Аудит використання і зберігання матеріальних цінностей

Під час дослідження документів застосовують логічну, нормативно-правову, зустрічну перевірку. Перевіривши правильність оприбуткування, аудитор приступає до аналізу списання матеріальних цінностей.

Серед наведених тут етапів особливу увагу слід звернути на перших два з них. Адже від ступеня розуміння реальної ситуації, в якій підприємство здійснює господарську діяльність, залежить як визначення напрямів аудиторської перевірки, так і якість в кінцевому підсумку самого аудиторського висновку

Дослідження зовнішніх умов підприємницької діяльності має важливе значення з точки зору з’ясування реального стану на ринку товарно-матеріальних цінностей, умов, в яких підприємству доводиться вести пошук та здійснювати придбання необхідних товарно-матеріальних цінностей.

З точки зору маркетингу зовнішні умови (або ж навколишнє середовище) поділяють на п’ять груп: чинники, які підлягають контролю; чинники, які не підлягають контролю; рівень везіння чи невдач в досягненні мети, зворотні зв’язки та адаптація.

Ознайомлення з особливостями технології та організації виробництва на підприємстві необхідна як для з’ясування конкретного переліку необхідних для виробництва товарно-матеріальних цінностей, так і при підготовці висновку стосовно ефективності їх використовуваної технології. Вивчення особливостей технології та організації виробничого процесу аудитору слід проводити у будь-якому випадку, незалежно від бажання клієнта. Це, власне, буде “внутрішньою” інформацією, використання якої на етапі підготовки аудиторського висновку разом з тим може мати якщо не визначальне, то, принаймні, принципове значення.

Джерелом інформації про операції з товарно-матеріальних цінностей є нормативно-довідкова інформація: Постанова про поставки продукції виробничо-технічного призначення, затверджена Кабінетом Міністрів України, Основні положення з інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових засобів, розрахунків, затверджені Міністерством фінансів України, Положення про документацію та документообіг в бухгалтерському обліку, затверджене Міністерством фінансів України, Інструкція про порядок видачі довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей і їх відпуск, затверджена Міністерством фінансів України, і ін.

Найбільш типовими порушеннями при здійсненні операцій з товарно-матеріальних цінностей є такі:

• незадовільна організація складського господарства і зберігання товарно-матеріальних цінностей;
• невиконання завдань по заготовці матеріалів;
• наявність на складі непотрібних і тих, що псуються товарно-матеріальних цінностей;
• завищення собівартості заготовлюваних матеріалів;
• порушення правил отримання вантажів, неправильне
• визначення і оформлення недостач;
• неповне оприбуткування отриманих цінностей;
• необгрунтовані притензії до постачальників;
• нераціональне витрачання матеріалів на виробництво,
• порушення норм чи лімітів їх відпуску;
• відпуск дефіцитних товарів як надлишок на сторону;
• порушення порядку проведення інвентаризацій;
• недостачі, лишки, присвоєння товарно-матеріальних цінностей;
• помилки і підробки при кодуванні документів;
• заміна нових предметів старими;
• відпуск товарно-матеріальних цінностей по занижених цінах;
• незадовільна організація бухгалтерського обліку.

Методика аудиту збереження і використання товарно-матеріальних цінностей

Після проведення інвентаризації товарів і виявлення її результатів Аудитор починає документальну перевірку товарних операцій.

Основна мета перевірки товарних операцій – встановити своєчасність і повноту оприбутковування матеріально відповідальними особами товарів, які поступили на базу (склад), правильність їх обліку на рахунку 281 «Товари на складі» і обґрунтованість і правильність списання у витрату відпущених товарів.

Аудит товарних операцій починають зі встановлення реального сальдо на рахунку 281 «Товари на складі». Шляхом порівняння аудитору слід встановити на найближчу до аудиту дату тотожність записів про залишки товарів на рахунку 281 «Товари на складі», вказаних в балансі, даним Головної книги, регістрів аналітичного обліку і особових рахунків матеріально відповідальних осіб (завідуючий складом).

Аудитор з'ясовує не чи, значаться товари за звільненими матеріально відповідальними особами, а потім встановлює повноту і своєчасність оприбутковування товарно-матеріальних цінностей, які поступили на оптову базу (склад) за період, який підлягає аудиту.

Під час перевірки операцій щодо надходження товарів слід проаналізувати записи по рахунки 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками». Зокрема, з'ясовують:

• наявність рахунків постачальників, які підтверджують суму, віднесену із цього приводу;
• не чи числяться на вказаному товари, які тривалий час знаходяться в дорозі (зверху встановленого терміну пробігу). Які заходи спожиті для пошуку цих товарів;
• чи немає на цьому рахунку претензійних сум щодо розрахунків з постачальниками або недоліку товарів.

Акти на недолік товарів при їх прийомі повинні бути перевірені повністю, суцільним способом. Особливу увагу слід скрутити на акти, по яких не є задоволені претензії, встановити причини і винних особи.

Записи в звітах завідуючого складом порівнюють з даними первинних документів і встановлюють правильність бухгалтерської обробки їх (прославлення кореспондуючих рахунків. Записи в звітах повинні бути підтверджені правильно оформленими документами. Аудитор перевіряє в документах правильність таксування, підрахунків і суму до розрахунку.

По записах в книзі виданих доручень аудитори перевіряють наявність неповернених і невикористаних доручень у матеріально відповідальних осіб, порушення правил видачі і оформлення доручень. У таких випадках з'ясовують не чи, видавалися доручення особам, які не працюють на цьому підприємстві, а також доручення без заповнення всіх реквізитів. Вибірково аудитор повинен перевірити по звітах завідувач складом і по звітах експедиторів, чи прибуткують цінності, одержані за дорученнями, чи виявляє відмітки в книзі обліку виданих доручень про їх використання (повинні бути вказані назва документа, його номер і дата).

Суцільним способом перевіряють акти про встановлену розбіжність в кількості і якості на час прийому товару унаслідок виникнення недоліків, пересортиці і псування.

Аудитор перевіряє, чи своєчасно і правильно складені претензійні і позовні заяви до органів транспорту або постачальників. Якщо допущена