Реєстрація службових документів на підприємстві

При журнальній формі документи багатоступінчастого виконання реєструються декілька раз (у службі діловодства, у приймальні керівника, приймальнях заступників, групі з контролю, структурних підрозділах).

Якщо в установі застосовується журнальна форма реєстрації, то журнал рекомендується складати з окремих аркушів-бланків, що дозволить заповнювати їх за допомогою будь-яких засобів запису та поступово формувати сам журнал, у т. ч. з одночасним уведенням інформації в машинну пам'ять та її роздрукуванням.

 

 

Карткова форма реєстрації документів набула поширення у більшості розвинутих країн на початку XX століття.

Єдина державна система діловодства, впроваджена в СРСР у 1975 р., передбачала введення в установах з документообігом понад 600 документів на рік карткової форми реєстрації документів із застосуванням реєстраційно-контрольних карток (РКК). Така картка заповнюється машинописним або рукописним способом, на сьогодні, як правило, – за допомогою персональних комп'ютерів. Карткова система реєстрації документів більш зручна, її переваги порівняно з журнальною безперечні.

Із РКК формуються довідкові та контрольні картотеки. Кількість примірників карток визначається установою і залежить від централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та довідкових картотек тощо. Зазвичай роздруковують три примірники карток: два розмішують в довідковій й контрольній картотеках, один передають виконавцю разом із документом. Якщо виконавців більше і довідкові картотеки формуються не лише за місцем реєстрації, то кількість карток збільшується.

Картки можна групувати за будь-яким принципом: за авторами, кореспондентами, темою порушених питань, видами документів, реєстраційними номерами, датами, строками виконання, виконавцями. У журналі ж запис ведеться виключно у хронологічній послідовності, в порядку надходження документів.

При картковій формі реєстрації може бути створено таку кількість карток, яка забезпечить усі картотеки і звільнить від реєстрації ті структурні підрозділи, куди документ надходить на розгляд, виконання, для контролю. Карткова форма реєстрації дає можливість створити якісно новий апарат з контролю за строками виконання документів. За такої форми реєстрації можливе застосування засобів механізації та автоматизації. Застосування карток для реєстрації помітно підвищує оперативність пошуку документа й одночасно скорочує трудомісткість процесу реєстрації в порівнянні з журнальною формою.

Бланки реєстраційної картки можуть виготовлятися друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії. У разі заповнення карток на комп'ютері їх можна роздрукувати на принтері. Картки виготовляються на щільному папері формату А5або А6. Реєстраційна картка – єдина для вхідних, вихідних і внутрішніх документів – складається за встановленою формою.

Основним принципом реєстрації документів при картковій системі є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз. Виключається повторна реєстрація з метою створення облікового, контрольного, довідкового апарату до документів. Усі ці завдання мають вирішуватись одночасно.

 

 

 Основним принципом реєстрації документів за картковою фор: мою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється на підприємстві лише один раз, про що йшлося вище. Кількість примірників карток визначається самим підприємством і залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа й кількості картотек на підприємстві. Як правило, роздруковуються три примірники карток: два- розміщують у довідковій і контрольній картотеках, один – передають виконавцю разом із документом. Картки виготовляються на щільному папері формату А5 або А6У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі- центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників підприємства інформацією про всі документи й місце їх розташування. У разі застосування карткової чи автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (далі – РКК) (додаток 3) із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 4). Перелік обов’язкових реквізитів РКК у разі потреби може бути до: повнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів в РКК може визначатися підприємством самостійно.

 

2.2. Систематизація реєстраційно-контрольних карток (РКК)

 

Масив реєстраційно-контрольних карток утворює довідково-контрольну картотеку. Картки в картотеці мають бути розставлені в певному порядку, тобто систематизовані відповідно до вибраних ознак систематизації. Ознаки систематизації (пошукові ознаки) РКК:

• алфавітний;
• географічний (регіональний) ;
• кореспондентський;
• номінальний (по видах і різновидах документів) ;
• наочно-питальний (по заголовку, змісту) ;
• структурний (по структурі організації, по відділах) ;
• хронологічний (по даті) і так далі

 При розстановці РКК, як правило, вдається активізувати декілька пошукових ознак. Наприклад, картки документів, що поступили і відправлених, можна розставити за змістом, питання розташувати за абеткою, усередині наочної рубрики картки систематизувати по назвах регіонів, розташованих за абеткою, в кожному регіоні розподілити картки по кореспондентах, а найменування організацій-кореспондентів розташувати в алфавітному порядку і так далі.

 

 

Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних цифрових або літерно-цифрових позначень- індексів, які надаються документам під час їх реєстрації. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера доку: мента в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються на підприємстві, найчастіше індексом за номенклатурою справ, а також іншими класифікаційними відмітками, як індексами структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, діяльність яких стосується питань документа тощо. Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка й виду документа.