. eh. org. ua/129. htm http: //pidruchniki. com/1598022337491/meditsina/reyestratsiya_dokumentiv