Формування ФЕД у РДОБ

За одиницю зберігання ЕР запропоновано визнати матеріальний носій інформації, який забезпечуватиме його довгострокове збереження (CD-ROM, DVD тощо). Інформація на ньому фіксується у вигляді, котрий передбачає її подальше ефективне використання. Такий ЕД повинен мати вихідні дані, що реєструються у паспорті ЕР та відображаються в книзі сумарного обліку документів, а також включаються до ДПА бібліотеки.

Технологічний цикл створення ФЕД розпочинається з його моделювання.

По мірі розвитку бібліотеки як соціального інституту вона сама і кожен її сутнісний елемент обростають моделями, що дозволяють робити осяжним безліч документів, користувачів, співробітників, матеріально-технічних пристроїв, вивчати їх, управляти ними, тобто оптимізувати технологію, зміст і форми бібліотечної роботи. Кожна модель є самостійним документним ресурсом, оскільки існує у вигляді документа.

Моделлю бібліотеки є її нормативні і організаційні документи: статут, положення, ліцензія, сертифікат, правила внутрішнього розпорядку і тому подібне.

Функцію моделі БФ виконують бібліотечний каталог, тематико-типологічний план комплектування, інвентарна книга і так далі [Столяров Ю. Документный ресурс 50, 58]. Відповідно, моделі ФЕД виконують ЕК, тематико-типологічний план комплектування, інвентарна книга і т.і. 

Необхідність задоволення нових інформаційних потреб сучасних користувачів за рахунок переваг нового електронного інформаційно-комунікаційного середовища ставлять перед бібліотеками завдання комплектування фондів електронними документами та забезпечення техніко-технологічних умов їхнього використання.

Комплектування БФ за загальним правилом здійснюється шляхом отримання обов'язкового примірника документів у порядку, встановленому законом, документів, що випускаються за цільовими програмами книговидання, придбання документів за готівковий і безготівковий рахунки, документообміну, отримання в дарунок та іншого безкоштовного одержання документів. Легітимну основу формування ФЕД певною мірою забезпечує Закон України "Про обов'язковий екземпляр документів" [4]. Згідно із ним бібліотеки повинні забезпечуватися обов'язковим примірником нових аудіовізуальних (кіно-, відео-, фото-, фонодокументи), текстових, нотних, картографічних, образотворчих творів, а також електронних видань. Наявність у переліку електронних видань дозволяє законодавчо виправдати поповнення фондів бібліотек творами в електронній формі. Окрім того, бібліотеки, що отримали обов'язкові примірники документів, зобов'язані надавати їх юридичним або фізичним особам у тимчасове користування, тобто виконувати бібліотечні функції (зокрема і надавати доступ через Інтернет) [Афанасьєва К.О. Правові аспекти функціонування електронних бібліотек// Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2008. - №2. – С.45-4916, 47].

Комплектування має на меті забезпечення повноти відбору і оперативного придбання творів друку та інших документів.

Для професійної оцінки дійсної вартості електронного матеріалу необхідне оптимальне використання джерел комплектування (дар, обмін, підписка, покупка і ін.) і тих фінансових можливостей, які має в своєму розпорядженні бібліотека, а також уміння вести переговори з посередниками або видавцями.

Технологія ФЕД повинна бути побудована так, щоб своєчасно і повноцінно задовольнити інформаційні запити при найменшій витраті часу як бібліотекаря, так і користувача, при раціональних фінансових витратах [Чуниховская А. Использование электронных технологий в комплектовании / А.Чуниховская // Бібл. форум. – 2005. - №1. – С. 36-37.57, 36].

Раніше комплектатор орієнтувався на асортимент книжкового ринку і інтереси користувачів бібліотеки. Зіставлення цих критеріїв було достатньо для ухвалення об'єктивного рішення.

Сьогодні він вже повинен проводити комплексний аналіз ситуації з поетапною підготовкою такого рішення. Спочатку комплектатор з'ясовує, чи є необхідне видання в Інтернеті — у відкритому безкоштовному або платному доступі, потім визначає цінність видання. У результаті ухвалюються рішення: а) включити публікацію у ФЕД своєї установи; б) укласти ліцензійну угоду на доступ до видання; в) інформувати користувача про наявність вільного доступу до видання в Інтернеті. Якщо, наприклад, документ в Інтернеті відсутній, вивчається питання про те, де він є, і за наявності різних носіїв інформації вибирається найнадійніший варіант — з погляду зберігання або оперативності доступу — залежно від характеру документа і статусу бібліотеки [Хахалева Н.И. Формирование библиотечного фонда в электронной среде: концептуальный подход// Библиотековедение. -2006. - №3. – С.38-4156, 39].

В комплекс технологічних операцій комплектування, обробки та обліку надходжень електронних видань входять наступні технологічні етапи: 

робота з постачальниками: запрошення до інформаційної взаємодії, узгодження умов, режиму та способів постачання, роз'яснення вимог до інформації, що розміщується в ІР електронної бібліотеки; 

отримання (електронними засобами) та реєстрація надходжень (фіксуються дата надходження, постачальник, вихідні дані періодичного або продовжуваного видання, кількість публікацій); 

первинна обробка та технологічний розподіл масивів електронної інформації: підготовка метаданих для подальшого опрацювання, підготовка електронних текстів для розміщення у ФЕД; 

облік розміщених у файловому сховищі ЕД [Баркова О.В. Комплектування електронної бібліотеки: досвід НБУВ та проблеми розвитку // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: Проблеми науки, освіти, практики: Зб. матеріалів міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 17-18 травня 2005 р. — К., 2005. — Ч. 1. — С. 137-139. 22, 138].

Автоматизовані процеси комплектування, обробки та обліку ЕД включають:

збір інформації про потреби в документах від підрозділів бібліотеки ;

формування замовлення на документи (зокрема періодику) для постачальника; відстежування надходжень замовлених документів;

обробка партії документів, які поступають від постачальників з розподілом їх по підрозділах бібліотеки;

штрихкодування і облік документів;

списання документів з ЕК;

друк листів інвентарної книги [Чуниховская А. Использование электронных технологий в комплектовании /А.Чуниховская // Бібл. форум України. – 2005.