Виробництво тугоплавких неметалевих і силікатних матеріалів і виробів

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Маємо надію, що це піде на користь справі.

Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами.

Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення.

Ще раз просимо вибачення за завдані турботи.

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою.

З належною до Вас пошаною.

З повагою, вдячністю та побажанням успіхів.

Бажаємо успіхів.

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис. Наприклад:

Дирекція виставки-продажу “Гончар-2003” повідомляє про випуск нової серії “Сорочинський ярмарок” столових, кавових та частих сервізів Опішнянським майоліковим заводом.

Уже сьогодні кожен, хто бажає, зможе придбати продукцію заводу в відділі “Майоліка” вказаної виставки.

З повагою

Прес-секретар (підпис)

Р. S. Вважаємо за потрібне повідомити також про те, що кількість продукції обмежена.

(підпис)

Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов’язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є візитною карткою вашої установи. Подібні деталі сприяють створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж вдвічі.

Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами. Слід завжди пам’ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, аргументованість.

 

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Цей термін використовується для назви двох документів:

- вступна частина основного документа (плану, програми, звіту, проекту тощо), у якій обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

- документ особистого характеру, в якому пояснюються причини певних дій особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи тощо). Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

1. Адресат.

2. Посада, прізвище, ім'я, по батькові (при потребі, домашня адреса) адресанта.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо записку направляють за межі установи, її оформлюють на бланку і реєструють.

Зразок

Назва структурного підрозділу Адресат

організації

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

00. 00. 0000 № ______________

Місце складення

 Заголовок до тексту

(У тексті наводять факти, що стали приводом для її написання або пояснюють зміст окремих положень основного документа, який, як правило, додається)

Відмітка про наявність додатків (за потреби)

Назва посади керівника

структурного підрозділу Особистий підпис Ініціал (и), прізвище

 

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Це документ на ім'я керівника установи, в якому повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділятися на частини. У кінці тексту подають висновки й пропозиції. За змістом доповідні записки поділяються на інформаційні, звітні, ініціативні.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

7. Підпис.

Зразок

Назва організації вищого рівня Адресат

Назва організації

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

00. 00. 0000 № ______________

Місце складення

 Заголовок до тексту

(Текст доповідної записки поділяють на дві частини ― констатуючу та заключну.

У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки.

У другій ― дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити)

Відмітка про наявність додатків (за потреби)

Назва посади

керівника організації Особистий підпис Ініціал (и), прізвище

ЗВІТ

Звіт – це документ, який містить відомості про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові – на звичайному папері. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу.

Реквізити:

Гриф затвердження – праворуч (для зовнішніх).

Штамп установи (якщо не на бланку) – для